Dlaczego uzgodnienie wyciągów bankowych jest kluczowe

Klienci pytają mnie: “Dlaczego muszę uzgadniać wyciągi bankowe w QBO? Przekazy bankowe wciągają wszystkie transakcje, więc wiem, że są dokładne.” Przykro mi, ale pomijanie comiesięcznego uzgadniania wyciągów bankowych nie wchodzi w grę.

Dlaczego w pierwszej kolejności uzgadniamy wyciągi bankowe? Aby upewnić się, że wszystkie transakcje w rejestrze są zgodne z prawem. W dawnych czasach, przed bankowością internetową, wszystkie transakcje były wprowadzane ręcznie. Mogą wystąpić literówki i błędy, takie jak zła data (lub rok!), zła kwota, niewłaściwy odbiorca – wszystko jest możliwe. Szybko przenosimy się do dzisiejszego świata, gdzie błędy bankowe są rzadkie, ale zdarzają się. Mam jednego klienta, dla którego wpłata z bankomatu została omyłkowo wpisana w wysokości 600 dolarów ponad kwotę partii wpłaconych czeków, a bank nigdy nie zauważył. Musieliśmy się z nimi skontaktować, aby powiadomić bank o błędzie. Błąd ten odkryliśmy dopiero wtedy, gdy zauważyliśmy, że kwota wpłaty na wyciągu bankowym nie zgadzała się z kwotą wpłaty w QuickBooksie. Hurra dla odzyskania banku (hej, wynalazłem nowy czasownik)!

Więc czy kanały bankowe mają błędy? Prawdopodobnie nie. Nie spodziewałbym się, że w danych w kanałach bankowych pojawią się błędy w transpozycji, błędy daty lub nazwy sprzedawcy. Może teraz myślisz, że właśnie zrobiłem to, żeby się nie pogodzić? Dobrze, pomyśl jeszcze raz!

Tutaj pasze bankowe mogą pójść źle. Nazywam to czkawką. Czasem czkawkę dostanie czkawka, a dzień, czy godzina, zostanie pominięty. Albo powielone. Myślałeś, że już zamieściłeś ten koszt w restauracji, ale jest on w kanale bankowym, więc myślisz: “Musiałem sobie wyobrazić, że już go zamieściłem”, więc zamieściłeś go ponownie, tworząc duplikat kosztu.Wątpię, żeby to nie był twój rozsądek, uczciwy czytelniku – twój kanał bankowy miał czkawkę! Wykonanie rekordu bankowego pozwoli znaleźć te duplikaty i/lub brakujące transakcje.

Rachunki, które należy uzgodnić

Więc które konta powinny być uzgadniane co miesiąc? Zasadniczo, prawie każde konto, które posiada rejestr, dla którego można kliknąć przycisk “Uzgodnić”.

  • Sprawdzanie
  • Oszczędności
  • Karty kredytowe
  • Bank PayPal
  • Kredyty, linie kredytowe, hipoteki

Why You Should Reconcile Bank Statements

  1. Jest to najlepsza praktyka księgowa.
  2. Znajdź brakujące transakcje
  3. Znajdź duplikaty transakcji
  4. Znajdź transakcje zaksięgowane na niewłaściwą kwotę
  5. Zapewnia dokładność danych i raportów księgowych
  6. Zapobieganie nadużyciom finansowym – wykrycie kontroli, które zostały nielegalnie zmienione przez oszusta

Myśli końcowe

Tak, QBO i Xero i tym podobne ułatwiają nam życie. Ale nie możemy popadać w takie samozadowolenie, że nie stosujemy się do standardowych praktyk księgowych. A oto zinger: Nie będę używać ani polecać nowej wersji QuickBooks Self Employed QuickBooks Online. Dlaczego nie? Ponieważ nie oferują one funkcji uzgadniania rachunków bankowych! Jest to sprzeczne ze wszystkim, do czego zostali przeszkoleni profesjonalni księgowi i księgowi, i jestem szczerze zszokowany, że firma Intuit pozwoliła na wprowadzenie tego produktu na rynek bez funkcji odzyskiwania danych bankowych. To jest złe dla biznesu.

Jody Linick jest certyfikowanym księgowym AIPB i doradcą QuickBooks® Certified Pro. Jej firma, FitBooks Pro (wcześniej Linick Consulting), specjalizuje się w usługach zdalnej księgowości z wykorzystaniem hostów QuickBooks i QuickBooks Online. Cykl postów na jej blogu można znaleźć tutaj.