Dwa sposoby na wyłączenie funkcji Drill-Down tabeli obrotowej programu Excel

Jedną z zalet tabel przestawnych jest to, że można szybko podsumować dużą listę danych w zwięzłym podsumowaniu za pomocą kilku kliknięć myszką.Jednak w niektórych przypadkach możesz nie chcieć, aby użytkownicy zagłębili się w szczegóły.

Na przykład, konieczne może być przedstawienie informacji o wynagrodzeniu w agregacie poprzez podsumowanie danych według działów lub działów w tabeli obrotowej. W tym artykule przedstawię dwa różne sposoby, które mogą uniemożliwić użytkownikom wykonywanie wierceń w tabelach przestawnych.

Zacznijmy od stworzenia tabeli przestawnej na podstawie niektórych przykładowych danych. Wykonałem następujące czynności na rysunku 1, aby stworzyć moje przykładowe dane:

  • Kolumna A ma ten wzór: = “Rejon”&IF(ISODD(ROW()), “A”, “B”)
  • W kolumnie B wpisałem pracownika1 w komórce B2, a następnie przeciągnąłem uchwyt do napełniania w dół, aby utworzyć serię.
  • W kolumnie C użyłem tego wzoru: =RANDBETWEEN(20000,125000)

Po utworzeniu serii naciśnij Ctrl-A , aby wybrać całą listę, naciśnij Ctrl-C , aby skopiować, a następnie kliknąć prawym przyciskiem myszy na komórkę A1 i wybrać ikonę Wartości (lub wybrać Wklejenie specjalne , a następnie kliknąć dwukrotnie Wartości ).

Jesteś teraz gotowy do stworzenia stołu obrotowego:

1. Kliknij dowolną komórkę z listy danych, jak pokazano na rysunku 1.
.
2. Aktywować menu Excela Wstawić .

3. Kliknij polecenie PivotTable .

4. Kliknij OK , aby zamknąć okno dialogowe Create PivotTable .

5. Zaznaczyć pole wyboru Podział w obrębie pola tabeli obrotowej .
6. Zaznaczyć pole wyboru Wynagrodzenie w polu wyboru PivotTable lista.

7. Podwójne kliknięcie sumy dla Podział A .

8. W podręczniku pojawia się nowy arkusz z informacjami o wynagrodzeniu w podziale na pracowników.

Rysunek 1: Tabele przestawne umożliwiają szybkie podsumowanie informacji w postaci zwięzłego podsumowania.

Pierwsza technika zapobiegania przewiercaniu się użytkowników w obrębie tabeli przegubowej polega na zmianie opcji tabeli przegubowej, jak pokazano na rysunku 2:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na tabelę przestawną.

2. Wybierz PivotTable Options .

3. Wybierz zakładkę Dane w oknie dialogowym Opcje tabeli obrotowej .

4. Usuń zaznaczenie pola wyboru Włącz opcję Pokaż szczegóły .

5. Kliknij OK .

6. Aktywacja menu Excela Przeglądanie .

7. Kliknij Chroń arkusz .

8. Opcjonalnie: podaj hasło.

9. Zaznaczyć pole wyboru Use PivotTable & PivotChart .
.
10. Kliknij OK . Jeśli w kroku 8 podałeś hasło, zostaniesz poproszony o ponowne potwierdzenie hasła.

Rysunek 2: Wyczyść opcję Włącz opcję Pokaż szczegóły , aby uniemożliwić użytkownikom wiercenie w dół w tabeli przestawnej.

Wyczyść opcję Pokaż szczegóły , aby uniemożliwić użytkownikom wiercenie w dół w obrębie tabeli obrotowej.

W zależności od wersji programu Excel, z której korzystasz, w tym momencie po dwukrotnym kliknięciu na tabelę przestawną prawdopodobnie pojawi się ostrzeżenie, że nie można zmienić chronionego obszaru arkusza kalkulacyjnego. Jeśli odblokujesz ochronę arkusza kalkulacyjnego, po dwukrotnym kliknięciu na tabelę przestawną mogą pojawić się dwa różne scenariusze:

  • Może pojawić się niejasny komunikat o braku możliwości zmiany tej części tabeli przestawnej.
  • Po dwukrotnym kliknięciu na komórkę w tabeli przestawnej nic się nie dzieje.

Aby przywrócić funkcję drill-down, po prostu kliknij ponownie pole wyboru Włącz opcję Pokaż szczegóły w oknie dialogowym Opcje tabeli przestawnej . Należy pamiętać, że w większości wersji programu Excel jest to ustawienie dla tabeli przestawnej (per-pivot). Subskrybenci pakietu Office 365 korzystający z programu Excel 2016 mają możliwość ustawienia globalnych preferencji dla wszystkich przyszłych tabel przestawnych za pomocą nowej sekcji Dane w oknie dialogowym Opcje programu Excel , do którego dostęp uzyskuje się za pomocą menu Plik programu Excel .

Drugie podejście polega po prostu na zabezpieczeniu struktury podręcznika, który zawiera stół obrotowy:

1. Aktywuj menu Excela Przeglądanie .

2. Wybierz Protect Workbook .

3. Opcjonalnie: Podaj hasło.

4. Kliknij OK .

5. Kliknij dwukrotnie na nazwę tabeli przestawnej aby wywołać pierwszy z dwóch monitów.

6. Pierwszy monit sygnalizuje, że program Excel nie był w stanie wstawić nowego arkusza z powodu chronionego skoroszytu.

7. Drugi znak zachęty wskazuje, że program Excel nie mógł skopiować przedmiotowych rekordów z danych źródłowych, ponieważ nie można było wstawić nowego arkusza.

Rysunek 3: Zabezpieczenie skoroszytu zapobiega wstawianiu przez program Excel nowych arkuszy do wyświetlania wyników wierceń w dół.

W zależności od tego, jak wysoko chcesz podnieść poprzeczkę zapobiegającą przewiercaniu się użytkowników na stołach obrotowych programu Excel, możesz użyć jednej lub obu tych technik.