Dwuminutowe wskazówki programu Excel

Oto cztery krótkie wskazówki programu Excel, z których każdą można opanować w dwie minuty lub mniej! Te wskazówki są dziełem guru Excela Davida Cartera i naszej siostrzanej strony Accountingweb.co.uk.

Excel 2min Wskazówka #1: Sortuj dane za pomocą funkcji =PRAWO

Kiedy Excel sortuje kolumnę elementów, patrzy na początkowy znak każdego elementu, czyli znaki w lewo. Ale załóżmy, że chcesz sortować według znaków po prawej stronie?

W tym celu należy użyć funkcji =PRAWO.

Przykładowy problem:

Masz serię kodów kont, gdzie pierwsze pięć cyfr reprezentuje kod nominalny, ostatnie trzy cyfry centrum kosztów.

Są one w komórkach A1:A6 i w nominalnej kolejności kodu jak ta (51000-52000):

51000-100

51000-200

51000-300

52000-100

52000-200

52000-300

Chcesz je posortować na zamówienia z kodem centrum kosztowego (100, 200, 300):

51000-100

52000-100

51000-200

52000-200

51000-300

52000-300

Rozwiązanie

  • Utworzyć pustą kolumnę na prawo od kolumny A
  • W typie B1 = PRAWO (A1,3).

  • To zwróci wartość 100.

    Skopiuj tę formułę w dół wierszy.

    Teraz posortuj dane w obu kolumnach na kolumnie B (Dane, Sortuj, Kolumna B).

    Teraz możesz usunąć kolumnę B.

    Uwaga: Bardziej solidny wzór, który uwzględniałby przypadek, w którym odniesienie przed “-” miałoby zmienną długość:

    =right(A1,len(A1)-find(“_”,A1))

    Jako produkt uboczny, wzór ten uwzględniałby również przypadek, w którym odniesienie po “-” miałoby również zmienną długość.

    Excel 2min Wskazówka nr 2: Użyj i połącz dwie kolumny w jedną. Przez Davida Cartera

    Użyj wzmacniacza (&), gdy chcesz połączyć dwa pola w jedno.

    Przykładowy problem

    Masz kolumnę alfabetycznych kodów kont w polach A1:A6, jak ta:

    Audyt dochodów

    Doradztwo w zakresie dochodów

    Przychody Pozostałe

    Pomieszczenia

    Marketing

    Administrator biura

    Jak przekonać ich do automatycznego sortowania w tej sekwencji?

    Rozwiązanie: Umieść z przodu prefiks numeryczny.

    Wpisać te liczby do komórek B1:B6

    10

    11

    12

    13

    14

    15

    W komórce C1, wpisz wzór: =B1&”-“&A1

    To zwraca 10-Income Audit.

    Skopiuj wzór w dół kolumny C.

    Teraz zmień formuły na wartości w następujący sposób:

    Zaznacz kolumnę C. Wybierz Kopiuj. Następnie -Wklej wartości specjalne, OK (lub Wklej, Wklej wartości w programie Excel 2007).

    Od teraz używaj wykazu kodów rachunków w kolumnie C.

    Excel 2min Tip #3. Jak wydrukować tylko część arkusza pracy autorstwa Davida Cartera

    Czasami chcesz wydrukować tylko część swojego arkusza, a nie całość.

    Wolnym sposobem jest podświetlenie obszaru, który chcesz wydrukować, a następnie skorzystanie z opcji Set Print Area.

    Szybkim sposobem jest wtedy podświetlenie obszaru, który chcesz wydrukować:

    Plik – Drukuj – na dole po lewej stronie, zmień z Aktywny arkusz na Wybór – Drukuj.

    Excel 2min Tip #4. Szybko dodawaj rzędy i kolumny za pomocą Autosum

    .

    Skończyłeś już układać budżet i chcesz dodać wiersze i kolumny?

    Załóżmy, że twój budżet wypełnia komórki od A1 do L10.

    Zaznaczyć komórki A1 do M11 w taki sposób, aby pod spodem znajdował się pusty rząd, a po prawej stronie pusta kolumna.

    Następnie kliknij raz na ikonę Autosum (duże Sigma; lub użyj skrótu klawiszowego Alt+=)

    .

    Excel oblicza sumy i umieszcza je w pustym wierszu i kolumnie.