Oto cztery krótkie wskazówki programu Excel, z których każdą można opanować w dwie minuty lub mniej! Te wskazówki są dziełem guru Excela Davida Cartera i naszej siostrzanej strony Accountingweb.co.uk.
Excel 2min Wskazówka #1: Sortuj dane za pomocą funkcji =PRAWO
Kiedy Excel sortuje kolumnę elementów, patrzy na początkowy znak każdego elementu, czyli znaki w lewo. Ale załóżmy, że chcesz sortować według znaków po prawej stronie?
W tym celu należy użyć funkcji =PRAWO.
Przykładowy problem:
Masz serię kodów kont, gdzie pierwsze pięć cyfr reprezentuje kod nominalny, ostatnie trzy cyfry centrum kosztów.
Są one w komórkach A1:A6 i w nominalnej kolejności kodu jak ta (51000-52000):
51000-100
51000-200
51000-300
52000-100
52000-200
52000-300
Chcesz je posortować na zamówienia z kodem centrum kosztowego (100, 200, 300):
51000-100
52000-100
51000-200
52000-200
51000-300
52000-300
Rozwiązanie
Utworzyć pustą kolumnę na prawo od kolumny A
W typie B1 = PRAWO (A1,3).
To zwróci wartość 100.
Skopiuj tę formułę w dół wierszy.
Teraz posortuj dane w obu kolumnach na kolumnie B (Dane, Sortuj, Kolumna B).
Teraz możesz usunąć kolumnę B.
Uwaga: Bardziej solidny wzór, który uwzględniałby przypadek, w którym odniesienie przed «-» miałoby zmienną długość:
=right(A1,len(A1)-find(«_»,A1))
Jako produkt uboczny, wzór ten uwzględniałby również przypadek, w którym odniesienie po «-» miałoby również zmienną długość.
Excel 2min Wskazówka nr 2: Użyj i połącz dwie kolumny w jedną. Przez Davida Cartera
Użyj wzmacniacza (&), gdy chcesz połączyć dwa pola w jedno.
Przykładowy problem
Masz kolumnę alfabetycznych kodów kont w polach A1:A6, jak ta:
Audyt dochodów
Doradztwo w zakresie dochodów
Przychody Pozostałe
Pomieszczenia
Marketing
Administrator biura
Jak przekonać ich do automatycznego sortowania w tej sekwencji?
Rozwiązanie: Umieść z przodu prefiks numeryczny.
Wpisać te liczby do komórek B1:B6
10
11
12
13
14
15
W komórce C1, wpisz wzór: =B1&»-«&A1
To zwraca 10-Income Audit.
Skopiuj wzór w dół kolumny C.
Teraz zmień formuły na wartości w następujący sposób:
Zaznacz kolumnę C. Wybierz Kopiuj. Następnie -Wklej wartości specjalne, OK (lub Wklej, Wklej wartości w programie Excel 2007).
Od teraz używaj wykazu kodów rachunków w kolumnie C.
Excel 2min Tip #3. Jak wydrukować tylko część arkusza pracy autorstwa Davida Cartera
Czasami chcesz wydrukować tylko część swojego arkusza, a nie całość.
Wolnym sposobem jest podświetlenie obszaru, który chcesz wydrukować, a następnie skorzystanie z opcji Set Print Area.
Szybkim sposobem jest wtedy podświetlenie obszaru, który chcesz wydrukować:
Plik – Drukuj – na dole po lewej stronie, zmień z Aktywny arkusz na Wybór – Drukuj.
Excel 2min Tip #4. Szybko dodawaj rzędy i kolumny za pomocą Autosum
.
Skończyłeś już układać budżet i chcesz dodać wiersze i kolumny?
Załóżmy, że twój budżet wypełnia komórki od A1 do L10.
Zaznaczyć komórki A1 do M11 w taki sposób, aby pod spodem znajdował się pusty rząd, a po prawej stronie pusta kolumna.
Następnie kliknij raz na ikonę Autosum (duże Sigma; lub użyj skrótu klawiszowego Alt+=)
.
Excel oblicza sumy i umieszcza je w pustym wierszu i kolumnie.
