Dziewięć kroków, aby program szkolenia w zakresie etyki w Twojej firmie trzymał się kupy

Nie jest łatwo osadzić etykę biznesu w całej organizacji, ponieważ nie zawsze łatwo jest zdefiniować “właściwą rzecz” – zwłaszcza gdy różni ludzie definiują “dobro i zło” na różne sposoby. Na domiar złego, etyka osobista pracowników zazwyczaj nie jest idealnie zgodna z etyką biznesową firmy.

Ale to właśnie te zawiłości sprawiają, że dla liderów tak ważne jest ustanowienie i egzekwowanie kodeksu postępowania dla całej firmy. I na szczęście, korzyści płynące z budowania programu etycznego w dużej mierze przeważają nad przeszkodami.

To prawda, wiele firm włącza już szkolenia z zakresu etyki jako kluczowy element procesu pokładowego dla nowych pracowników, ale szkolenia z zakresu etyki są rzadko oferowane na bieżąco – co oznacza, że pracownicy mogą stracić z oczu kodeks postępowania organizacji wraz z definicją “właściwego postępowania”. Ponieważ inicjatywy w zakresie szkoleń z zakresu etyki wymagają finansowania i wsparcia, wiele firm oferuje statyczny program bez aktualizacji, studiów przypadku czy przykładów sytuacji nieetycznych.

Prawdziwie dynamiczny program szkoleń z zakresu etyki powinien koncentrować się na wkomponowaniu firmowego kodeksu postępowania w codzienne życie zawodowe. Aby zbudować program szkoleniowy w zakresie etyki, który się trzyma, należy skorzystać z tych dziewięciu wytycznych, aby “sprawić, by działał”.

1. Zrób to konkretnie. Programy etyczne powinny być ukierunkowane na konkretne zachowania i powinny być wzmocnione przez działanie. Studia przypadków i wyraźne przykłady naruszeń etyki powinny być dobrze zdefiniowane, a pracownicy powinni być zachęcani do opisania, jak poradziliby sobie z tą sytuacją.

2. Zrób z tego dwukierunkową rozmowę. Programy powinny zawierać proces zadawania pytań i nakłaniania kierownictwa do skorygowania widocznych słabości procedur. Pracownicy muszą mieć zapewnioną poufność podczas sesji szkoleniowych, aby umożliwić otwarte dyskusje na temat kwestii etycznych.

3. Zrób to interaktywnie. Najskuteczniejsze programy są interaktywne, dzięki czemu pracownicy mogą z pierwszej ręki nauczyć się, jak podejmować lepsze decyzje etyczne, i często zawierają plan działań, które należy podjąć w obliczu nieetycznej sytuacji.

4. Spraw, aby był pamiętny i sytuacyjny. Wiele firm oferuje programy szkoleniowe online z quizami, aby sprawdzić zrozumienie pracowników lub poprosić ich o wykonanie zachowań opisanych podczas szkolenia, aby lepiej oddać je w pamięci. W niektórych przypadkach pracownik jest zobowiązany do powtórzenia szkolenia, jeśli nie radzi sobie dobrze w quizie.

5. Zrób to relatywnym. Czy to poprzez studia przypadków, czy też interaktywne prezentacje, uczestnicy powinni otrzymać przykłady dobrych i złych zachowań etycznych wraz ze zrozumieniem wpływu takich zachowań. Na przykład, miałem okazję współpracować z MCI (formalnie WorldCom) w ramach zespołu kontroli wewnętrznej, który został wyznaczony do odbudowy firmy. Poza zwykłymi programami szkoleniowymi w zakresie etyki i webinariami, chcieliśmy wdrożyć interaktywną inicjatywę szkoleniową, aby pracownicy mieli możliwość zastosowania swojej wiedzy z zakresu etyki. Obejmowała ona grę planszową w zakresie etyki, w której uczestnicy mieli możliwość zareagowania na studia przypadków i określenia kolejnych kroków.

6. Wzmocnij go. W żywym środowisku szkoleniowym instruktorzy powinni dokonywać przeglądu i pozytywnie wzmacniać zachowania poznane przez uczestników poprzez konsekwentne przekazywanie informacji. Obserwacje z sesji szkoleniowych z zakresu etyki powinny być przekazywane zespołowi zarządzającemu firmy, z uwzględnieniem wszelkich trendów i obaw.

7. Powtórz to. Uczestnicy programu szkoleniowego powinni doświadczyć zobowiązań związanych z etycznym zachowaniem. Jest to dobry sprawdzian osobistej etyki i uczciwości oraz wzmacnia zdolność pracownika do stosowania się do firmowego kodeksu postępowania. Stałe programy szkoleń etycznych są krytyczne, ponieważ dylematy etyczne są dynamiczne. Dylematy etyczne mogą sięgać od podejrzeń o oszustwa pracownicze, przez potencjalne oszustwa związane ze sprawozdaniami finansowymi, po przymus zarządzania, a nawet ewentualną zmowę z dostawcami. W celu zapewnienia kompleksowych szkoleń dla pracowników, niektóre firmy oferują szkolenia kwartalne i wymagają potwierdzenia uczestnictwa w nich.

8. Niech będzie widoczny. Ogólne zasady zawarte w kodeksach postępowania powinny być integralną częścią procesu planowania strategicznego firmy, z celami i miernikami zapewniającymi sukces. To zobowiązanie do przestrzegania zasad etyki i kodeksu postępowania musi być przekazane podczas sesji szkoleniowych i może być powtórzone podczas przeglądu wyników pracownika.

9. Egzekwować przestrzeganie zasad etyki na gorącej linii. Podczas gdy dobry program szkoleniowy może faktycznie zapobiec wezwaniom do korzystania z firmowej infolinii ds. etyki, infolinia ta powinna być nadal wzmacniana w ramach wszystkich inicjatyw szkoleniowych. Kiedy pracownicy są wyposażeni w odpowiednie narzędzia i mogą jasno określić naruszenie kodeksu postępowania, są w lepszej pozycji, aby wykorzystać gorącą linię do zgłoszenia prawdziwego dylematu etycznego.

Te dziewięć kroków pomoże osadzić kodeks postępowania firmy w całej organizacji. Koszty i zaangażowanie wymagane dla dynamicznego programu szkoleń etycznych z pewnością przeważają nad ryzykiem ciągłego nieetycznego zachowania i potencjalnych oszustw. Dobrze wdrożony program powinien dostosować etykę osobistą i zawodową pracownika do oczekiwanej etyki biznesowej jego firmy. Zastosowanie tych kroków pomoże wyznaczyć właściwy kierunek, ale szkolenie z zakresu etyki, które się trzyma, wymaga zaangażowania i uwagi wszystkich – nie tylko raz, ale przez cały rok.

O autorze:

Chris Doxey, CAPP, CSA, CICA, CPC, jest autorem , konsultantem ds. zarządzania i członkiem Komitetu Etyki Instytutu Księgowych Zarządczych, Akademii Przywództwa i Fundacji Badawczej. Jest dyrektorem wykonawczym Institute of Finance Management’s Controller Certification Program, prezesem oddziałów terenowych Institute for Internal Controls (IIC) i Institute of Financial Operations w Waszyngtonie, a także członkiem Institute of Internal Auditors i członkiem rady doradczej IIC.