Eliminacja powszechnej wady konstrukcyjnej arkusza kalkulacyjnego

przez Davida Ringstroma, CPA

Dane w arkuszach kalkulacyjnych Excela są zazwyczaj uporządkowane w kolumnach, z tytułami objaśniającymi u góry każdej sekcji. Podczas wykonywania tego najbardziej podstawowego zadania wprowadzania danych, wielu użytkowników Excela często nieświadomie sprawia, że korzystanie z niego jest trudniejsze. Ilekroć nagłówki kolumn w arkuszu roboczym obejmują dwa lub więcej wierszy, może wystąpić kaskada problemów. Na szczęście, prosta technika może pomóc uniknąć frustracji i zaoszczędzić czas podczas pracy w Microsoft Excel.

Arkusze kalkulacyjne programu Excel powinny być na ogół konstruowane w stylu tabeli bazy danych, gdzie pierwszy wiersz zawiera nagłówki dla każdej kolumny, a następnie związane z nimi dane znajdują się w sąsiadującym bloku komórek. Jednakżeużytkownicy często wybierają formę nad funkcją, jak pokazano na rysunku 1, gdzie nagłówki zawierają się w wierszach od 1 do 3. W przypadku sortowania tych danych, może się okazać, że drugi i trzeci wiersz nagłówka zostaną posortowane w treści danych:

  • Excel 2007 i później: Kliknij na komórkę A1, a następnie wybierz polecenie Sortuj w zakładce Dane. Kliknij pole wyboru “Moje dane mają nagłówki”, a następnie posortuj według kolumny Produkt, jak pokazano na rysunku 2.
  • Excel 2003 i wcześniejsze: Kliknij na komórkę A1, wybierz Dane, a następnie Sortuj. Dwukrotnie kliknij na Nagłówek Wiersz, aby posortować dane w oparciu o kolumnę Produkt.

Rysunek 1: Rozprzestrzenianie się nagłówków w wielu wierszach może spowodować niezamierzone konsekwencje w programie Excel.

:

Rysunek 2: Opcja Moje dane mają nagłówki tylko pierwszy rząd traktuje jako nagłówki.

Bez względu na to, jakiej wersji programu Excel używasz, zobaczysz, że drugi i trzeci wiersz nagłówków jest przesiewany do wierszy danych. Można temu przeciwdziałać, wybierając tylko wiersze danych przed sortowaniem, ale to dodaje dodatkowe kroki do procesu.

Alternatywnie, jeśli ułożysz swój arkusz kalkulacyjny jak pokazano na rysunku 3, możesz łatwo posortować dane w dowolnej wersji programu Excel bez problemu. Aby to zrobić, wpisz nagłówki w jednej komórce, a następnie użyj polecenia Wrap Text:

  • Excel 2007 i później: Wybierz komórki, które zawierają nagłówki, a następnie kliknij polecenie Wrap Text na karcie głównej wstążki.
  • Excel 2003 i wcześniejsze: Wybierz komórki, które zawierają nagłówki, a następnie naciśnij klawisz Ctrl-1, aby wyświetlić okno dialogowe Formatuj komórki. Na zakładce Wyrównanie wybierz opcję Zawijanie tekstu, a następnie kliknij przycisk OK.

Rysunek 3: Aby uzyskać najlepsze wyniki, należy umieścić tytuły w jednym rzędzie i użyć funkcji Wrap Text.

:

Korzystanie z funkcji Wrap Text w programie Excel sprawia, że wiele innych funkcji działa również lepiej. Na przykład polecenie Filtr (znane jako AutoFilter w programie Excel 2003 i wcześniejszych), podobnie jak funkcje tabeli przestawnej i tabeli, oczekuje jednego wiersza nagłówka. Funkcja Tabela jest znana jako funkcja Lista w programie Excel 2003 i wcześniejszych.

Przeczytaj więcej artykułów Davida Ringstroma.

O autorze:

David H. Ringstrom, CPA kieruje firmą Accounting Advisors, Inc. z siedzibą w Atlancie, świadczącą usługi szkoleniowe i doradcze w zakresie baz danych w całym kraju. Skontaktuj się z Davidem pod adresem [chronione pocztą elektroniczną] lub śledź go na Twitter . David przemawia na konferencjach o programie Microsoft Excel i prezentuje webcasty dla kilku dostawców CPE, w tym dla partnera AccountingWEB .