Excel Tip: Określanie ochrony komórek w arkuszu roboczym w skrócie

przez Davida Ringstroma, CPA

Może to być frustrujące, gdy pracujesz w nieznanym arkuszu i na ekranie pojawia się komunikat “komórka lub wykres, który próbujesz zmienić jest chroniony”. Domyślnie, nie można łatwo stwierdzić na pierwszy rzut oka, czy komórka jest zablokowana, czy nie, ale w tym artykule pokażę ci, jak dodać wizualną pomoc. Jako dodatkowy bonus, technika ta znacznie ułatwia także blokowanie i odblokowywanie komórek arkusza roboczego.

Zanim przejdziemy do pomocy wizualnej, spójrzmy najpierw na zabezpieczenie komórek arkusza, jak pokazano na rysunku 1. Domyślnie każda komórka w arkuszu roboczym jest zablokowana, co oznacza, że jeśli następnie zabezpieczysz sam arkusz, nie będzie można zmienić żadnych komórek. W związku z tym należy najpierw odblokować wszystkie komórki, które chcemy, aby ktoś mógł je zmienić. W tym celu należy je odblokować:

  • Wybierz jedną lub więcej komórek, które mają być niezabezpieczone.
  • Naciśnij Ctrl-1, aby wyświetlić okno dialogowe Format Komórek.
  • Wyczyść zaznaczenie obok Zablokowane na karcie Ochrona, a następnie kliknij OK.

Rysunek 1: Okno dialogowe Formatuj komórki umożliwia blokowanie i odblokowywanie komórek.

Po dostosowaniu poziomu ochrony dla poszczególnych komórek arkusza, możesz teraz chronić arkusz:

  • Excel 2007 i później: W zakładce Review kliknij przycisk Protect Sheet, opcjonalnie wprowadź hasło, a następnie kliknij OK.
  • Excel 2003 i wcześniejsze: Wybierz Narzędzia, Ochrona, a następnie Chroń Arkusz. Opcjonalnie wprowadź hasło, a następnie kliknij OK.

Jak pokazano na Rysunku 2, aby odbezpieczyć arkusz, należy wykonać te same kroki, co powyżej, ale tym razem polecenie Unprotect Sheet przeczyta Unprotect Sheet, a następnie w razie potrzeby wprowadzi hasło.

Rysunek 2: Ochrona komory nie wchodzi w życie, dopóki nie zabezpieczysz arkusza.

Z tym tłem z drogi, przejdźmy do sztuczki. W każdej wersji programu Excel możemy dodać ikonę, która pozwoli nam określić, czy komórka jest zablokowana, a także umożliwi nam włączenie lub wyłączenie zablokowanego ustawienia. W programie Excel 2007 skorzystamy z paska narzędzi szybkiego dostępu, który zazwyczaj znajduje się na górze ekranu programu Excel:

  • Jak pokazano na Rysunku 3, kliknij strzałkę na końcu paska narzędzi, wybierz więcej poleceń, a następnie wybierz zakładkę Home z menu rozwijanego.
  • Przewijaj listę, aż znajdziesz Lock Cell, a następnie kliknij dwukrotnie na to polecenie, aby dodać je do paska narzędzi szybkiego dostępu.
  • Kliknij OK, aby zamknąć okno dialogowe Opcje programu Excel.

Rysunek 3: Program Excel 2007 i później umożliwia dodanie skrótu Lock Cell na pasku narzędzi szybkiego dostępu.

Jak pokazano na rysunku 4, jeśli komórka jest zablokowana, ikona Blokuj komórkę będzie miała kolorowe tło, natomiast odblokowane komórki będą miały szare tło. Każdej ikonie na pasku narzędzi szybkiego dostępu przypisany jest skrót numeryczny, dzięki czemu można teraz zablokować lub odblokować komórki bez użycia myszy. W tym celu wybierz jedną lub więcej komórek, naciśnij klawisz Alt, a następnie numer odpowiadający ikonie Lock Cells.

Rysunek 4: Zablokowane komórki będą miały kolorowe tło; odblokowane komórki nie mają tła.

W programie Excel 2003 wybierz Narzędzia, Dostosuj, Polecenia, a następnie kliknij na kategorię Format. Przewiń listę w dół po prawej stronie, aż znajdziesz Lock Cell, a następnie przeciągnij polecenie na pasek narzędzi lub w szare miejsce po prawej stronie polecenia Pomoc. Jeśli komórka jest zablokowana, ikona będzie miała wokół siebie niebieski kwadrat lub tylko szare tło, jeśli komórka jest odblokowana. Aby włączyć lub wyłączyć ikonę, trzeba będzie użyć myszy, ale dzięki temu można łatwiej zablokować lub odblokować komórki bez konieczności przechodzenia przez okno dialogowe Formatuj komórki.

Przeczytaj więcej artykułów Davida Ringstroma.

O autorze:

David H. Ringstrom, CPA kieruje firmą Accounting Advisors, Inc. z siedzibą w Atlancie, świadczącą usługi szkoleniowe i doradcze w zakresie baz danych w całym kraju. Skontaktuj się z Davidem pod adresem [e-mail protected] lub śledź go na Twitterze. David prezentuje również comiesięczne webcasty w formacie Excel dla partnera AccountingWEB, CPE Link.