Excel: Ulubione porady i odpowiedzi na Twoje pytania, z Gail Perry

Workshop AccountingWEB: 16 listopada 2000 r.

Prezenter: Gail Perry, AccountingWEB Redaktor Zarządzający

AccountingWEB, Inc.

Autor “Excel 2000 Answers!”

Moderator sesji: Chciałbym powitać Gail Perry; Gail jest CPA, specjalistką podatkową, autorką, mówczynią i instruktorką. Jej felieton “Fun With Taxes” dostarcza czytelnikom praktycznych spostrzeżeń i porad podatkowych prezentowanych w prostej angielskiej wersji językowej z nutką humoru.

Perry jest byłym starszym konsultantem podatkowym w międzynarodowej firmie Deloitte and Touche, gdzie świadczyła usługi planowania podatkowego i doradztwa dla osób fizycznych i małych firm. Perry jest autorem kilkunastu książek, w tym “The Complete Idiot’s Guide to Doing Your Income Taxes”, “Using QuickBooks” oraz “TurboTax for Dummies”. Ponadto napisała kilka komputerowych książek szkoleniowych i jest współautorką książki dla trenerów, “Komputerowy przewodnik szkoleniowy dla osobistego trenera”. Gail jest stałym gościem w programie “America Online Money Whiz Q&A”, a także występowała w telewizji Fox w “Good Morning New York”, “Bloomberg Business News”, “Bloomberg Forum”, programie konsorcjalnym WOR Radio, “Manage Your Money with the Dolans”, jak również w dziesiątkach programów radiowych w całym kraju.

Z tym wszystkim co powiedziałem, podłoga jest twoja Gail.

Gail Perry: Dzięki za wstęp, Ryan. Ryan nie wspomniał o tym, że jestem także redaktorem zarządzającym w AccountingWEB, i piszę piątkowe wskazówki programu Excel, które dostajesz w swoim cotygodniowym newswirze.

Dziękuję wszystkim za przybycie!

Dzisiaj przygotowałem 20 szybkich porad Excela, które powinny dostarczyć Ci skrótów ułatwiających pracę z Excel’em. Jeśli masz jakieś pytania, proszę pytać, lub jeśli miałeś jakieś problemy z Excel, proszę podzielić się nimi!

Oto moja pierwsza szybka rada:

1. Aby zamknąć wszystkie otwarte pliki, ale pozostawić otwarty program Excel – należy nacisnąć klawisz Shift, a następnie kliknąć menu Plik. Polecenie “Close” zostało zmienione na “Close All”.

Podczas korzystania z tej funkcji, zostaniesz zapytany, czy chcesz zapisać każdy plik, jeden po drugim, aby nie stracić żadnych danych. Ale gdy wszystko zostanie zamknięte, Excel będzie nadal otwarty, więc możesz kontynuować pracę.

2. Przejdź do miejsca, w którym zakończyłeś pracę, używając polecenia Save Workspace. Wszystkie otwarte pliki zostaną zapisane, podobnie jak lokalizacja Twojego cellpointa – i wszystkie zostaną otwarte po otwarciu obszaru roboczego.

To świetna rada, jeśli chcesz zapisać układ swojego ekranu, gdy jesteś w trakcie pracy nad czymś, ale nadszedł czas, aby wyjść na dzień. (Oczywiście ci z nas, którzy pracują w domu naprawdę nigdy nie wychodzą na dzień…)

Arlen Pecka: To prawda!

Gail Perry: Kolejną korzyścią płynącą z oszczędzania przestrzeni roboczej jest to, że jeśli chcesz utworzyć kilka otwartych plików dla innego pracownika, możesz po prostu kazać drugiemu pracownikowi otworzyć przestrzeń roboczą i wszystko będzie tam, gdzie chcesz. Przestrzeń robocza otrzymuje osobną nazwę pliku, która będzie widoczna po wybraniu opcji Plik, Otwórz.

Arlen Pecka: Kiedy pracujesz w obszarze roboczym, czy to powoduje zmiany w innych plikach, czy tylko w pliku obszaru roboczego?

Gail Perry: Wszystkie pliki są zapisywane oddzielnie, obszar roboczy po prostu zapisuje nazwy plików. Tak więc wszystkie zmiany będą zapisywane w każdym pojedynczym pliku.

Arlen Pecka: Rozumiem.

Daniel Anderson: Czy przy korzystaniu z funkcji “zapisz miejsce pracy” ta funkcja jest ograniczona do jednego miejsca pracy, czy możesz mieć także inne?

Gail Perry: Możesz zapisać dowolną liczbę obszarów roboczych, które mogą nakładać się na siebie pod względem ilości plików zawartych w każdym obszarze roboczym

.

Daniel Anderson: Jak można odzyskać miejsce pracy?

Gail Perry: Po kliknięciu przycisku Plik, Otwórz, pojawi się obszar roboczy wraz z pozostałymi nazwami plików Excela. Ma on inne rozszerzenie (.xlw zamiast .xls), ale znajduje się na liście z wszystkimi nazwami plików. Obszar roboczy pamięta, które pliki otworzyłeś i otwiera je wszystkie ponownie, pamięta, na którym arkuszu byłeś i przenosi ten arkusz na górę ekranu, a także pamięta, gdzie znajdował się twój wskaźnik komórek i umieszcza go tam ponownie

.

3. Wpisz informacje w kolumnach zamiast w dół wierszy poprzez naciśnięcie Tab zamiast Enter po każdym wpisie. Klawisz Tab prowadzi Cię bokiem przez arkusz pracy.

I Shift+Tab zabiera cię na bok, z powrotem w lewo

Oto szybki sposób na pozbycie się plików, których już nie potrzebujesz:

4. Usuń plik klikając na menu Plik i wybierając Otwórz. Kliknij prawym przyciskiem myszy na nazwę pliku, który chcesz usunąć, a następnie wybierz Usuń z menu podręcznego. Możesz również zmienić nazwę pliku w ten sposób, wybierając Zmień nazwę z menu podręcznego. Jeśli nie chcesz otwierać pliku, kliknij Anuluj po zakończeniu, jeśli nie chcesz go otwierać.

Dzięki temu nie musisz przechodzić do Eksploratora Windows lub Mojego komputera, aby zająć się zarządzaniem plikami. Możesz również tworzyć nowe foldery w oknie File Open, a także kopiować i przenosić pliki z jednego folderu do drugiego. Ponadto, otrzymasz ostrzeżenie przed usunięciem pliku, więc nie musisz się martwić (zbytnio) o popełnienie błędu w tym miejscu.

Oto oszczędność czasu przy wprowadzaniu danych:

5. Wprowadź dane szybko do bloku komórek, najpierw wybierając blok, a następnie po naciśnięciu klawisza Enter, wskaźnik komórek pozostanie w wybranym bloku, przesuwając się z jednej kolumny do drugiej. Możesz pracować szybko z klawiatury numerycznej, bez konieczności używania klawiszy strzałek, aby przechodzić z jednej kolumny do drugiej.

Jest to szczególnie przydatne dla osób, które są zwinne z klawiaturą numeryczną. Jedyną wadą tej techniki jest to, że jeśli popełnisz błąd i użyjesz klawisza strzałki, aby dostać się do innej komórki, wybrany blok nie jest już zaznaczony.

Jakieś pytania do tej pory?

Ok, dalej…

Oto wskazówka dla byłych użytkowników Lotusa, którzy pamiętają polecenie dokonania globalnych zmian w arkuszu kalkulacyjnym:

6. Dokonaj globalnych zmian w całym arkuszu, klikając pole “Select All” (Wybierz wszystko) w lewym górnym rogu arkusza – tuż nad wierszem nr 1 i po lewej stronie litery A kolumny. Wszelkie zmiany dokonane po wybraniu całego arkusza wpływają na każdą komórkę w arkuszu. Możesz na przykład ustawić domyślny format numeru, zmienić czcionkę, wysokość wiersza lub szerokość kolumny itd.

Globalne zmiany wpływają na każdą komórkę w arkuszu roboczym. Ale nie inne arkusze, tylko ten, który masz otwarty.

A oto kolejna wskazówka dla tych z was, którzy używali Lotosu:

7. Czy kiedykolwiek korzystałeś z pomocy Lotusa 1-2-3? Jeśli jesteś byłym użytkownikiem Lotusa, to jest to bezcenne. Wybierz Pomoc, Lotus 1-2-3 Pomoc, a menu Lotus pojawi się po lewej stronie okna. Dwukrotne kliknięcie na wybór z menu powoduje przejście na wyższy poziom w menu. Idź dalej, aż zobaczysz kroki wyświetlane na środku okna. Są to kroki programu Excel, które pomogą Ci w wykonaniu zadania. Oto wspaniała rada: Naciśnij Enter, a okno się zamknie, ale na ekranie pojawi się małe żółte okienko, wyświetlające kroki, dzięki czemu możesz podążać za nimi podczas wykonywania każdego z tych kroków. Naciśnięcie ESC spowoduje usunięcie pudełka z twojego ekranu.

Kiedy przechodziłem z Lotusa do Excela, tyle razy słyszałem, jak mówiłem sobie: “Wiem, jak to zrobić w Lotusie, ale jak to działa w Excelu?” Ta mała funkcja pomocy, zwłaszcza z żółtym oknem, które pozostaje na ekranie, daje Ci wszystkie kroki, aby pomóc Ci dokonać przejścia. I mogę dodać, że istnieją pewne rzeczy, które wydawały się dość proste i szybkie w Lotusie, które nie są oczywiste w ogóle w programie Excel.

Jeśli jesteś użytkownikiem klawiatury i wolisz pisać za pomocą myszy, oto wskazówka dotycząca wyboru komórek z klawiatury:

8. Wybór z klawiatury – komórki można wybierać z klawiatury, bez użycia myszy, trzymając wciśnięty klawisz Shift, a następnie używając klawiszy strzałek do podświetlenia fragmentu komórek. Inne skróty klawiszowe: Ctrl+Home, aby przejść do komórki A1, Alt+Page Down, aby przejść przez kolumny, Alt+Page Up, aby przejść do tyłu przez kolumny. I mój ulubiony: End+Home, aby przejść do ostatniej aktywnej komórki w arkuszu roboczym.

Jeśli zaznaczyłeś komórki z klawiatury i nie chcesz już, aby były one zaznaczone, możesz po prostu użyć strzałki, aby odsunąć wskaźnik komórek od zaznaczenia.

Christa Janke: Kolejny skrót –Ctrl+Shift+8 podkreśla sąsiadujący zakres do komórki, w której znajduje się wskaźnik

.

Gail Perry: Podoba mi się to!

Christa Janke: To wspaniale, gdy nagrywasz Makra

Gail Perry: Wszystkie komórki zawierające dane zostaną wybrane. Zakładając, że Twoja komórka jest w jednej z tych

komórki. Bardzo ładnie!

Oto wariacja na temat funkcji Ctrl+Shift. Wybrany zakres można wypełnić tymi samymi danymi, wprowadzając dane do jednej komórki i naciskając Ctrl+Shift+Enter

.

Czy ciągle zmieniasz nazwę folderu, gdy chcesz otworzyć lub zapisać plik w formacie Excel? Domyślną lokalizacją dla zapisywania plików Excela jest “Moje dokumenty”, ale można to zmienić na
.
jakąkolwiek lokalizację folderu chcesz.

9. Zmień domyślną lokalizację, w której przechowywane są pliki: Tools, Options, General – w obszarze Default file location area zmień lokalizację plików na inny folder.

Użytkownicy Excel 2000: Czy podoba Ci się nowe menu, które pokazuje często używane opcje menu na górze listy i musisz odczekać kilka sekund, aż pojawi się dolna część menu?

Arlen Pecka: Nie.

Gail Perry: Ja też nie lubię tej funkcji – moja następna wskazówka mówi, jak ją usunąć.

Christa Janke: Zależy, czy chcę użyć czegoś, czego normalnie nie używam.

Gail Perry: 10. Możesz cofnąć czas i przejść do tradycyjnych menu Excela wybierając Narzędzia, Dostosuj, a następnie klikając zakładkę Opcje. Usuń zaznaczenie pola wyboru, które mówi: “Menu najpierw pokaż ostatnio używane polecenia”.

Będzie to miało zastosowanie do wszystkich przyszłych sesji programu Excel

.

11. Oto krótki skrót do wstawiania wiersza lub kolumny: kliknij na kolumnę (lub numer wiersza), którą chcesz wstawić. Na przykład, jeśli chcesz wstawić pustą kolumnę pomiędzy kolumny B i C, kliknij na literę C. Upewnij się, że klikniesz prawym przyciskiem myszy na literę, aby wybrać całą kolumnę. Następnie przytrzymaj Ctrl i naciśnij znak plus. Pamiętaj, aby albo użyć znaku plus na klawiaturze numerycznej, albo trzymać wciśnięty klawisz Shift, jeśli chcesz użyć znaku plus, który pojawia się nad literami klawiatury. Podobnie, aby pozbyć się kolumny (lub wiersza), kliknij na literę kolumny (lub numer wiersza), a następnie przytrzymaj klawisz Ctrl i naciśnij znak minus. Pamiętaj, że jeśli usuniesz kolumnę lub wiersz przez pomyłkę, kliknij na przycisk Cofnij (lub naciśnij Ctrl+Z), aby cofnąć się o jeden krok.

Możesz użyć tej techniki również do wstawiania częściowych rzędów lub kolumn w obrębie materiału arkusza kalkulacyjnego. Wystarczy zaznaczyć obszar, w którym chcesz zobaczyć puste miejsca, a następnie nacisnąć klawisz Ctrl i znak plus – zostaniesz zapytany, czy chcesz wstawić i przesunąć drugi materiał na bok, a następnie kliknąć Tak

.

Oto kilka skrótów do wprowadzania formuł – mogą one być znane…

12. Podczas tworzenia formuł nie trzeba wpisywać odniesień do komórek. Możesz użyć myszy, aby kliknąć na komórkę, lub użyć klawiszy strzałek, aby przenieść wskaźnik komórek do komórki. Na przykład, aby utworzyć formułę: =a5+a6 używając myszki jako wskaźnika, wpisz znak “=” (lub kliknij znak “=” na pasku formuły), następnie kliknij na A5, wpisz znak plus, kliknij na A6, następnie naciśnij Enter (lub kliknij zielony znak na pasku formuły). Z klawiatury wpisać znak =, następnie strzałkę na A5, wpisać znak +, strzałkę na A6, następnie nacisnąć Enter.

Deborah Yanez: Jak uzyskać formuły, aby kontynuować dodawanie nowych wierszy, które zostały dodane?

Gail Perry: Jeśli wstawisz nowy wiersz pomiędzy pierwszy i ostatni wymieniony we wzorze (np. jeśli twoja formuła to =sum(a1:A10) i wstawisz wiersz w wierszu 8), formuła zostanie automatycznie zmieniona (w tym przypadku zmieni się na =sum(a1:a11). Jeśli wstawisz wiersz na początku lub na końcu zakresu, myślę, że musisz przepisać formułę – nie znam innego sposobu

Gail Perry: Więc gdybyś wstawiła wiersz na dole listy, musiałabyś powtórzyć wzór

Deborah Yanez: Spróbuję w ten sposób. Dzięki.

Arlen Pecka: Nie mogłeś wybrać komórek i wypełnić?

Gail Perry: Tak, jest kilka różnych sposobów, na które można zmienić formułę.

13. Szukasz podwójnego podkreślenia? Można go znaleźć za pomocą narzędzi do pisania czcionek. Kliknij w komórkę, która powinna być podwójnie podkreślona, a następnie wybierz Format, Komórki. Kliknij zakładkę Font, następnie kliknij strzałkę w dół w obszarze Podkreślenie i wybierz podwójne podkreślenie. Zwykłe podwójne podkreślenie przytula zawartość komórki i rozciąga się tylko na szerokość informacji, którą podkreślasz. Podwójne podkreślenie zapewnia odrobinę luki między zawartością komórki a podkreśleniem i rozciąga się prawie na szerokość komórki.

Dodałem do paska narzędzi przycisk do podwójnego podkreślenia, ponieważ używam go cały czas. Czy wszyscy wiecie, jak dodawać przyciski do paska narzędzi?

Daniel Anderson: Nie.

Gail Perry: Aby dodać przycisk do paska narzędzi, kliknij Narzędzia, Dostosuj, a następnie kliknij zakładkę Polecenia w oknie Dostosuj. Znajdź przycisk, który chcesz (możesz kupować w kilku kategoriach), a następnie po prostu przeciągnij go do paska narzędzi. Zamknij okno Dostosuj, a przycisk będzie tam na zawsze.

Arlen Pecka: Jak można się go pozbyć?

Gail Perry: Dobre pytanie! Aby usunąć przycisk, którego już nie chcesz, kliknij Narzędzia, Dostosuj. Kiedy okno Customize jest otwarte, przeciągnij niepożądany przycisk z paska narzędzi w dół do arkusza kalkulacyjnego i po prostu puść przycisk myszy. Przycisk na pasku narzędzi zniknie z paska narzędzi.

14. Czy kiedykolwiek korzystałeś z funkcji Merge & Center (lub Center Over Columns, jeśli masz wcześniejszą wersję programu Excel), aby umieścić nagłówek nad arkuszem kalkulacyjnym? Wyłączenie tej funkcji jest bardzo trudne, jeśli zmienisz zdanie. Aby pozbyć się centrowania na nagłówku, kliknij na nagłówek, a następnie wybierz Format, Komórki i kliknij zakładkę Wyrównanie. Usuń zaznaczenie pola Połącz komórki, a Twój nagłówek powróci do stanu sprzed wyśrodkowania.

Zwłaszcza we wcześniejszych wersjach programu Excel, który w centrum nad kolumnami siał spustoszenie z innym formatowaniem w arkuszu kalkulacyjnym.

15. Prawdopodobnie wszyscy znacie to jedno – aby rozszerzyć lub zmniejszyć szerokość kolumny, przeciągnijcie małą pionową linię oddzielającą litery kolumny. Aby uzyskać najlepsze dopasowanie do szerokości kolumny, kliknij dwukrotnie prawym przyciskiem myszy na tę linię. Aby zmienić szerokość kilku kolumn jednocześnie, więc albo wszystkie będą miały tę samą szerokość, albo wszystkie będą najlepiej dopasowane, wybierz najpierw kolumny. Nie wybieraj poprzez przeciąganie nad komórkami w kolumnach, lecz poprzez przeciąganie nad literami kolumn u góry. Kiedy wszystkie kolumny zostaną zaznaczone, możesz zmienić szerokość jednej wybranej kolumny, a wszystkie pójdą za nią, uzyskując dokładnie taką samą szerokość. Podwójne kliknięcie na separatorze kolumn daje najlepsze dopasowanie jednej z zaznaczonych kolumn, a wszystkie pozostałe kolumny również otrzymają najlepsze dopasowanie. Najlepsze dopasowanie będzie różne dla każdej z kolumn, w zależności od ich zawartości. (tiksag__12) (tiksag__1)

16. Oto szybki sposób na ukrycie informacji na arkuszu roboczym bez konieczności ukrywania całych kolumn lub wierszy – wybierz informację i zmień kolor tekstu na biały!

Informacje nadal będą pojawiać się na pasku formuły, jeśli klikniesz na komórkę, ale jeśli ktoś nie wie, że komórka zawiera dane, będzie wyglądać, jakby była pusta.

Christa Janke: Możesz również dodać niestandardowy format do formatu Number 3 półkolonii ;;;;…to ukryje wszystko w komórkach, do których zastosujesz ten format.

Gail Perry: oooh! Jak schludnie! Muszę tego spróbować!

17. Nowe techniki formatowania numerów w Excelu 2000 (może w Excelu 97, nie pamiętam): wbudowane formatowanie dla kodów pocztowych, numerów telefonów i numerów ubezpieczenia społecznego. Wybierz komórki, których chcesz użyć do tego typu wprowadzania danych, a następnie wybierz Format, Komórki, Numer. Na liście kategorii wybierz Special, a następnie wybierz z opcji po prawej stronie. Po przypisaniu do komórki tego typu formatu numerów, wystarczy wpisać numery, a program Excel zajmie się wpisaniem kresek lub nawiasów w odpowiednie miejsca.

Są one doskonałą oszczędnością czasu, jeśli używasz programu Excel do tworzenia list pracowników lub list adresowych.

Jeśli używasz Excela do tworzenia wykresów, ta następna wskazówka może się przydać:

18. Zmień domyślny styl wykresu, tak aby na przykład, jeśli zawsze lubisz tworzyć wykres liniowy, to jest to wykres, który pojawi się automatycznie przy każdym tworzeniu wykresu. Zapisze Ci to kroki, które musisz wykonać przechodząc przez Kreator wykresów. Aby ustawić domyślny wykres, należy najpierw zaprojektować wykres, który pojawi się tak, jak Ci się podoba. Wybierz styl wykresu, wybierz kolory, tło, wyświetlanie siatki, itp. Następnie wybierz wykres (kliknij raz na niego tak, aby po bokach pojawiły się małe uchwyty), a następnie przejdź do menu Wykres (menu Wykres pojawia się na pasku menu dopiero po wybraniu wykresu). Po wybraniu z menu Wykres, w wyświetlonym oknie pojawi się przycisk “Ustaw jako domyślny wykres”. Kliknięcie tego przycisku pozwala na zastosowanie ustawień do domyślnego stylu wykresu.

Od tego momentu można wyróżnić dane dla wykresu, kliknąć przycisk Wykres na pasku narzędzi i kliknąć Zakończ w oknie Kreatora wykresów, pomijając wszystkie etapy projektowania.

Deborah Yanez: Czy można ustawić zakładki na pasku narzędzi, aby ustawić pojedyncze lub podwójne granice? Robimy wiele kolumn numerycznych i lubimy, aby podkreślenia były tej samej wielkości na każdej kolumnie, bez względu na to, ile liczb jest w komórce.

Gail Perry: Tak – możesz tworzyć przyciski obramowania – jeśli zastosujesz opisaną powyżej technikę, zobaczysz, że w oknie Dostosuj jest kilka opcji obramowania, możesz przeciągnąć jeden z tych przycisków na pasek narzędzi. W tym miejscu znajdują się podwójne obramowania Co nie jest tutaj, to grube obramowania lub kolorowe obramowania. Ale możesz stworzyć do tego makro i dodać je do przycisku na pasku narzędzi

.

Oto kolejna wskazówka dla tych z Was, którzy wolą używać klawiatury niż myszy:

19. Używaj klawiatury do poruszania się w oknach dialogowych. Klawisz Tab przenosi Cię z jednego pola na drugie (Shift-Tab przenosi Cię w tył pola); Ctrl Page Up i Ctrl Page Down przenoszą Cię przez karty, które pojawiają się na górze okna dialogowego. Naciśnięcie klawisza Enter jest jak kliknięcie przycisku OK; naciśnięcie klawisza ESC jest jak kliknięcie przycisku Anuluj.

A oto ostatnia wskazówka na dzisiaj:

20. Szybko poruszać się w arkuszu lub skoroszycie, przypisując nazwy zakresów do komórek lub obszarów pliku. Możesz przypisać dowolną liczbę nazw. Wszystkie nazwy muszą być niepowtarzalne, więc nie możesz mieć tej samej nazwy pojawiającej się na wielu arkuszach w tym samym skoroszycie. Aby przypisać nazwę, kliknij na komórkę lub zakres, który chcesz przypisać, a następnie kliknij w polu Nazwa (po lewej stronie paska formuły) i wpisz nazwę. Aby przejść do nazwanego zakresu, kliknij strzałkę w dół w polu Nazwa i kliknij nazwę komórki, do której chcesz przejść.

Czy ktoś ma jakieś pytania, zanim skończymy?

Arlen Pecka: Co poleciłbyś jako obszerną książkę o Excelu i dostępie?

Gail Perry: Moje ulubione źródło w Excelu to “Biblia Excela” napisana przez Johna Walkenbacha.

Arlen Pecka: Dziękuję.

Gail Perry: Napisał również książkę “Excel Power Programming with VBA”, która jest wyjątkowa, jeśli pracujesz z makrami w Excelu

.

Naprawdę chcę wam wszystkim podziękować za przybycie! Jeśli masz pytania w Excelu w przyszłości, prosimy o przesłanie ich na nasze forum pytań i odpowiedzi.

Q&A znajduje się pod adresem: https://www.accountingweb.com/help/anyanswers.html

Arlen Pecka: Dziękuję, Gail.

Moderator sesji: Chcielibyśmy podziękować Gail i Wam wszystkim za dołączenie do nas dzisiaj!

Gail Perry: Miło mi. Jeszcze raz dziękuję za przybycie, wszyscy!

Warsztaty sponsorowane przez NetLedger: