Expense Report Fraud is Big and AvoidableExpense Report Fraud is Big and Avoidable

Oszustwa w raportach wydatków to problem, o którym większość księgowych wie, że istnieje, ale aren't quite sure how much of a problem it really is. Wiedza o tym, jak zidentyfikować ten rodzaj oszustwa jest pierwszym krokiem.

Uczciwe popełnianie błędów i niezamierzone łamanie zasad polityki zdarza się cały czas, co jest jednym z głównych powodów, dla których tego rodzaju oszustwa są trudnym obszarem do oszacowania. Na przykład, szczególnie częstym błędem w sprawozdawczości jest przeszacowanie zwrotu kosztów za kilometry. Ale czasami zdarzają się oszustwa it's.

Zarządzanie wydatkami z samej swojej natury może być skomplikowane i nieprzewidywalne, zwłaszcza dla firm stosujących system manualny. Dodaj do tego ręczny przegląd polityki i procesy audytu oparte na próbach i you're pozostawiają wiele luk prawnych, które mogą narazić firmy na jeszcze większe ryzyko. A ryzyko jest znaczne; według J.P. Morgana w 2015 r. z powodu oszustw związanych z raportami wydatków zostanie utracony około 1 mld dolarów.

Tak więc, odróżniając błąd ludzki od celowego oszustwa isn't easy, istnieją kroki, które należy podjąć, aby uniknąć tego typu oszustw. Zrozumienie zakresu problemu i sposobu rozpoznawania oszustw w raportach wydatków może pomóc utrzymać klientów' aktywa z dala od niedoszłych sprawców.

Cztery rodzaje wydatków Oszustwo

Dzięki Stowarzyszeniu Certyfikowanych Egzaminatorów Oszustw (ACFE) wiemy, że istnieją cztery szeroko zdefiniowane kategorie oszustw kosztowych:

  • Błędnie scharakteryzowane wydatkiâPracodawca żąda zwrotu osobistych wydatków, ale twierdzi, że jest to związane z działalnością gospodarczą.
  • Zawyżone wydatkiâWnioskowano o zwrot uzasadnionych kosztów działalności gospodarczej, ale o zryczałtowaną kwotę.
  • Fikcyjne wydatkiâPracodawca szuka zwrotu pieniędzy za fałszywe zakupy często âbacked upâ" z fałszywymi paragonami.
  • Wielokrotne refundacjeâGdy pracownik składa te same wydatki i rachunki na wielu raportach.

Definicje te są pomocne w zrozumieniu powszechnych systemów refundacji, ale w rzeczywistości nie ma żadnych ograniczeń co do tego, w jaki sposób oszukańczy pracownicy mogą próbować ominąć kontrolę firmy lub wykorzystać słabości systemu. Dobra wiadomość: raport Oversight Systems z 2014 roku wykazał, że tylko 5 procent pracowników popełnia 82 procent wszystkich oszustw związanych z raportami wydatków.

The Hidden Costs of T&E Fraud

Chociaż oszustwa związane z wydatkami mogą być trudne do wykrycia, ich negatywne skutki są dość oczywiste. Ponadto, podczas gdy oszustwa mogą być druzgocące dla firm każdej wielkości, małe przedsiębiorstwa ponoszą średnio znacznie większe koszty. Ponownie, według ACFE, szacowana mediana strat z tytułu oszustw kosztowych wynosi ponad 30 000 dolarów. A małe firmy zatrudniające mniej niż 100 pracowników mają o 28% wyższą medianę strat niż firmy zatrudniające 100 lub więcej pracowników.

Dlaczego? It's łatwe do założenia, że większe przedsiębiorstwa mają więcej kontroli wydatków, być może zautomatyzowany system monitorowania zgodności z polityką lub księgowy pracujący w pełnym wymiarze godzin i zajmujący się przeglądem i audytem sprawozdań. Niezależnie od podejścia firmy do zarządzania podróżami i wydatkami (T&E), liczby te jasno pokazują, że apos nie jest głupim rozwiązaniem całkowicie eliminującym oszustwa w raportach wydatków.

Chroń swoje aktywa Klienta's

Oszuści raportujący wydatki zazwyczaj wiedzą, jak pracować z systemem, aby wykorzystać słabe punkty raportowania. Niektóre z tych “miękkich punktów” systemu są łatwe do zidentyfikowania, np. brak widoczności administratora lub ręcznego przeglądu zgodności. Mimo to, specjaliści od księgowości odgrywają kluczową rolę w obronie i już teraz można podjąć kroki w celu wykrycia i powstrzymania oszustw związanych z raportowaniem wydatków.

Najprostszą rzeczą do zrobienia jest mieć napisane T&E policy. Według Oversight Systems, 6,3 procent wszystkich transakcji kosztowych jest uważanych za niezgodne z przepisami. Tak więc, it's surprising to hear when a company is working with a policy that hasn't been reviewed or revised in years, or has no written policy at all.

Kiedy zasady polityki są opracowywane i spisywane, łatwiej jest pracownikom zrozumieć, co dokładnie stanowi naruszenie. Administratorom łatwiej jest również wyeliminować szare strefy, aby zrozumieli, którzy pracownicy grają według zasad, a którzy nie.

Polityka jest również miejscem definiowania kategorii wydatków. Weź pod uwagę tę statystykę z prognozy Certify Annual Expense Management Outlook 2015: âMiscellaneousâ” jest piątą co do wielkości kategorią wydatków stanowiącą 8 procent całkowitych wydatków na badania i rozwój. To więcej niż telefony komórkowe, taksówki i sześć innych jasno zdefiniowanych kategorii. Należy również wziąć pod uwagę fakt, że wydatki różne często obejmują więcej transakcji gotówkowych i łatwo jest dostrzec ryzyko związane z brakiem formalnych wytycznych w zakresie kosztów i wydatków.

Kolejnym krokiem w kierunku powstrzymania oszustw podatkowych jest przyjęcie automatycznego systemu raportowania wydatków. Dzisiejsze oprogramowanie do zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy może zintegrować kontrolę polityki, karty kredytowe, rezerwacje podróży z zatwierdzeniem przed wyjazdem, narzędzia do monitorowania zgodności i wiele innych. Zaawansowane raportowanie, udokumentowane procesy zatwierdzania i elektroniczny proces audytu również znacznie utrudniają niewykrycie nieuczciwych wydatków.

Linia dolna

Jak wspomniałem, oszustwo zdarza się i może się zdarzyć bez względu na to, co księgowi wprowadzili, aby je powstrzymać. Zrozumienie ryzyka i włączenie najlepszych praktyk do zarządzania wydatkami związanymi z bezpieczeństwem i higieną pracy zmniejszy jednak ryzyko i zapewni większą przejrzystość procesu zwrotu kosztów, a także kodeksów postępowania firmy.

O autorze:

Robert Neveu jest dyrektorem generalnym Certify, internetowego producenta narzędzi do zarządzania podróżami i wydatkami dla firm każdej wielkości. Przed rozpoczęciem Certify w 2007 roku, założył Recruiternet, wnioskodawca śledzenie firmy oprogramowania, które sprzedał do First Advantage w 2005 roku.