FATCA dla Firm: Nowa rzeczywistość w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi płatności

Dla tych, którzy nie są świadomi, przestrzeganie kluczowych terminów określonych w Ustawie o przestrzeganiu przepisów dotyczących zagranicznego podatku od towarów i usług (Foreign Account Tax Compliance Act – FATCA) minęło już wcześniej w 2016 roku, a ostateczne terminy ich przestrzegania zbliżają się do stycznia 2019 roku.Oznacza to, że przedsiębiorstwa muszą zarejestrować swoich dostawców zgodnie z FATCA, aby uniknąć maksymalnej kary 30 procent podatku u źródła.

Według KPMG, rząd USA zatrudnił i przeszkolił ponad 3.000 egzaminatorów IRS w zakresie weryfikacji procesów i audytu podatkowego. W przypadku firm amerykańskich może to zmienić proces postępowania z płatnościami z tytułu stałych, zmiennych, rocznych lub okresowych dochodów (FDAP) dokonywanymi ponad granicami państwowymi.

Ostatnio rozmawiałem z Laurie Hatten-Boyd z KPMG o tym, co firmy muszą wiedzieć o FATCA w tej nowej erze sprawozdawczości podatkowej. Laurie stoi na czele grupy KPMG zajmującej się sprawozdawczością podatkową i pobieraniem podatków u źródła.

Rutynowo zajmuje się szerokim zakresem usług doradztwa w zakresie podatku u źródła, pomagając zarówno instytucjom finansowym, jak i niefinansowym. Oto moje krótkie zapytanie dotyczące faktów związanych z FATCA, które powinni Państwo znać dla swoich klientów, na które wpływ miałyby najnowsze przepisy:

P: Dlaczego firmy w Stanach Zjednoczonych powinny dbać o FATCA?

A: Moja standardowa odpowiedź brzmi: Ponieważ IRS naprawdę się tym teraz przejmuje. Kongres uważa, że aż 100 miliardów dolarów rocznie jest traconych na zagraniczne nadużycia podatkowe mające na celu uniknięcie ujawnienia IRS. Te 3,000 egzaminatorów zostało przeszkolonych, aby skupić się na audycie Form 1042 i jest upoważnionych do sprawdzania ich podczas każdego egzaminu zeznań podatkowych. W rzeczywistości, egzaminatorzy są zobowiązani do podpisania się do swoich menedżerów, że specjalnie zapytali o Formularz 1042 firmy. Od czasu wprowadzenia tego nowego wymogu, KPMG widziała to już wielokrotnie.

Dodatkowo spółka “płatnik” (zwana dalej “podmiotem zatrzymującym”) jest na haku, aby zapewnić zgodność. W przypadku zaistnienia problemu, IRS z reguły nie będzie dochodzić niedopłaty od odbiorcy, ponieważ dotarcie do jego środków jest trudną drogą. Zamiast tego, IRS będzie dążył do uzyskania zapłaty od podmiotu pobierającego, który staje się odpowiedzialny za każdy podatek, którego nie uiści.

P: Jakie ryzyko wiąże się z zaniedbaniem FATCA? Kary? Probacja?

A: Kary są najbardziej widoczne. IRS zapewnia, że w ten czy inny sposób uzyska swój przychód i że będzie on równy 30 procentom płatności. Oznacza to, że podmiot pobierający, który dokonuje płatności dochodu FDAP w wysokości $10,000 podlegającego FATCA, będzie zobowiązany do zapłacenia kary w wysokości $3,000, jeśli nie otrzyma odpowiedniej dokumentacji podatkowej.

Jednocześnie zastanów się, co otwiera audyt dla Twojej firmy. Jakie inne obszary są wtedy przedmiotem kontroli? I jak prawdopodobne jest, że IRS będzie kontynuował pogłębione badanie w ramach przyszłych badań i audytów, dopóki nie udowodni, że udało się wypełnić tę lukę? Spółkom niechętnym do podejmowania ryzyka wydaje się, że łatwiej jest im wcześnie wdrożyć procesy i nie ryzykować pojawienia się jakichkolwiek negatywnych problemów związanych z audytem.

P: Jakie są najlepsze praktyki w zakresie przestrzegania przepisów podatkowych? Kto musi być zaangażowany?

A: Po pierwsze i najważniejsze jest zebranie dokumentacji podatkowej. Firmy przyzwyczaiły się pytać amerykańskich płatników o ich W-9 i dostarczać numery ubezpieczenia społecznego, jeśli są to osoby fizyczne, a numery identyfikacyjne pracodawców, jeśli są to firmy.

Ale dla zagranicznych płatników, zadanie jest nieco bardziej męczące. Istnieje kilka form w serii W-8, które mogą mieć zastosowanie do tego podmiotu, w zależności od tego, gdzie jest jego obywatelstwo, gdzie działa, a nawet od struktury przedsiębiorstwa.

W-8BEN, na przykład, był kiedyś stosunkowo prostą formą, a teraz dla jednostki przekształcił się w osiem stron. Compliance Officer Twojej firmy (jeśli go posiadasz) prawdopodobnie jest właścicielem wytycznych operacyjnych, które obejmują wiedzę na temat tego, jakie traktaty zostały ustanowione przez rząd USA, jakie zasady obowiązują i kiedy wchodzą w życie, a także jakie formy i oświadczenia musi złożyć osoba lub podmiot spoza USA.

Polecamy naszym klientom zbieranie formularzy przed dokonaniem jakichkolwiek płatności. W rzeczywistości, pobieranie formularzy podatkowych powinno być podstawową zasadą dla wszystkich dostawców na pokładzie samolotu, podobnie jak pobieranie ich poczty elektronicznej, numeru telefonu, adresu i informacji o routingiem banku.

Podobnie, stałym punktem kontrolnym dla przyszłych płatności powinno być zapewnienie, że odbiorca płatności ma pewność, że jego deklaracja podatkowa jest nadal dokładna i ważna. To jest koc bezpieczeństwa, który przynajmniej ma się w posiadaniu dokumentacji. Idealnym rozwiązaniem jest zapewnienie pewnego mechanizmu, dzięki któremu odbiorcy mogą aktualizować swoje informacje i składać nowe formularze.

Przepisy podatkowe, które określają te wymogi w zakresie pobierania podatku u źródła od cudzoziemców nierezydentów i podmiotów zagranicznych, mają ponad 500 stron. Następnie należy odnieść się do tego, które kraje mają umowy ze Stanami Zjednoczonymi i jakie rodzaje płatności są objęte tymi umowami.

Wiele firm nie ma jednak do dyspozycji eksperta ds. zgodności z przepisami podatkowymi i w związku z tym na płatnikach spoczywa obowiązek posiadania wiedzy i odpowiedzialności, ponieważ są na pierwszej linii frontu w komunikowaniu się z odbiorcami płatności. Niestety, oznacza to dla nich więcej pracy.

P: Więc poza tym, że powinieneś zebrać formularze podatkowe dla wszystkich, wydajesz się być zwolennikiem, aby zgodność podatkowa była zgodna z procesem płatności?

A: IRS będzie śledzić pieniądze w swoich badaniach, więc bardzo sensowne jest doprowadzenie do zgodności z przepisami podatkowymi w ramach holistycznego procesu rozliczania zobowiązań. Pracownicy odpowiedzialni za zobowiązania mają unikalny wgląd w to, kto i ile płaci oraz jaka jest rzeczywista działalność transakcyjna.

Egzekwując przestrzeganie przepisów podatkowych w odniesieniu do zdarzenia płatniczego, wychwytujesz to, czego potrzebujesz do celów dokumentacji, potrącenia i raportowania. Ułatwia to również prowadzenie dokumentacji na koniec roku.

Co się stanie, jeśli ten odbiorca zakończy swoją działalność pomiędzy styczniem, kiedy Ty mu zapłaciłeś, a grudniem, kiedy Ty prosisz o formularze podatkowe? Zamiast próbować zebrać informacje podatkowe przy składaniu deklaracji podatkowych na koniec roku, zbierz je z góry lub przynajmniej przed dokonaniem płatności.

Wiele firm decyduje się na prowadzenie oddzielnego procesu płatności, a wszystko to razem w przypadku płatności dotyczących tylko FATCA. W tym przypadku dysponują Państwo zasadniczo zespołem, który koncentruje się wyłącznie na FATCA i jest przeszkolony w zakresie obsługi tych płatności.

Choć z pewnością może to odizolować te konkretne przypadki, to jednak staje się dodatkową przeszkodą w procesie uzgadniania płatności i zamknięcia finansowego. Oznacza to również, że mogą Państwo mieć dodatkowe potrzeby kadrowe. Dla niektórych podmiotów zatrzymujących płatności, zbieranie formularzy od wszystkich jest w rzeczywistości bardziej płynnym, zgodnym i wydajnym procesem.

P: Czy wymóg formularza podatkowego nie zwiększy tarcia w procesie spłaty zobowiązań?

O: Może, ale przy odpowiednich mechanizmach i systemach usprawniających pobór formularzy podatkowych, wiedząc, jakie formularze musi dostarczyć każdy odbiorca i ostatecznie automatyzując jak najwięcej procesu, staje się to łatwe do zarządzania.

Dla krajowych płatników jest to biznes jak zwykle, aby zebrać formularze W-9. W przypadku odbiorców międzynarodowych wystarczy, że zostaną oni skierowani na odpowiednie formularze i będą gotowi do dostarczenia odpowiedniej dokumentacji i informacji. I ostatecznie, pomaga to podmiotowi zatrzymującemu w uzyskaniu ogólnej zgodności.

Zmniejsza to jeszcze jedno ryzyko, że zapłacą lub zgłoszą się do niewłaściwej osoby lub zapłacą komuś bez odpowiedniego potrącenia u źródła, tak więc solidne podejście FATCA wnosi wartość dodaną poza korzyści związane ze zgłaszaniem podatków.