Filtracja Excel 101

przez Davida Ringstroma, CPA

Filtrowanie jest potężną, ale często pomijaną funkcją w programie Excel, która pozwala ukryć niepotrzebne dane w ramach listy. W programie Excel 2003 i wcześniejszych funkcja ta znana jest jako AutoFilter, podczas gdy w programie Excel 2007 jest ona określana jako Filtr prosty. W tym artykule przedstawię krótki przegląd, jak korzystać z tej pomocnej funkcji.

Podstawy filtrowania

Filtrowanie umożliwia zwinięcie arkusza kalkulacyjnego w dół w celu wyświetlenia tylko odpowiednich wierszy.

1. Skopiuj dane z tabeli 1 do pustego arkusza, zaczynając od komórki A1.

Wielkość
Kolor
Ilość
Mały
Niebieski
8,038
Medium
Niebieski
4,245
XL
Niebieski
5,241
XXL
Niebieski
8,797
XXXL
Niebieski
5,145
Mały
Orange
2,571
Medium
Orange
5,595
XL
Orange
8,825
XXL
Orange
1,997
XXXL
Orange
6,169
Mały
Zielony
6,192
Medium
Zielony
3,380
XL
Zielony
4,024
XXL
Zielony
2,020
XXXL
Zielony
8,295
Mały
Czarny
2,841
Medium
Czarny
4,705
XL
Czarny
4,202
XXL
Czarny
4,846
XXXL
Czarny
2,431

Tabela 1: Użyj tych przykładowych danych sprzedaży koszulki do zbadania filtrowania.

2. Wybierz komórkę A1, a następnie włącz funkcję filtrowania:

Excel 2007 : kliknij Sortowanie i filtrowanie w sekcji Edycja wstęgi domowej, a następnie wybierz Filtr. Można również kliknąć przycisk Filtr w sekcji Sortowanie i filtrowanie na wstążce danych.

Excel 2003 i wcześniejsze wersje : Wybierz Dane, Filtr, a następnie AutoFilter.

: Wybierz Dane, Filtr, a następnie AutoFilter.

3. Strzałki w dół pojawią się w komórkach od A1 do C1, jak pokazano na rysunku 1.

Technika ekspercka : Na listach rozwijanych znajduje się jedna z każdej pozycji w tej kolumnie. Jest to pomocne narzędzie audytowe, które eliminuje potrzebę przewijania w dół arkusza kalkulacyjnego w poszukiwaniu konkretnego elementu.

Rysunek 1 : Filtrowanie umieszcza strzałkę w pierwszej komórce każdej kolumny w ramach listy.

4. Możesz teraz użyć dowolnej z tych technik do filtrowania arkusza kalkulacyjnego:

  • Zobacz Sprzedaż małych koszulek

    Excel 2007 : Kliknij listę rozwijaną w komórce A1, wybierz opcję Wybierz wszystko, aby usunąć istniejące strzałki, a następnie wybierz opcję Mały. Twoja lista powinna wyglądać podobnie jak na rysunku 2.
    .
    Excel 2003 : Kliknij listę rozwijaną w komórce A1, a następnie wybierz opcję Mały. Twoja lista powinna wyglądać podobnie jak na rysunku 2.

Rysunek 2 : Dane z tabeli 1, przefiltrowane, aby pokazać tylko małą sprzedaż koszulki.

:

  • Zobacz Sprzedaż Koszulki pomarańczowej

    Excel 2007 : Kliknij listę rozwijaną w komórce A1, a następnie wybierz opcję Clear Filter From Size. Następnie kliknij listę rozwijaną w komórce B1, wybierz opcję Select All (Wybierz wszystko), a następnie Orange (Pomarańczowy). Twoja lista powinna teraz wyglądać podobnie jak na rysunku 3.
    .
    Excel 2003 : Kliknij listę rozwijaną w komórce A1, a następnie wybierz (Wszystkie). Następnie kliknąć listę rozwijaną w komórce B1, a następnie wybrać opcję Orange (Pomarańczowy). Twoja lista powinna teraz wyglądać podobnie jak na rysunku 3.

Rysunek 3 : Dane dotyczące próbki z tabeli 1, przefiltrowane w celu pokazania na sprzedaży pomarańczowej koszulki.

: Dane z tabeli 1, przefiltrowane w celu pokazania na sprzedaży pomarańczowej koszulki.

  • Stwórz listę top sellerów

    Excel 2007 : Kliknij przycisk Sortuj i filtruj, a następnie Wyczyść, aby usunąć wszystkie istniejące filtry. Kliknij strzałkę w komórce C1, wybierz opcję Number Filters, a następnie Greater Than lub Equal To. Jak pokazano na rysunku 4, wprowadź 5000, a następnie kliknij OK. Twój arkusz kalkulacyjny powinien teraz wyglądać jak na rysunku 5.
    .
    Excel 2003 : Wybierz Dane, Filtr, a następnie Pokaż wszystko, aby wyeliminować wszystkie istniejące filtry. Kliknij strzałkę w komórce C1, a następnie wybierz (Niestandardowe…). Jak pokazano na Rysunku 4, należy wybrać Większe niż lub Równe do, wpisać 5000, a następnie kliknąć OK. Twój arkusz kalkulacyjny powinien teraz wyglądać jak na Rysunku 5.

Rysunek 4 : Filtry niestandardowe pozwalają na określenie własnych kryteriów.

:

Rysunek 5 : Dane dotyczące próbki z tabeli 1, przefiltrowane w celu pokazania tylko t-shirtów, które sprzedały co najmniej 5 000 sztuk.

Filtrowanie niestandardowe : Jeśli zagłębisz się w wybór filtra niestandardowego, okaże się, że możesz stworzyć kilka zaawansowanych filtrów, takich jak Begins With, Ends With, Contains, Does Not Contain itd.

Nowe możliwości filtrowania w programie Excel 2007

Filtrowanie zostało poddane znaczącej modernizacji w programie Excel 2007. W programie Excel 2003 (i wcześniejszych wersjach) można wybrać tylko jedną pozycję z rozwijanej listy, chyba że zastosowano niestandardowe filtrowanie. Z kolei w programie Excel 2007 można wybrać dowolną liczbę pozycji z listy rozwijanej. Program Excel 2007 pozwala na filtrowanie według koloru komórki lub koloru czcionki, jak pokazano na Rysunku 5. Takie filtrowanie nie jest możliwe we wcześniejszych wersjach programu Excel.

Rysunek 6 : Excel 2007 umożliwia filtrowanie listy na podstawie koloru komórki lub koloru czcionki.
.
Teraz, gdy jesteś już na bieżąco w kwestii filtrowania, możesz przeczytać powiązany artykuł, który pokazuje, jak jeszcze bardziej ułatwić filtrowanie.

Przeczytaj więcej artykułów Davida Ringstroma.

O autorze:

David H. Ringstrom, CPA kieruje firmą Accounting Advisors, Inc. z siedzibą w Atlancie, świadczącą usługi szkoleniowe i doradcze w zakresie baz danych w całym kraju. Skontaktuj się z Davidem pod adresem [chronione pocztą elektroniczną] lub śledź go na Twitter . David przemawia na konferencjach o programie Microsoft Excel i prezentuje webcasty dla kilku dostawców CPE, w tym dla partnera AccountingWEB .