Identyfikacja kierowców w zakresie automatyzacji zgodności

W nawiązaniu do części 1, w której określiliśmy segmentację zadań związanych ze zgodnością i przedstawiliśmy kluczowe informacje, których potrzebujemy do zbudowania modelu rentowności, przyjrzymy się teraz czynnikom, które należy zbadać w celu omówienia wpływu technologii na zgodność.

Moim zdaniem, jest trzech prawdziwych kierowców przy automatyzacji zgodności:

1. W jaki sposób dokonano podziału wewnętrznych zasobów pomiędzy poszczególne segmenty przed automatyzacją?

2. Jak klient może przypisać wartość pomiędzy różnymi segmentami zadań przed automatyzacją?

3. W jakim stopniu automatyzacja wpłynie na każdy segment?

W przypadku tych kierowców wykorzystałem moje osobiste doświadczenie jako przewodnik i poddałem je wzajemnej weryfikacji oraz dostosowaniu w oparciu o ponad 25 wywiadów z innymi małymi firmami na całym świecie. Nie jest to dokładna nauka, ale ja i osoby, z którymi przeprowadzałam wywiady, mieliśmy ponad 20 lat na zajmowanie się małymi i średnimi przedsiębiorstwami, mówienie o składaniu podatków i negocjowanie faktur, myślę, że wszyscy mamy dobry pomysł.

Zbadajmy kierowców:

W jaki sposób można by przypisać wewnętrzne zasoby do każdego segmentu

Patrząc na zasoby wewnętrzne, podzieliłem je na trzy poziomy: księgowy, kierownik i partner. Następnie muszę przydzielić ogólną liczbę godzin na każdy poziom dla każdego segmentu. Godziny te odzwierciedlają wagę pracowników wykonujących pracę na niższym poziomie, a ja nie uwzględniłem dodatkowych godzin, które niezmiennie występują w pracy na niższym poziomie, przy szkoleniu pracowników lub innej nieefektywności, która nie może być obciążająca dla klientów.

  1. Wprowadzanie danych – 8 godzin (5 – Księgowy, 3 kierownik i 0 partner), co stanowi 31 procent całkowitej liczby godzin – Tradycyjne metody księgowania na pulpicie, w tym zestawianie danych i wprowadzanie ich do osobnego systemu, to najbardziej czasochłonna część pracy związanej ze zgodnością. Obejmuje to marnowanie czasu na szukanie surowych informacji.
  2. Poprawianie wprowadzania danych i ponowne kodowanie – 7 godzin (4 – Księgowy, 3 kierownik i 0 partner), co stanowi 27 procent wszystkich spędzonych godzin – Poprawianie błędów w kodowaniu, ponowne kodowanie transakcji i wstępne zapytania klienta również stanowią dużą część pracy związanej ze zgodnością.
  3. Compliance Advisory – 5 godzin (1 – księgowy, 2 kierownik i 2 partner), co stanowi 19 procent wszystkich godzin spędzonych na stanowisku związanym ze zgodnością.
  4. – 5 godzin (1 – Księgowy, 2 kierowników i 2 partnerów), co stanowi 19 procent wszystkich godzin pracy w zakresie zgodności.

  5. Przygotowanie raportów finansowych – 2,5 godziny (1 – Księgowy, 1 kierownik i 0,5 partnera), co stanowi 9,5 procent wszystkich spędzonych godzin – Podczas gdy tworzenie raportu wydaje się proste, czas ten wiąże się z zapewnieniem poprawnego układu, usunięciem nieprawidłowych liczb negatywnych lub innych kwestii, które wyróżniają się jako nieprawidłowe.
  6. Przygotowanie formularzy podatkowych – 2,5 godziny (1 – Księgowy, 1 kierownik i 0,5 partnera), co stanowi 9,5 procent wszystkich spędzonych godzin – Podczas gdy wypełnienie formularza wydaje się proste, czas ten wiąże się z zapewnieniem prawidłowego wypełnienia etykiet. Ponieważ jest to dokument złożony w urzędach, zapewnienie poprawności jest ważne, aby uniknąć przyszłego audytu.
  7. Spotkanie klienta w celu dostarczenia wyniku rocznego – 1 godzina (0 – Księgowy, 0 menedżer i 1 partner), co stanowi 4 procent wszystkich spędzonych godzin – Wiele firm nadal dąży do tego, aby było to spotkanie bezpośrednie (co uważam za ważne), ale w dzisiejszych czasach często odbywa się ono za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu lub online.

Jak klienci mogą wycenić każdy segment

Patrząc na wartość przypisanego klienta, wziąłem standardową roczną opłatę za zgodność (w tym przypadku $5,000) i za każdy segment zadania starałem się przypisać jaką kwotę całkowitej opłaty klient zapłaciłby za ten segment.

  1. Wprowadzenie danych – 0 procent, $0 z $5,000 – “Wartość?”. Mówisz poważnie, każdy idiota może kodować wyciągi bankowe, czyż nie” – mówią wszyscy klienci. Nie ma żadnej wartości postrzeganej przez klienta dla tych zadań. To jest po prostu to, co księgowy musi zrobić, aby upewnić się, że dane są wystarczająco dobre, aby zakończyć resztę pracy związanej ze zgodnością.
  2. Naprawianie wprowadzania danych i ponowne kodowanie – 20 procent, $1,000 z $5,000 – Naprawianie błędów w kodowaniu i ponowne kodowanie transakcji podziela niektóre z wibracji “Nie płacę ci za to”, ale istnieje również ograniczenie ryzyka wokół organów podatkowych mających kary za błędy tego rodzaju. Ma to jednak pewną wartość.
  3. Compliance Advisory – 60 procent, 3.000 dolarów z 5.000 dolarów – Oto, gdzie są pieniądze. Klienci oczekują, żądają i będą płacić dużo, aby zapewnić zgodność z przepisami, zwłaszcza przy najniższej kwocie podatku dozwolonej prawem.
  4. Przygotowywanie raportów finansowych – 5 procent, 250 dolarów z 5.000 dolarów – Jest to jeden z 2 dokumentów, które przedstawiasz klientowi, więc ma on pewną wartość, ale jest trochę tego żałosnego nastroju wokół niego będącego “czasem podatkowym”.
  5. Przygotowanie formularzy podatkowych – 5 procent, 250 dolarów z 5000 dolarów – Ponownie, jest to główny rezultat pracy, która jest zarówno dobra, ma pewną wartość, jak i zła, żałosna atmosfera wokół niej będąca “czasem podatkowym”.
  6. Spotkanie z klientem w celu uzyskania rocznego wyniku – 10 procent, 500 dolarów z 5000 dolarów – Klienci uwielbiają rozmowę i za poświęcony czas, ten segment z pewnością ma pewną wartość.

W jaki sposób automatyzacja technologii wpłynęła na każdy segment

Przyglądając się wpływowi automatyzacji, korzystając z oprogramowania księgowego opartego na chmurze wyłącznie dla moich klientów od ponad 8 lat i będąc częścią niezliczonych grup testowania beta oprogramowania, myślę, że mam dobre wyobrażenie o wpływie technologii na różne obszary mojej pracy w zakresie zgodności.

  1. Wprowadzanie danych – w 95 procentach zautomatyzowane – Mamy teraz wyciągi bankowe, które same kodują się “w stylu ninja” i oczywiście “bez kodowania”, najwyraźniej żyjemy w nirwanie, gdzie księgowi nie muszą już kodować transakcji. Cóż, niezupełnie, ale z pewnością był to główny obszar efektywności księgowych.
  2. Naprawianie wprowadzania danych i ponowne kodowanie – zautomatyzowane w 95 procentach – Tak samo jak wprowadzanie danych, naprawianie błędów i ponowne kodowanie zostało znacznie zredukowane poprzez dopasowanie danych z organów podatkowych i funkcję masowej aktualizacji w oprogramowaniu do księgowości w chmurze.
  3. Compliance Advisory – 0 procent zautomatyzowane – Ze względu na złożoność, interpretację i powiązany charakter przepisów podatkowych, nie ma obecnie dostępnego rozwiązania technologicznego na bazie wieloletnich doświadczeń praktycznych.
  4. Przygotowywanie sprawozdań finansowych – zautomatyzowane w 50 procentach – Na pewno część czasu fizycznego, który został zaoszczędzony przy faktycznym tworzeniu dokumentu, została zaoszczędzona, jest to czas przeglądu ze względu na wagę, która pozostaje.
  5. Przygotowywanie formularzy podatkowych – 50 procent zautomatyzowane – Na pewno część czasu fizycznego, który został zaoszczędzony przy faktycznym tworzeniu dokumentu, została zaoszczędzona, jest to czas przeglądu ze względu na wagę, która pozostaje.
  6. Spotkanie z klientem w celu dostarczenia wyniku rocznego – 0 procent zautomatyzowane – Na tym etapie relacje z klientami są trudne do zautomatyzowania.

Wniosek

Czy zauważyłeś coś ciekawego na temat korelacji pomiędzy wartością postrzeganego klienta a automatyzacją? Segmenty o większej automatyzacji mają wysokie zasoby wewnętrzne , ale niską wartość klienta.

Więc co to oznacza? Cóż, w zasadzie oznacza to, że duże korzyści z zasobów wewnętrznych mają mniejszy wpływ na wartość klienta. To raczej tworzy wewnętrzną efektywność i rentowność niż negatywny wpływ na rentowność firmy.

Ok, teraz, gdy ustaliliśmy kilka ważnych parametrów, zabierzmy się do roboty. Jakie są rzeczywiste rezultaty stosowania technologii w firmie księgowej zorientowanej na zgodność? Dobra, trzymaj się… Zostawię to na razie i pozwolę ci przejrzeć, przetrawić i omówić poglądy w komentarzach (wiem, że chcesz).

W części 3 tej serii, co mówią dane o automatyzacji mojej praktyki/ Jak wypchnąć zyski ponad 60 procent.