Jak CPA może teraz odpowiedzieć na potrzeby kadrowe?

Nasz obecny kryzys zdrowotny postawił przed księgowymi pewne wyjątkowe wyzwania, ponieważ miliony pracowników zostało rozlokowanych, a spodziewane 25 procent firm uważało się za zamknięte z powodu kryzysu COVID-19. Z tego powodu relacje między działami księgowości i kadr stały się ważniejsze niż w jakimkolwiek innym czasie w najnowszej pamięci. W szczególności, CPA patrzą na rzeczywistość bottom-line, podczas gdy specjaliści ds. zasobów ludzkich pracują, aby zrównoważyć wydajność i motywację zespołu w tym trudnym okresie.

W czasie mojej wieloletniej pracy w dwóch firmach z «Wielkiej Czwórki», Banku Światowym, a obecnie w różnych firmach różnej wielkości dla mojej firmy, opracowałem sposoby interakcji z różnymi działami, aby zapewnić przejrzystą i skuteczną metodę współpracy. W okresie kryzysu powinny one być użyteczne dla CPA, aby pomóc w poruszaniu się po niezwykłych i wyboistych wodach.

Dołącz do naszej listy mailingowej

Wpisz swój adres e-mail, aby zapisać się do naszego newslettera i otrzymywać co tydzień najlepsze informacje o AccountingWEB.Wpisz adres e-mail *Enter adres e-mailSign up

Pozostawanie połączonym

Okres ten zmieni sposób przekazywania informacji między ludźmi i działami. W tym czasie przepływ tych informacji pomiędzy księgowymi i specjalistami ds. zasobów ludzkich będzie trwał dłużej, a ich zbieranie i udostępnianie zajmie więcej czasu. Co więcej, w przewidywalnej przyszłości będzie to musiało zostać uwzględnione w planach i harmonogramach oraz ustalone z dużym wyprzedzeniem.

Ponadto wnioski zespołów ds. zasobów ludzkich składane w ostatniej chwili nie będą mogły zostać zrealizowane w krótkim czasie.W związku z tym umowy CPA powinny być przejrzyste i otwarte, aby pomóc w przejściu od jednej szybkiej prośby, rozmowy w biurze do dłuższych, wolniejszych metod komunikacji i struktury.

Obecnie zespoły zasobów ludzkich są przeciążone i – w wielu przypadkach – niedostatecznie wyposażone w zasoby, więc prawdopodobnie zabraknie im wsparcia z ich strony. Zapewnienie przejrzystości i określenie jasnych celów i ram czasowych pomoże złagodzić wstrząsy, które nieuchronnie się pojawią.

Chmurka jest kluczowa

Po drugie, jedną z kwestii, która może się pojawić, jest to, że jeśli zespoły zasobów ludzkich nie przeniosą się w pełni do środowiska opartego na chmurze, mogą nie mieć dostępu do wszystkich informacji potrzebnych księgowym w tym okresie. Wielu specjalistów ds. zasobów ludzkich czuło się komfortowo w środowisku biurowym przez całe swoje życie zawodowe, a okres ten wywraca do góry nogami procesy i lokalizacje pracy. Oznacza to, że wiele zespołów musiało dostosować się do nowego sposobu pracy w bardzo krótkim czasie.

W związku z tym niektóre procesy lub informacje, których potrzebują księgowi, mogą nie być dla nich od razu dostępne, jak to miało miejsce wcześniej. Dlatego też, aby temu zaradzić, ważne jest, aby wszystkie możliwe rodzaje informacji, których mogą wymagać CPA w tym czasie, zostały zidentyfikowane i omówione z zespołami ds. zasobów ludzkich tak wcześnie, jak to możliwe.

Poruszając się naprzód, trzeba będzie podjąć decyzję o tym, jak zbierać informacje lub pracować wokół tego braku informacji. Ponownie, może to spowodować pewien konflikt między zespołami, ale przejrzystość i otwartość w stosunku do siebie nawzajem pomoże w pracy nad tymi kwestiami w perspektywie krótko- i średnioterminowej.

Wejście na tę samą stronę

Po trzecie, nawet podczas kryzysu COVID-19, należy kontynuować normalne działania. Mniej więcej o tej porze roku często zdarza się, że podwyżki wynagrodzeń i premie są należne, i zarówno księgowi, jak i specjaliści ds. zasobów ludzkich muszą być na ten okres przygotowani.

Nie są to łatwe decyzje w obecnym środowisku i mają daleko idący wpływ na samopoczucie i motywację pracowników w trudnych czasach. Dlatego też decyzje ekonomiczne podejmowane przez księgowych nie powinny być podejmowane w oderwaniu od zrozumienia ich wpływu na pracowników, dlatego też konieczne będzie zaangażowanie działu kadr.

Zespoły ds. zasobów ludzkich zostaną poproszone o opracowanie szeregu analiz dla księgowych i będą musiały zająć się szerszym zagadnieniem, w jaki sposób podwyżki wynagrodzeń i premie będą wpływać na ludzi teraz i w przyszłości. Będzie to musiało być rozważone w kontekście działalności i sytuacji, ale co więcej, oceny pracowników muszą być nadal prowadzone niezależnie od tego, czy są one źródłem premii, czy też nie. Zespoły HR będą musiały wspierać ten proces i pomagać w jego zakończeniu.

Z drugiej strony, istnieje mnóstwo decyzji, które będą musiały zostać podjęte przez księgowych i specjalistów ds. zasobów ludzkich i będą one trudne. Mogą one obejmować takie kwestie jak zwolnienia, urlopy, premie i podwyżki płac.

Współpraca jest kluczem

Niewątpliwie pojawią się nieporozumienia, ale CPA i zespoły HR muszą pracować i współpracować, aby zrozumieć i rozwiązać je w skuteczny sposób. Decyzje i rozwiązywanie różnic zdań będzie wymagało czasu i jest trudniejsze w środowisku zdalnym niż w przypadku wideokonferencji i rozmów telefonicznych. Proces ten będzie wymagał cierpliwości i wspólnego wysiłku ze wszystkich stron, ale ostatecznie wspólna praca nad tymi decyzjami będzie lepsza dla firmy w dłuższej perspektywie.

W tym czasie trzeba będzie również podjąć inne decyzje handlowe, takie jak urlopy macierzyńskie lub zwolnienia. Nie można tego zrobić bez wkładu zespołu HR, ponieważ zapewni on niezbędny wgląd i będzie musiał być częścią «podróży».

Zespół zasobów ludzkich będzie musiał stawić czoła pracownikom i zarządzać procesem komunikacji pomiędzy firmą a personelem. Jako CPA musimy szanować trudną sytuację, w jakiej znajdują się obecnie zespoły HR, dlatego starajmy się być pomocni i dostarczać im tyle informacji, ile potrzebują, aby pomóc w pełnieniu swojej roli. Tego typu działania zostaną spłacone w przyszłości.

Księgowi będą potrzebowali informacji na temat prognoz i budżetów od działu kadr, ale co najważniejsze, muszą być one przekazywane na wczesnym etapie i jasno. W scenariuszu pracy zdalnej, w którym znajduje się wiele osób, zebranie wymaganych informacji zajmie więcej czasu niż zwykle, a rzeczy nie da się zebrać w ostatniej chwili. Krótko mówiąc, spróbuj dać o tym znać swoim kolegom z działu kadr przed jakąkolwiek potencjalną konfrontacją w dalszej kolejności.

Gdzie pasuje ochrona

Innym aspektem, który w tym okresie będzie musiał być nadzorowany przez dział kadr przedsiębiorstwa, jest bezpieczeństwo. W zależności od zdalnego dostępu do serwerów, konieczne może być wysłanie pocztą elektroniczną wysoce poufnych informacji – protokoły takie jak szyfrowanie i hasła będą musiały być wdrożone i ściśle przestrzegane. Bądź świadomy, że może to być zbyt stresujący czas dla pracowników HR, gdy mają do czynienia z bezpieczeństwem, więc ponoś je w tym okresie.

Wpływ na listę płac

Wreszcie, jeśli masz do czynienia z funkcją HR zleconą na zewnątrz, może ona obejmować listę płac. Usługodawcy ci sami będą mieli podobne problemy wewnętrzne i/lub mogą być rozciągnięci na ogromną liczbę spraw związanych z kadrami i płacami do załatwienia dla swoich klientów. Musisz komunikować się z nimi tak wcześnie, jak to możliwe, aby potwierdzić dalsze wsparcie i wszelkie zmiany w harmonogramach dostarczania im informacji, aby mogli oni prowadzić listy płac i wszelkie inne usługi.

Myśli końcowe

Jest to okres testowy zarówno dla działów CPA, jak i HR, więc upewnij się, że masz dobrą komunikację, jesteś otwarty i jasny, i wykorzystaj ten okres do poznania różnych metod pracy w różnych zespołach. Wszyscy stoimy przed wyjątkowymi wyzwaniami, ale miejmy nadzieję, że okres ten zapoczątkuje drogę do bardziej wspólnej i sprzyjającej współpracy struktury pracy w przyszłości.

Jak układać warstwy w usługach doradztwa personalnego

Księgowi mogą mieć prawo do doradztwa w zakresie obsługi kadrowej