Jak CPAs Żonglerka rozprasza uwagę na pracę

przez Ricka Telberga

Niekończący się strumień e-maili, chętni współpracownicy, niespodziewani klienci pukający do twoich drzwi i telefony, które nigdy nie przestają dzwonić – brzmią zbyt znajomo? Jeśli tak, to nie jesteś sama.

Prawdziwe pytanie brzmi – jak utrzymać koncentrację w tym chaosie?

Według badania CPA Trendlines przeprowadzonego przez Bay Street Group, 34 procent CPA “często” czuje się rozproszone, a kolejne 34 procent “czasami” jest rozproszone. Kolejne 22 procent jest “często” rozproszonych.

CPA opierają się na kilku kluczowych nawykach mających na celu maksymalizację wydajności i minimalizację rozproszenia uwagi, w tym na następujących elementach:

  • Ścisłe planowanie poczty elektronicznej i aktywności internetowej
  • Przygotowywanie dziennych wykazów rzeczy do zrobienia
  • Zmiana godzin pracy na wczesne przedpołudnie lub wieczór w celu zminimalizowania przerw w pracy
  • Odkładanie dyskretnych bloków czasu na rozmowy telefoniczne i spotkania

Oczywiście, łatwiej to powiedzieć niż zrobić.

“Skupiony”? To bardzo trudne. “Skupiony? Najlepsze dla mnie jest zrobienie listy i trzymanie się jej, czego teraz nie robię”, mówi Jim Kinsler z Cincinnati.

Niezależnie od tego, czy chodzi o sporządzanie listy rzeczy do zrobienia, zamykanie drzwi do biura, czy też wyłączanie telefonu, CPA mają różne sposoby na zachowanie koncentracji. Niektóre z nich wydają się działać lepiej niż inne i są dalekie od jednego, uniwersalnego podejścia.

Ken Lehto z San Francisco, na przykład, wykonuje swoją najlepszą pracę od około południa do 21:00. To gwarantuje mu duży blok nieprzerwanego czasu od 17:00 do 21:00. Dużym wyzwaniem jest trzymanie się z dala od Internetu do czasu zakończenia projektu.

Deborah Lavinsky z Phoenix nazywa siebie “Królową wielozadaniowości”. “Generalnie”, jak mówi, wybieram dwa do trzech projektów dziennie i pracuję tam i z powrotem. Nie uważam się za niezorientowaną, pracując w ten sposób. Jestem w stanie czuć się w ten sposób odświeżona i pełna energii. Jeśli mam bardzo czasochłonny projekt, to robię go wyłącznie. Rzeczywistość w mojej branży jest taka, że jest wiele rzeczy do żonglowania i w dzisiejszych czasach robi się to głównie przez e-mail. W zeszłym roku pracowałem z trenerem, aby udoskonalić zarządzanie czasem spędzonym na e-mailu, ale sprawdzanie go tylko dwa razy dziennie nie jest praktyczne”.

Brenda Zamzow z Los Angeles, również walcząc z rozproszeniem poczty elektronicznej, postanowiła przenieść skrzynkę odbiorczą z pulpitu. “Kilka tygodni temu, przeniosłam skrzynkę odbiorczą z biurka, więc teraz nie mam ochoty często jej sprawdzać. To działa. Poza tym, kiedy zamykam laptopa na biurku, jestem w stanie lepiej się skupić, ale rzadko mam na to odwagę.”

Inne osoby, jak Deborah Bieber z Chicago, decydują się na pracę w nocy, gdy biuro jest ciche, a nawet w weekendy. “Zamykam swoje drzwi. Ale potem jest e-mail i telefon. Pracuję do późna, kiedy wszyscy wyjeżdżają lub przychodzą w weekendy.”

Poza strojeniem zewnętrznych elementów rozpraszających uwagę, takich jak telefon i e-mail, wiele osób odnosi sukcesy w tworzeniu list rzeczy do zrobienia i wyznaczaniu celów.

Michael Chaffee z Troi, Michigan, posuwa się aż do utrzymywania godzinnych list rzeczy do zrobienia.

Harry C. Ballman, MBA, CPA, z Annapolis, Maryland, radzi”,Ustalić plan działania na każdy dzień, z czasem pomiędzy zadaniami do podjęcia “dodatków”, które występują w ciągu dnia. Oczywiście, dotarcie do biura do 6:30 również pomaga”.

Artykuły pokrewne:

  • It’s about Time: Successfully Managing a To-Do List
  • Planowanie zadań w Perspektywie
  • Wskazówki dotyczące zarządzania czasem

Przedrukowano za zgodą CPA Trendlines.