Zezwolenie księgowym na pracę w domu (przynajmniej przez część czasu) ma wiele zalet. Oszczędza pieniądze na powierzchni biurowej, redukuje czas tracony na podróże i pozwala księgowym na większą równowagę między pracą a życiem prywatnym. Co więcej, pracownicy zgłaszają większą produktywność podczas pracy w domu. Ostatnie badanie przeprowadzone przez FlexJobs wykazało, że 50% respondentów twierdzi, że dom jest ich najbardziej produktywnym miejscem pracy.
W miarę jak firmy księgowe zaczynają dostrzegać korzyści, w świecie księgowości pojawiła się wirtualna rewolucja w pracy. Według innego badania przeprowadzonego przez FlexJobs, 80% badanych firm miało elastyczną organizację pracy dla niektórych pracowników, a 37% zgłosiło formalną, pisemną, elastyczną politykę pracy. Wszystkie 4 duże firmy zajmujące się księgowością i wiele innych mniejszych firm może pochwalić się obszerną polityką elastyczności.
Chociaż jest wiele zalet, praca w zespole wirtualnej księgowości wiąże się z własnymi wyjątkowymi wyzwaniami. Bez koleżeństwa, które w naturalny sposób rozwija się w wyniku codziennych spotkań z kolegami, trudno jest zbudować takie samo zaufanie i poczucie wspólnoty. Oto kilka kluczowych taktyk, dzięki którym zespoły wirtualne będą mogły pracować prawidłowo.
- Planowanie regularnych spotkań
Przydatne może być wyznaczenie spójnego dnia i godziny na sprawdzanie z kolegami postępów i rozwiązywanie wszelkich problemów lub wyzwań. Pomaga to ujednolicić cele i oczekiwania zespołu. Ponadto wiedza o tym, nad czym pracują Twoi współpracownicy i jakie wyzwania stoją przed nimi, może pomóc w promowaniu empatii. Jest to niezbędne do stworzenia bardziej przyjaznego środowiska, w którym współpracownicy są gotowi do wzajemnej pomocy.
- Jasno określić oczekiwania dotyczące zadań i procesów
Bez udogodnienia, jakim jest możliwość wpadnięcia do biura swojego kolegi, koordynacja zadań w wirtualnym zespole księgowym może być trudniejsza. Ponownie, celowa i jasna komunikacja jest konieczna, aby zapewnić, że wszyscy są po tej samej stronie. Dlatego ważne jest, aby skupić uwagę na szczegółach projektowania zadań i procesów, które będą wykorzystywane do ich realizacji. Ta dbałość o szczegóły (która powinna być łatwa dla księgowych) może w znacznym stopniu przyczynić się do zmniejszenia błędnej komunikacji.
- Ustawić regularny system sprzężenia zwrotnego
Pracownicy chcą być doceniani za swoją pracę. Jest to niezbędne do promowania zaangażowania i zaangażowania pracowników. Według badania przeprowadzonego przez StackHands, firmy, które wdrażają regularne informacje zwrotne od pracowników, mają wskaźnik rotacji pracowników niższy o 14,9% niż pracownicy, którzy nie otrzymują informacji zwrotnej. Dlatego tak ważne jest, aby zachęcać do przekazywania informacji zwrotnych na temat wirtualnego zespołu księgowego. Równie proste może być konsekwentne wykrzykiwanie zwycięstw swoich kolegów z pracy w narzędziu do przesyłania wiadomości. Alternatywnie, narzędzia takie jak Bonusly, narzędzie, które pozwala pracownikom na wysyłanie sobie nawzajem mikrobusów, mogą być kolejnym świetnym sposobem na świętowanie swoich zwycięstw.
- Zastosuj właściwą technologię
Dla Twoich regularnie zaplanowanych spotkań, hosting w wideo stawia twarz do osoby, z którą pracujesz i tworzy bardziej autentyczne połączenie. Ponadto, umiejętność czytania mowy ciała i słów zmniejsza ryzyko błędnej komunikacji. Ponadto, istnieje tak wiele narzędzi, które są świetne do organizowania wirtualnych spotkań, w tym Zoom, Google Hangout, Vidyo.Więc to jest łatwiejsze niż kiedykolwiek, aby spotkać się wirtualnie!
Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Hive, są świetne do ustalania priorytetów i śledzenia wyników bez pozornie niekończących się łańcuchów emailowych. Ponadto, narzędzia te podtrzymują historię poprzednich dyskusji, co ułatwia innym nadrabianie zaległości po nieobecności. Istnieje wiele opcji, jeśli chodzi o oprogramowanie do zarządzania projektami, ale warto poświęcić swój czas na zbadanie możliwości zwiększenia wydajności zespołu księgowego.
W wirtualnym zespole księgowym o wiele trudniej jest wiedzieć, co członkowie zespołu robią każdego dnia. Choć zaufanie jest ważne, istnieje wiele wspaniałych aplikacji i narzędzi, które dają pewność, że każdy z nich przynosi efekty. Jednym z przykładów jest iDoneThis prosta aplikacja internetowa, która wysyła wieczorny e-mail z przypomnieniem do wszystkich członków zespołu, aby napisać szybką odpowiedź, co zrobili tego dnia. Następnego dnia, każdy otrzymuje streszczenie tego, nad czym wszyscy inni pracowali. Ponadto, aplikacje do śledzenia czasu pracy (szczególnie przydatne przy rozliczaniu godzinowym), takie jak TimeDoctor i Hubstaff, mogą pomóc upewnić menedżerów, że ich pracownicy pracują.
Chociaż praca wirtualna wiąże się z pewnymi wyzwaniami, warto podjąć wysiłek, aby pomóc swojemu zespołowi osiągnąć wspaniałe rzeczy z większą elastycznością.
