Jak doradzać małym i średnim przedsiębiorstwom w zakresie płatności międzynarodowych

Zasięg małych firm jest coraz bardziej globalny, w rzeczywistości ostatnie badanie wykazało, że 46 procent zamierza rozwijać swoich międzynarodowych klientów, a 41 procent chce rozszerzyć swoje globalne relacje z dostawcami.

Rozwój międzynarodowy oferuje większe możliwości dla pracowników, klientów, partnerstw i większych sieci dostawców, ale nie jest pozbawiony wyzwań. Wraz z ekspansją międzynarodową pojawiają się płatności międzynarodowe, ponieważ odpowiedni talent może wymagać pracy z freelancerami oddalonymi o tysiące mil i płacenia w obcych walutach.

The Challenges of International Business Payments

Jeśli chcesz być źródłem usług księgowych i controllingu dla swoich klientów w miarę ich rozwoju na całym świecie, musisz zrozumieć powszechne pułapki płatności międzynarodowych i pomóc swoim klientom skutecznie i przejrzyście z nimi współpracować. Oto niektóre z najważniejszych wyzwań, jakie niosą ze sobą globalne płatności biznesowe, oraz wskazówki, jak je pokonać.

1. Brak kontroli i sald

Jednym z podstawowych zadań księgowego jest dopilnowanie, aby przy dokonywaniu płatności klienci przestrzegali odpowiedniej formy i procedur. Śledzenie takich spraw jak zatwierdzenia i rozdzielenie obowiązków może być wystarczająco skomplikowane przy płatnościach krajowych, ale nadzorowanie płatności międzynarodowych wiąże się z większymi komplikacjami.

Międzynarodowe płatności biznesowe przyjmują wiele form, w tym przelewy bankowe, karty kredytowe i różne aplikacje płatnicze, a wiele z nich nie zapewnia lub nie egzekwuje kontroli i sald. Podczas gdy dokonywanie płatności może być proste, obejmujące niewiele więcej niż formę lub kliknięcie, nie oznacza to, że płatności są odpowiednio sprawdzane, zatwierdzane lub śledzone, więc można się do nich łatwo odwołać później.

Aby pomóc chronić swoich klientów, należy upewnić się, że korzystają oni z międzynarodowych metod płatności, które obejmują przegląd przez wszystkie właściwe strony, przechwytywanie uwag i dokumentacji oraz pozostawienie na końcu gotowej do audytu ścieżki.

2. Nieefektywność

Płatności międzynarodowe były w przeszłości nieefektywne. Twoim zadaniem jest uczynienie tego procesu jak najbardziej efektywnym dla Twoich klientów. Powtarzające się zadania, takie jak wypełnianie niezliczonych formularzy przelewów lub ciągłe uczenie się nowych platform, marnują cenny czas.

Stwarzają one również ryzyko kosztownych błędów płatniczych, ponieważ zbędne wprowadzanie danych otwiera drzwi do drobnych błędów, które powodują istotne problemy. Korzystanie z tych samych narzędzi i procesów dla wszystkich klientów może znacznie zwiększyć wydajność i ograniczyć możliwość popełnienia błędu.

Zamiast uczyć się nowych platform lub rozwiązań dla każdego klienta (na przykład różnych procesów bankowych i portali), lepszym podejściem jest praca z jednym kompleksowym rozwiązaniem w zakresie płatności cyfrowych w całej bazie klientów, które może obsługiwać zarówno międzynarodowe, jak i krajowe potrzeby płatnicze. Właściwa platforma będzie wykorzystywać te same procesy dla wszystkich rodzajów płatności, pozwalając klientom na autoryzowanie płatności za pomocą jednego kliknięcia lub stuknięcia.

Nie chcesz marnować czasu, próbując poruszać się po nieporęcznych platformach płatniczych i nie powinieneś też prosić o to swoich klientów.

3. Hassles for Recipients

3.

Płatności międzynarodowe stanowią wyzwanie zarówno dla odbiorców, jak i nadawców. Pomyśl o tym, ile czasu potrzeba, aby zagraniczny sprzedawca otrzymał płatność czekiem – Twój sprzedawca musi poczekać na przekazanie pieniędzy do banku, poczekać na ich rozliczenie, poczekać na wystawienie czeku, a następnie poczekać na jego dostarczenie za granicę.

Po tym wszystkim muszą iść do banku, zdeponować czek, poczekać na jego rozliczenie, a następnie poczekać na jego przeliczenie na lokalną walutę i zdeponowanie na swoim koncie. Proces ten może trwać tygodniami.

Jeśli chcesz utrzymać swoich cenionych międzynarodowych dostawców i freelancerów, płatności międzynarodowe muszą być dla nich tak łatwe i szybkie, jak to tylko możliwe. Najlepszym sposobem na osiągnięcie tego celu jest wydawanie płatności elektronicznych, które trafiają bezpośrednio na ich konta, eliminując grę oczekującą i czyniąc rzeczy znacznie wygodniejszymi po stronie odbiorcy.

Chcesz sprawić, żeby było jeszcze wygodniej? Niech Twoi klienci płacą za kontakty zagraniczne w swoich lokalnych walutach, dzięki czemu nie muszą zajmować się wymianą walut po swojej stronie.

4. Księgowość po fakcie

W przypadku korzystania z różnych platform płatniczych dla płatności międzynarodowych, które są specyficzne dla danego banku lub wielu różnych platform płatniczych, nieuchronnie muszą Państwo zająć się późniejszym uzgodnieniem zapisów księgowych. Nawet jeśli do płatności mogą być dołączone notatki, nie zawsze jest jasne, kiedy przychodzi czas na uzgodnienie.

Gonienie informacji o przedpłatach i kursach wymiany walut jest czasochłonne i może łatwo prowadzić do pomyłek i błędów. Po przejściu na płatności cyfrowe dokonywane za pośrednictwem scentralizowanej platformy, większość pozafaktowych transakcji księgowych jest eliminowana z procesu płatności międzynarodowych.

Pojedyncza platforma, która wykorzystuje automatyzację AP i integruje się z rozwiązaniami księgowymi, takimi jak QuickBooks i Xero, usprawnia proces płatności międzynarodowych, dając Ci szacunkowe dane podczas wprowadzania płatności oraz ostateczne stawki i opisy podczas realizacji płatności, więc nie ma co później odgadywać.

5. Woda do bieżnikowania z Twoimi klientami

Chcesz, aby Twoi klienci widzieli w Tobie swojego zaufanego doradcę, ale możesz pełnić tę rolę tylko wtedy, gdy jesteś w stanie głęboko zanurzyć się w ich danych księgowych i finansowych. Jeśli polegasz na procesach i technologiach, które są nieefektywne i czasochłonne, utkniesz na powierzchni wody, sprzątając książki i goniąc za szczegółami, a nie nurkując i wykorzystując swój czas do pomocy klientom w rozwoju ich firm. Konsolidacja i integracja wszystkich technologii księgowych w jedną platformę ułatwi Ci pokazanie klientom, jak wiele wartości możesz im zaoferować.

The Answer to Better International Business Payments

Obsługa płatności globalnych i krajowych za pośrednictwem jednej platformy znacznie ogranicza wyzwania związane z płatnościami międzynarodowymi, które sprawiają, że wiele przedsiębiorstw i księgowych boryka się z trudnościami. Z punktu widzenia outsourcingu księgowości, korzystanie z ujednoliconej platformy pozwala na skuteczne skalowanie pracy. Gdy wszystko znajduje się w jednym miejscu i działa w ramach tego samego obiegu dokumentów, można zwiększyć wydajność we wszystkich obszarach.

Jeśli jesteś na pokładzie nowego personelu, możesz go szybko uruchomić, bez konieczności ponownego wymyślania koła dla każdego klienta. Na przykład, używamy Bill.com do wszystkich płatności zarówno międzynarodowych jak i krajowych. Wszyscy pracownicy są na nim przeszkoleni, a fakt, że może on przeliczać na lokalne waluty, wymuszać rozdzielenie obowiązków, synchronizować się z głównymi programami księgowymi i tworzyć automatyczną ścieżkę audytu sprawia, że płatności globalne są niezwykle wydajne dla firmy.

Ujednolicona platforma płatnicza sprawia również, że sprawy stają się bardziej efektywne dla Twoich klientów. Kiedy rozumieją oni, jak funkcjonuje system i przepływy pracy, kto jest w to zaangażowany i co się dzieje z dokonywaniem płatności, lepiej rozumieją swoją rolę w tym procesie i doceniają wartość weryfikacji i zatwierdzania płatności po ich zakończeniu.

Korzystanie z jednej cyfrowej platformy płatności biznesowych również zmniejsza liczbę błędów, ponieważ po pierwszym prawidłowym ustawieniu informacji o sprzedawcy nie ma potrzeby ponownego wprowadzania tych informacji i ryzykuje się popełnienie drobnych błędów w płatnościach. Cały proces jest doskonalony od początku do końca, z większą widocznością i kontrolą po drodze. Dodatkowe korzyści płyną z dokładnych danych o przepływie gotówki w czasie rzeczywistym dzięki synchronizacji i automatyzacji platformy, tańszym płatnościom dzięki wyeliminowaniu opłat za przelewy oraz szybszym i bezpieczniejszym płatnościom niż w przypadku czeków papierowych.

Wniosek

Jeśli chodzi o płatności międzynarodowe, efektywność jest w najlepszym interesie wszystkich. Przyjęcie cyfrowych międzynarodowych płatności biznesowych poprzez zintegrowaną platformę płatniczą eliminuje wiele powszechnych pułapek płatności międzynarodowych i stawia Cię w najlepszej pozycji, abyś mógł służyć jako zaufany doradca dla swoich klientów.

Powiązane artykuły

Dlaczego księgowi powinni korzystać z płatności automatycznych

Opodatkowanie dochodów zagranicznych, Bitcoin i narkotyków