Jak hosting może być rozwiązaniem Twojej firmy w zakresie pracy zdalnej?

Ponieważ coraz więcej firm musi stawić czoła sztywnej rzeczywistości, w której praca w biurze po prostu nie jest obecnie realnym rozwiązaniem, jednym z rozwiązań kwestii pracy zdalnej jest hosting w chmurze. Wiele firm ma już pewne aspekty swojej codziennej pracy w środowisku hostingowym, podczas gdy inne unikały tego z własnych powodów.

Poniżej znajduje się krótki artykuł o tym, jak firmy mogą szybko uzyskać hosting skonfigurować i odnosi się do kilku kluczowych kwestii organizacje mogą mieć o dokonanie ruchu.

Epidemia wirusa koronaawirusowego wstrząsnęła światową gospodarką i tylko w ostatnich kilku dniach kilka znanych firm technologicznych, w tym Microsoft, Twitter i Amazon, wezwało pracowników do pracy w domu i nałożyło surowe ograniczenia na podróże pracowników.

Firmy księgowe i inne profesjonalne organizacje usługowe mają stosunkowo dużo szczęścia. Jako przedsiębiorstwa oparte na informacjach, przedsiębiorstwa mogą wprowadzić plany i systemy, które pozwolą im na złagodzenie skutków biznesowych pandemii. Pierwszą kwestią, przed którą stanie wiele firm, jest to, czy ich pracownicy będą w stanie wykonywać swoją pracę zdalnie i będą w stanie uzyskać dostęp do systemów i aplikacji, które są im potrzebne, aby pozostać produktywnymi i służyć klientom.

Dołącz do naszej listy mailingowej

Wpisz swój adres e-mail, aby zapisać się do naszego newslettera i otrzymywać co tydzień najlepsze informacje o AccountingWEB.Wpisz adres e-mail *Enter adres e-mailSign up

Hosting w chmurze od dawna jest wykorzystywany przez firmy, które chcą zlecać swoją infrastrukturę IT na zewnątrz, zatrudniać pracowników w wielu lokalizacjach i pozwalać na elastyczność. Teraz firmy muszą być zdalne lub ryzykować zdrowie i bezpieczeństwo swoich pracowników. Jeśli szukasz przenieść się do środowiska hostingowego tak szybko, jak to możliwe, rozważ te najlepsze praktyki:

1. Określić, które aplikacje muszą być hostowane

Firmy korzystają obecnie z różnych rozwiązań SaaS i rozwiązań lokalowych w miarę przechodzenia branży na środowisko bardziej oparte na chmurze. Ten największy czynnik, który należy wziąć pod uwagę, to miejsce, w którym przechowuje się dokumenty klientów (tzn. czy są one przechowywane lokalnie na dysku?).

Przy przechodzeniu do środowiska hostowanego należy upewnić się, że cały personel będzie miał możliwość dostępu i przechowywania projektów, nad którymi pracuje, w centralnej lokalizacji. W czasie sezonu podatkowego, ograniczony dostęp do dokumentów znacznie ograniczy wydajność firmy.

Oprogramowanie podatkowe, zarządzanie praktykami i dokumentami są niezbędne do utrzymania zespołu, produktywności, czasu rozliczeń i realizacji zadań klienta. Określ, z jakich systemów korzystasz dzisiaj w lokalu i potwierdź, że jesteś w stanie wprowadzić je do swojego hostowanego środowiska.

2. Zapewnić bezpieczeństwo

W przypadku pracowników pracujących w domu, bezpieczeństwo poufnych informacji o klientach musi być traktowane priorytetowo. Zapewnienie personelowi bezpiecznego, stabilnego i niezawodnego połączenia jest pierwszym krokiem. Następnie należy zapoznać ich z najlepszymi praktykami w zakresie zabezpieczania domowego połączenia Wi-Fi, przechowywania dokumentów klientów i wysyłania do nich wiadomości e-mail. Pracownicy powinni nadal korzystać z tych samych metod przesyłania informacji o klientach za pośrednictwem portali klienckich i bezpiecznego przesyłania dokumentów.

3. Wybrać odpowiedniego dostawcę chmury

.

Wybór dostawcy chmury może być przytłaczający. Jakie są różnice? Czym różnią się wspólne chmury i chmury prywatne? W How to Pick a Cloud Hosting Provider, Brian Tankersley doradza znalezienie dostawcy usług hostingowych, który specjalnie współpracuje z księgowymi i rozumie wymagające obciążenie pracą wielu aplikacji księgowych. Potwierdź protokoły bezpieczeństwa dostawców usług hostingowych, użyj uwierzytelniania wieloczynnikowego (MFA), zaszyfruj dane w stanie spoczynku i w tranzycie, a także ich SLA w czasie pracy i obsłudze.

4. Mobilizowanie zdalnej siły roboczej

Dokonajmy przeglądu: Chmura? Sprawdzam. Dane przeniesione? Tak. Systemy działają? Tak. Teraz, jak przenieść pracowników na odległość i zapewnić im możliwość bezproblemowej pracy w środowisku chmury? Piękno środowiska wirtualnego polega na tym, że czuje się ono i wygląda tak samo jak Twój pulpit.

Personel powinien być w stanie uruchomić się w momencie powrotu do domu i otwarcia laptopa, a wszystkie jego niezbędne aplikacje biznesowe powinny być umieszczone w środowisku wirtualnym. Największy wpływ na pracowników będzie miała zmiana w sposobie ich komunikacji.

Będą musieli dostosować się do wirtualnych spotkań i dostosować się do środowiska pracy bez papieru. Dostępnych jest wiele narzędzi do współpracy zespołowej, takich jak Microsoft Teams, Slack i Google Hangouts, które pozwolą Twojemu zespołowi kontynuować komunikację w bardziej konwersacyjnym formacie, a nie tylko polegać na poczcie elektronicznej.

5. Doskonalenie doświadczenia klienta

Księgowi są zaufanymi doradcami, a bliskie relacje z klientami są podstawą ich praktyk. Utrzymywanie i pielęgnowanie relacji pozostaje na pierwszym planie, ponieważ wielu małych klientów biznesowych szuka wsparcia i porady u swojego księgowego w trudnych czasach.

Zapewnienie białej rękawiczki, wysoki komfort obsługi klienta jest całkowicie możliwe. Skorzystaj z wirtualnych spotkań, aby klienci nadal mogli stawić czoła czasowi z Tobą i Twoim zespołem.

Portale dla klientów to łatwy sposób na przesyłanie dokumentów i poczucie bezpieczeństwa przy przekazywaniu swoich danych osobowych. Ułatwiają klientom płacenie faktur dzięki zintegrowanemu rozwiązaniu płatniczemu.

Myśli końcowe

Obecnie ważne jest, aby priorytetowo traktować zdrowie i bezpieczeństwo swoich pracowników i klientów, a najlepszym sposobem na to jest praktyka społecznego dystansu. Niestety, to znacznie utrudnia specjalistom podatkowym i księgowym skuteczne doradzanie swoim klientom.

Ale przyjmując pracę zdalną w bezpiecznym środowisku chmury, Twoja firma może zręcznie poruszać się po tym kryzysie i wszelkich innych kulach krzywizny, które przyjdą Ci na drogę.

Powiązane artykuły

Jak zabezpieczyć swoje oprogramowanie w chmurze

Dlaczego Firm Workflow powinien być w chmurze