Jak kontrahenci federalni mogą poruszać się w labiryncie zgodności z działaniami afirmatywnymi

autorstwa Richarda D. Alaniza

Tego lata firma Tufts Associated Health Plans Inc. zgodziła się zapłacić ponad $370,000 w celu wyjaśnienia zarzutów, że naruszyła federalne przepisy o przestrzeganiu umów, podejmując działania odwetowe wobec ofiar dyskryminacji.

Biuro Federalnych Programów Zgodności z Kontraktami Departamentu Pracy USA (OFCCP) wcześniej oskarżyło firmę z siedzibą w Massachusetts o naruszenie federalnych wymogów dotyczących działań afirmacyjnych.

Według OFCCP, w maju 2009 r. Tufts zgodziła się zatrudnić pracowników mniejszościowych jako przedstawicieli obsługi klienta, aby ustalić, że jej praktyki zatrudniania były dyskryminujące wobec mniejszości. Niespełna rok po zawarciu tej umowy jeden z pracowników złożył do OFCCP skargę, w której stwierdził, że został zwolniony z pracy ze względu na swoją rasę i podjął działania odwetowe ze względu na swój status członka klasy chronionej. Pracownik twierdził, że mniejszości zatrudnione w ramach programu akcji afirmatywnej nakazanego przez OFCCP były odseparowane od innych pracowników i musiały przestrzegać surowszych standardów podczas szkoleń. Po przeprowadzeniu dochodzenia, biuro stwierdziło, że Tufts podjął działania odwetowe przeciwko dwunastu członkom klasy.

“Naszym zadaniem jest ochrona pracowników, promowanie różnorodności i egzekwowanie prawa”, powiedziała w oświadczeniu dyrektor OFCCP Patricia A. Shiu. “Ta odpowiedzialność wobec pracowników trwa długo po zakończeniu dochodzenia”. Wszelkie próby odwetu na pracownikach, którzy już zostali poszkodowani przez niesprawiedliwe traktowanie, tylko pogłębiają ten problem i nie będą tolerowane przez tę administrację”.

Podobnie jak Tufts, każda firma, która zawiera umowy lub zleca podwykonawstwo z rządem federalnym na kwotę przekraczającą 10 000 USD, jest zobowiązana do unikania dyskryminacji pracowników ze względu na płeć, rasę, kolor skóry, religię, pochodzenie narodowe, niepełnosprawność lub status chronionego weterana. Prawie jedna czwarta amerykańskich pracowników jest zatrudniona przez firmę, która prowadzi interesy z rządem federalnym, według Departamentu Pracy, więc znaczna liczba firm podlega jurysdykcji OFCCP.

Zmieniający się krajobraz regulacyjny zwiększył presję na wykonawców, aby spełniali wymagania dotyczące działań afirmacyjnych, jak również agresywny program egzekwowania prawa przez OFCCP. Od czasu wprowadzenia w 2010 r. Krajowej Grupy Zadaniowej ds. Równości Wynagrodzeń, OFCCP znacznie zwiększył liczbę działań egzekwujących przestrzeganie przepisów dotyczących dyskryminacji w zakresie wynagrodzeń, co jest jednym z obszarów, które wymagają intensywniejszego przeglądu.

Jeżeli przedsiębiorstwa, które zawarły umowy federalne lub umowy o podwykonawstwo, zostaną uznane za niespełniające wymogów w zakresie równego zatrudnienia i działań afirmatywnych, mogą stanąć w obliczu obowiązkowych zmian w swojej polityce zatrudnienia, jak również złego rozgłosu. W najgorszym przypadku mogą nawet zostać pozbawione możliwości współpracy z rządem. Przepisy regulujące programy działań afirmatywnych dla wykonawców są długie i skomplikowane, dlatego też firmy muszą poświęcić dużo czasu na zapewnienie zgodności i uniknięcie kłopotów.

Trzy prawa, wiele zasad

OFCCP egzekwuje trzy ustawy, które razem regulują równe szanse zatrudnienia dla osób zatrudnionych przez wykonawców federalnych. Ustawy te zakazują dyskryminacji i wymagają od federalnych wykonawców i podwykonawców podjęcia działań afirmacyjnych w celu zapewnienia wszystkim osobom równych szans zatrudnienia. Prawa te są:

1. Rozporządzenie wykonawcze 11246. EO 11246 zakazuje federalnym wykonawcom i podwykonawcom oraz wspomaganym federalnie wykonawcom i podwykonawcom budowlanym, którzy na ogół mają umowy przekraczające 10 000 USD, dyskryminacji w decyzjach dotyczących zatrudnienia ze względu na rasę, kolor skóry, religię, płeć lub pochodzenie narodowe. Wymaga to również od wykonawców podjęcia działań afirmacyjnych w celu zapewnienia równych szans w każdym aspekcie zatrudnienia.

Firmy muszą również w dobrej wierze dążyć do osiągnięcia celów, które OFCCP stawia sobie za cel zatrudnianie kobiet i mniejszości w “wszystkich rzemiosłach i branżach” na swoim terenie, gdzie mają być realizowane umowy.

2. Art. 503 ustawy o rehabilitacji z 1973 r. Art. 503 wymaga akcji afirmacyjnej dla wykwalifikowanych osób niepełnosprawnych dla wszystkich kontraktów federalnych powyżej 10.000 dolarów. Stanowi on również, że wykonawcy i podwykonawcy, którzy mają kontrakty powyżej $50,000 i którzy mają pięćdziesięciu lub więcej pracowników, muszą opracować i utrzymać pisemny program akcji afirmatywnej.

3. Ustawa o pomocy w dostosowaniu Wietnamskich Weteranów z 1974 roku. Ustawa ta wymaga działań afirmacyjnych w odniesieniu do wszystkich praktyk personalnych dotyczących weteranów objętych ubezpieczeniem na kontraktach o wartości 100.000 dolarów lub więcej. Prawo wymaga podjęcia pewnych działań afirmacyjnych w stosunku do weteranów niepełnosprawnych, weteranów służby wojskowej, niedawno odseparowanych weteranów oraz innych chronionych weteranów, którzy służyli w czasie wojny, kampanii lub wyprawy, na którą zatwierdzono odznakę kampanii. Objęci ochroną wykonawcy i podwykonawcy zatrudniający pięćdziesięciu lub więcej pracowników muszą opracować i utrzymywać pisemny program działań afirmacyjnych.

W celu zapewnienia zgodności ze wszystkimi swoimi warunkami, OFCCP przeprowadza okresowe audyty praktyk zatrudniania wykonawców. W trakcie tych ocen, OFCCP analizuje praktycznie każdy aspekt praktyk zatrudnienia w firmie, w tym rekrutację, pośrednictwo pracy, szkolenia, awanse, wynagrodzenia i zwolnienia. Gdy OFCCP zidentyfikuje problemy, zaleci działania naprawcze. Poszczególni pracownicy i organizacje pracujące w imieniu pracowników mogą również składać skargi dotyczące naruszeń.

Jeśli OFCCP zidentyfikuje problem, zwykle zawiera “porozumienie pojednawcze” z wykonawcą. Może ono obejmować zaległe wynagrodzenie, oferty pracy, kredyt starszeństwa, promocje lub inne formy pomocy dla ofiar. Firmy mogą również być zmuszone do wprowadzenia nowych programów szkoleniowych, specjalnych działań rekrutacyjnych lub innych działań.

Jeżeli postępowanie pojednawcze nie powiedzie się, OFCCP skieruje sprawę do Biura Prokuratora Generalnego na administracyjne przesłuchanie egzekucyjne. Jeżeli postępowanie pojednawcze nie zostanie zakończone przed lub po przesłuchaniu, mogą zostać nałożone sankcje. Mogą one polegać na unieważnieniu, rozwiązaniu lub zawieszeniu części lub całości umowy. Wykonawcy mogą również zostać wykluczeni z postępowania, co czyni ich niekwalifikowalnymi do przyszłych kontraktów rządowych. Sprawy mogą być również kierowane do Departamentu Sprawiedliwości w celu egzekucji sądowej.

Nowe przepisy OFCCP

OFCCP wydał ostatnio nowe przepisy dotyczące osób niepełnosprawnych i weteranów. Nowe przepisy wchodzą w życie 24 marca 2013 r., jednak dla firm, których cykl planów działań pozytywnych już obowiązuje, nowe przepisy będą obowiązywać dopiero w następnym cyklu.

Nowe przepisy stanowią istotną warstwę w już i tak złożonym świecie federalnych działań afirmacyjnych. W szczególności, nowe przepisy wymagają od wykonawców dążenia do 7-procentowego poziomu wykorzystania pracowników niepełnosprawnych i 8-procentowego poziomu zatrudnienia dla weteranów objętych ubezpieczeniem. Żaden z tych celów nie jest bezwzględnym wymogiem, ale jego niespełnienie spowoduje, że OFCCP będzie bardziej skłonny stwierdzić naruszenie przepisów.

Ponadto nowe przepisy zwiększają problemy związane z identyfikacją, formatami wykazów stanowisk, przechowywaniem i śledzeniem informacji o kandydatach, a także wymagają zwiększonego prowadzenia dokumentacji. Wykonawcy powinni być świadomi tych przepisów i zacząć planować, jak spełnić ich wymagania.

Następne kroki

Aby zapewnić zgodność z długimi, często skomplikowanymi przepisami federalnymi, firmy, które współpracują z rządem federalnym, lub te, które współpracują z firmami, które pracują dla rządu, muszą podjąć kilka kroków.

Ustalenie jurysdykcji. W większości przypadków jest oczywiste, czy spółka musi przestrzegać obowiązków dotyczących działań potwierdzających wymaganych przez OFCCP. Jednak w niektórych przypadkach są one mniej wyraźne. Przepisy dotyczące powództwa potwierdzającego różnią się również w przypadku wykonawców innych niż budowlani i wykonawcy budowlani. Firmy muszą dokładnie wiedzieć, na czym polega ich stanowisko w oczach OFCCP, aby wiedzieć, jakich przepisów muszą przestrzegać.

Praca z prawnikami. Zapewnienie zgodności wiąże się z zawrotnym zestawem zasad, przepisów i działań. Firmy, które podlegają jurysdykcji OFCCP, muszą regularnie konsultować się ze swoimi wewnętrznymi działami prawnymi i zewnętrznym radcą prawnym, aby mieć pewność, że podejmują wszystkie właściwe działania.

Współpracuj z HR. Ponieważ jurysdykcja OFCCP jest ściśle powiązana z zatrudnianiem, szkoleniem, utrzymaniem i awansem, HR powinien być zaangażowany na każdym etapie.

W związku z tym, że jurysdykcja OFCCP jest ściśle powiązana z zatrudnianiem, szkoleniem, utrzymaniem i awansem, HR powinno być zaangażowane na każdym etapie.

Pociągnij i pociągnij ponownie. Każda osoba zajmująca się zatrudnianiem, szkoleniem, awansem i zwalnianiem powinna przechodzić regularne szkolenia, aby zrozumieć zasady regulujące decyzje dotyczące zatrudnienia. Firmy powinny również sformalizować programy szkoleniowe dla pracowników, aby zrozumieli, co stanowi środowisko wolne od molestowania i czego firma oczekuje od swoich pracowników. Pracownicy powinni również wiedzieć, co robić i do kogo się zwracać, gdy napotkają problem lub będą świadkami czegoś, co może naruszać warunki umowy federalnej ich pracodawcy.

Udokumentować wszystko. Przepisy regulujące przestrzeganie przepisów przez wykonawców federalnych wymagają dużej ilości pracy papierkowej i prowadzenia dokumentacji. Kiedy OFCCP przeprowadza audyt lub pracownik składa skargę, dokładna dokumentacja może w znacznym stopniu przyczynić się do rozwiązania wszelkich wątpliwości i zminimalizowania liczby pytań.

Ustawić programy polecające. Pracodawcy mają zachęcać pracowników mniejszości i kobiety do zatrudniania innych mniejszości i kobiet. Oferując program polecający, firmy mogą dodatkowo motywować pracowników do polecania przyjaciół, rodziny i znajomych.

Dokonaj przeglądu nowych przepisów OFCCP. Nowe przepisy dodają więcej bólu głowy w celu potwierdzenia zgodności działań. Wykonawcy powinni dokonać przeglądu nowych przepisów z radcą prawnym, aby byli gotowi, gdy wymagane jest ich wdrożenie.

Często oceniaj procesy i procedury. Poza wymaganą coroczną aktualizacją pisemnego programu akcji afirmacyjnej, firmy powinny okresowo dokonywać przeglądu każdego aspektu swojej akcji afirmacyjnej i programów równego zatrudnienia w celu zidentyfikowania i zajęcia się wszelkimi obszarami budzącymi obawy.

Żaden wykonawca ani podwykonawca nie chce zagrozić statusowi swoich kontraktów z rządem federalnym. Aby uniknąć problemów i niespodzianek, firmy muszą zrozumieć, czego oczekuje się od ich programów działań afirmatywnych i pozostać w zgodzie ze wszystkimi przepisami rządowymi.

Przeczytaj dodatkowe artykuły z zakresu prawa pracy i zatrudnienia autorstwa Richarda Alaniza.

O autorze:

Richard D. Alaniz jest starszym partnerem w Alaniz and Schraeder, krajowej firmie pośrednictwa pracy z siedzibą w Houston. Od ponad trzydziestu lat jest w czołówce firm zajmujących się prawem pracy i zatrudnienia, m.in. w Departamencie Pracy USA i Krajowej Radzie ds. Rick jest płodnym pisarzem w dziedzinie prawa pracy i zatrudnienia i prowadzi częste seminaria dla firm klientów i stowarzyszeń branżowych w całym kraju. Pytania dotyczące tego artykułu można kierować do Ricka pod (281) 833-2200 lub [chronione pocztą elektroniczną].