Przy wszystkich pytaniach dotyczących obecnie podatku od sprzedaży, należy najpierw ustalić, co to jest «strona odpowiedzialna»? Ponadto, dlaczego pytanie jest tak inwazyjne?
Nasi klienci niechętnie rezygnują ze swojego numeru ubezpieczenia społecznego (SSN) dla celów sprzedaży i korzystają z rejestracji podatkowych. W niektórych przypadkach wymaga to wielu wyjaśnień, zanim dyrektor generalny, dyrektor finansowy lub członek zarządu poczuje się komfortowo ujawniając takie dane osobowe jako wymóg swojej pracy.
Nawet pracownicy generalnie postrzegają ten wymóg jako «nierozsądny» i z pewnością mogę to docenić. To znaczy, kto ufa rządowi, że traktuje swoje informacje z należytą starannością i szacunkiem?
Podczas gdy komunikujemy naszym klientom, że «strona odpowiedzialna» za SSN jest wymogiem zarówno prawnym, jak i wiążącym, nie zawsze jest to wymóg dobrze spełniony. Zgodnie z prawem federalnym i innymi, stanowe i lokalne jurysdykcje podatkowe (SALT) mają pełne prawo wymagać od wielu osób fizycznych rezygnacji z danych osobowych przed powierzeniem firmie funduszy SALT.
Bez informacji o numerze SSN i prawie jazdy podmiot nie może zazwyczaj złożyć państwowej rejestracji. A bez tego niepobrane podatki od przedsiębiorstw mogą generować opóźnione zwroty, kary i odsetki, z którymi należy się zmagać, nie wspominając już o tym, że pobieranie podatków od sprzedaży (lub zaświadczeń o zwolnieniach w tej kwestii) bez odpowiedniego prawa jazdy jest często uznawane za oszustwo.
Wielu z moich klientów uważa, że nie są osobiście odpowiedzialni za zarządzanie podatkiem od sprzedaży, twierdząc, że korporacja lub podmiot, dla którego pracują, jest stroną odpowiedzialną. Udostępniając swoje dane osobowe władzom SALT, oprócz organizacji, stają się oni stroną odpowiedzialną, na haczyku za dokładną i terminową sprzedaż oraz wykorzystują pobieranie i przekazywanie podatku na poziomie firmy.
Kilku klientów, którzy podpisali umowę jako odpowiedzialne podmioty, podjęło nawet dodatkowe kroki, takie jak założenie konta Lifelock, aby ograniczyć część ryzyka związanego z przekazaniem swojej osobistej SSN «nieznanym podmiotom». Choć może się to wydawać nierozsądne, często jest to konieczne. Porozmawiajmy o tym, dlaczego.
Zakładający status powiernika
Wielu sprzedawców detalicznych nie docenia obowiązków pośrednika i zobowiązań prawnych, na których opiera się ich działalność jako powierników podatków od sprzedaży i użytkowania. Podatki od sprzedaży i użytkowania nie należą do przedsiębiorstwa, a jedynie działają jako powiernik, pobierając i przekazując odpowiednią kwotę podatku organom odpowiedzialnym za sprzedaż i użytkowanie.
Jeśli chodzi o odpowiedzialność osobistą za długi podmiotu, zaniechanie poboru lub sprzeniewierzenie podatku od sprzedaży i użytkowania może narazić na ryzyko właścicieli, członków zarządu, dyrektorów, udziałowców i pracowników. Każda z tych osób może zostać pociągnięta do osobistej odpowiedzialności za niepoprawne pobieranie i odprowadzanie podatków od sprzedaży i użytkowania, jeśli zostanie uznana za stronę odpowiedzialną. Odpowiedzialność ta rozciąga się poza działalność gospodarczą na ich majątek osobisty, który może być uważany za wypełniający zobowiązania spółki z tytułu podatku od sprzedaży.
Who You Say You Are
Osoby odpowiedzialne są śledzone poprzez dane osobowe, w tym ich SSN. Prawo federalne zezwala organom podatkowym na zażądanie tego jako dowodu, że dana osoba jest tym, za kogo się podaje.
Osoby fizyczne mogą być prawnie zobowiązane do dostarczania swoich SSN w transakcjach wymagających zgłoszenia do IRS i innych organów podatkowych w większości transakcji finansowych, ewidencji zatrudnienia i deklaracji podatkowych.
Kto jest zobowiązany do przekazania swoich danych SSN i danych osobowych jest obszarem amorficznym. Nie istnieją żadne uniwersalne parametry. Zamiast tego, istnieją niuanse państwowe.
Na przykład:
- Na Florydzie, aby móc pobierać podatek od sprzedaży, muszą się zarejestrować przedsiębiorstwa prowadzące działalność wyłącznie w trybie online oraz w branży ceglano-mursztynowej. Oprócz podstawowych informacji, formularz rejestracyjny wymaga od właściciela SSN, chyba że podmiot jest korporacją, trustem biznesowym, trustem nie-biznesowym, majątkiem lub plemieniem Indian.
- Inne stany nie otworzą konta podatku od sprzedaży bez urzędnika i dyrektora SSN. Formularz podatku od sprzedaży w Teksasie wymaga, aby każdy funkcjonariusz lub dyrektor korporacji dostarczył swoje dane. Często zaczynamy od jednego i sprawdzamy, czy proszą o więcej.
Kto jest odpowiedzialny?
Do strony odpowiedzialnej może zaliczyć się nie tylko osoba, której obowiązki obejmują zarządzanie i płacenie podatków, ale także każda inna osoba posiadająca uprawnienia lub zdolność do kontrolowania płatności i decyzji biznesowych.
Chociaż prawie wszystkie stany mają zasady odpowiedzialności osobistej, Kalifornia, Gruzja, Illinois, Nowy Jork, Karolina Południowa i Teksas należą do tych, które skodyfikowały lub w inny sposób wymagają, aby strona odpowiedzialna była osobiście odpowiedzialna za niepobrane lub niezapłacone podatki firmy.
Identyfikacja odpowiedzialnych stron różni się w zależności od stanu:
- Karolina Południowa wymagała protokołów z posiedzeń zarządu, aby udowodnić, że dana osoba jest prawowicie zatrudniona na stanowisku dyrektora generalnego, dyrektora finansowego lub innego, aby udowodnić, że może prawowicie podpisać się jako «odpowiedzialna strona».
- Firmy muszą zidentyfikować odpowiedzialne strony podczas rejestracji w celu uzyskania podatku od sprzedaży w Gruzji lub ryzyka, że wszyscy członkowie zarządu zostaną uznani za odpowiedzialnych.
- W Nowym Jorku osoba odpowiedzialna jest szeroko definiowana jako osoba aktywnie zaangażowana w prowadzenie działalności gospodarczej na co dzień, decydująca o tym, jakie zobowiązania finansowe są płacone, zatrudniająca i zwalniająca pracowników, posiadająca uprawnienia do sprawdzania podpisów, przygotowująca zeznania podatkowe, posiadająca uprawnienia do podejmowania decyzji biznesowych, lub jest kierownikiem podatkowym lub dyrektorem generalnym. Ponadto, niektóre osoby są automatycznie uznawane za osoby odpowiedzialne, w tym właściciele, wspólnicy, członkowie LLC, a także dyrektorzy korporacyjni, kierownicy i niektórzy udziałowcy.
Takeaway
Najlepszym sposobem, w jaki Twoi klienci mogą chronić swoją firmę i ludzi z osobistej odpowiedzialności za podatki od sprzedaży jest:
- Zapłać to, co jest należne w terminie
- Zadawać pytania przed przekazaniem informacji o SSN i danych osobowych organom podatkowym (pytać, czy przekazanie SSN jest wymagane, jakie są szczegóły dotyczące wykorzystania informacji i jakie prawo lub organ wymaga ich wykorzystania)
- Przegląd zadań i uprawnień decyzyjnych, umów akcjonariuszy, umów z pracownikami, ujawniania informacji o jednostce oraz umów z dyrektorami i osobami zarządzającymi w celu określenia odpowiedzialnych stron w jurysdykcjach, w których prowadzą one działalność
- Zapewnienie wykwalifikowanego personelu i kontroli wewnętrznych w celu zarządzania i zabezpieczenia sprzedaży oraz stosowania zobowiązań podatkowych
- Skonsultować się z doradcą podatkowym w celu uniknięcia lub zaspokojenia obowiązku podatkowego w pierwszej kolejności
Powiązane artykuły
5 Wskazówki dotyczące podatku od sprzedaży wakacyjnej
Co to jest usprawniony podatek od sprzedaży i dlaczego to ma znaczenie