Jak postępować z przestrzeganiem przepisów karty podatkowej dotyczącej sprzedaży

Ostatnio wiceprezes ds. marketingu Avalary Julie Lubetkin rozmawiała z Judy Vorndran, JD, CPA, partnerem w TaxOps, LLC o tym, jak radzi sobie z podatkami od sprzedaży, niezgodnością i innymi złożonymi tematami związanymi z podatkami od sprzedaży.

Przed dołączeniem do firmy Judy była pierwszym krajowym źródłem podatkowym w Top 100 CPA Firmie, gdzie rozpoczęła praktykę w zakresie podatków stanowych i lokalnych (SALT), a także spędziła 14 lat skupiając się wyłącznie na podatkach stanowych i lokalnych w PwC i Deloitte.

Oto co miała do powiedzenia na temat swojej praktyki i w szczególności niszy podatkowej :

Lubetkin: Opowiedz mi trochę o swojej praktyce? O co chodzi z TaxOpsem?

JV : W TaxOps wykorzystujemy naszą wszechstronną wiedzę podatkową i doświadczenie, aby pomóc klientom poruszać się w chaosie polityki podatkowej na wszystkich szczeblach, tworząc zindywidualizowane rozwiązania, które zmniejszają bieżące zobowiązania podatkowe i odkrywają długoterminowe oszczędności podatkowe. Oprócz outsourcingu podatkowego poprzez TaxOps, oferujemy dostosowane do potrzeb klienta rozwiązania i strategie w zakresie podatków państwowych i lokalnych oraz minimalizacji obciążeń podatkowych. Podatki to wszystko co robimy. Koncentrujemy się na przekształceniu najlepszych specjalistów biznesowych naszych klientów w jasne, skuteczne i przyszłościowe plany podatkowe. Nasze rozwiązania dostosowane do potrzeb klienta uwzględniają dyscypliny operacyjne.

Lubetkin: Żadna firma nie chce zalegać z płatnościami, ale dlaczego nieprzestrzeganie przepisów dotyczących podatku od sprzedaży jest tak dużą sprawą?

JV : Państwa mają szerokie uprawnienia w zakresie dochodzenia zwrotu podatków, kar i opłat za nieprzestrzeganie przepisów. Od prostych błędów do rażących oszustw, a wszystko pomiędzy, prawa każdego stanu, w którym działa firma, regulują działalność windykacyjną. Procedury są na ogół takie same w poszczególnych stanach i obejmują pobieranie rachunków bankowych, zajmowanie zwrotów podatku, zarabianie płac, ustanawianie zastawu na aktywach i ściganie spraw karnych.

Lubetkin: Oczywiście są koszty dla firmy za nieprzestrzeganie przepisów. Jakie są niektóre z nich?

JV : Na poziomie federalnym i stanowym mogą być stosowane różne rodzaje kar za nieprzestrzeganie przepisów, takie jak kara za nieterminowe złożenie wniosku, kara za niepłacenie z opóźnieniem, zamrożenie kont bankowych, ustanowienie zastawu na domu, zastawienie przyszłych zarobków (np. świadczeń socjalnych) i zanurzenie się w przyszłych zwrotach podatku, do których możesz być uprawniony. Co więcej, działanie metodą “poczekaj i zobacz” może drogo kosztować Twoją firmę na dłuższą metę; oto niektóre z tych sposobów:

– Opłaty CPA za przygotowanie zwrotów za wszystkie lata, które kiedykolwiek robiłeś w tym samym czasie; płacenie 10.000 dolarów za 10 lat zwrotów za jeden stan boli trochę bardziej niż płacenie 1000 dolarów rocznie za ten sam stan.

– Nieuregulowane płatności podatkowe, plus kary i odsetki.

– Brak ciągłości, utrata informacji, rotacja pracowników i zmiany w systemie – wszystko to sprawia, że ekstrakcja danych i zrozumienie Twojej historii jest bardzo uciążliwe, jeśli nie niemożliwe.

– Strata czasu. Wyciąganie od trzech do ośmiu lat danych historycznych nie jest najlepszym i największym wykorzystaniem Twojego czasu. To może być praca na pełny etat, nie masz go już?

– Przegląd badań Nexus i opłaty za analizę danych historycznych.

– Płacić godzinowe opłaty adwokata lub CPA podczas badania due diligence, aby spróbować zanegować konserwatywną kwotę depozytu oszacowaną przez kupującego.

– Znacznie obniżona cena zakupu lub zwiększony depozyt na pokrycie niezapłaconych podatków.

– Opłaty CPA za przygotowanie umowy o dobrowolnym ujawnianiu informacji (Voluntary Disclosure Agreement – VDA) w celu uwolnienia przekazanej kwoty pieniędzy – prawnie wiążącej umowy, która kosztuje dużo pieniędzy. Oh, spójrz, musisz jeszcze zapłacić, aby złożyć zeznania i zapłacić podatki oraz odsetki.

Często nie ma limitu czasowego na pobieranie niezapłaconych podatków i naliczanie kar za niezgłoszenie. Rząd ma maksymalnie sześć lat od dnia, w którym jakiekolwiek niezłożone zeznanie podatkowe było spowodowane nałożeniem na Ciebie kary za niezłożenie zeznania.

Lubetkin: Jakie są główne powody, dla których firmy nie składają zeznań podatkowych na poziomie federalnym i stanowym?

JV : W artykule Huffington Post z 2013 r. przedstawiono kilka powodów nieprzestrzegania przepisów na szczeblu federalnym: składanie zeznań podatkowych jest skomplikowane, mniej osób uważa, że podatki są sprawiedliwe, składanie zeznań podatkowych jest czasochłonne i kosztowne, a podatki są z natury niepatriotyczne. Na poziomie stanowym te same powody mogą mieć zastosowanie, a następnie dodać do nich stany, w których nie ma miejsca zamieszkania i powody rosną do, "What is the chance of them catching me?"

Lubetkin: Co może zrobić księgowy, aby pomóc klientom zachować zgodność?

JV : Firmy mogą uniknąć tych kosztów, znając swoje obowiązki i przygotowując się do ich spełnienia z góry. Istnieje wiele sposobów, w jaki firmy mogą lepiej zarządzać swoimi pozapaństwowymi obowiązkami podatkowymi.

Muszą oni znać swoje działania, wiedzieć gdzie i co sprzedają, gdzie mają majątek, gdzie pracują lub do kogo podróżują, a także posiadać systemy i procesy umożliwiające ich śledzenie. Kluczowe znaczenie ma śledzenie, gdzie znajdują się ludzie i gdzie znajduje się ich własność, a także miejsce, gdzie uzyskiwane są przychody. Jeśli możesz wysłać fakturę, możesz zastosować podatek od sprzedaży. Jeśli posiadasz listę płac, możesz dodać licencję na podatek od sprzedaży i złożyć zeznanie podatkowe.

Muszą oni również znać swoje zobowiązania podatkowe przed podjęciem działalności gospodarczej. Ponadto muszą rozumieć, w jaki sposób generowane są przychody. Często firmy lubią ukrywać się za ustawą Prawo publiczne 86-272, w której obecność Państwa w państwie może być chroniona, ale dotyczy to tylko celów związanych z podatkiem dochodowym i sprzedażą rzeczowego majątku osobistego. P.L. 86-272 nie chroni sprzedaży usług, podatków od sprzedaży ani podatków franczyzowych.

I, oczywiście, muszą dokumentować, dokumentować, dokumentować. Jeśli możesz wesprzeć na piśmie, kiedy zacząłeś odwiedzać dany stan, jak długo, z jaką częstotliwością i co robiłeś, będziesz bardziej skłonny obalić nexus, jeśli stan lub kupujący przyjdzie pukanie. Pod koniec dnia, zawsze będą istniały koszty związane ze składaniem zeznań podatkowych. W końcu ktoś musi je przygotować, a Ty musisz zapłacić podatek.

Lubetkin: O co chodzi z tym VDA? Jak jest ono używane?

JV : VDA są formalnym sposobem, aby zgłosić się do państwa, anonimowo lub w rejestrze, i uzyskać wybaczenie błędów z przeszłości i zmniejszyć ryzyko podatkowe. Daje to podatnikom umowę, która pozwala im przejść do przodu i ujawnić zobowiązania z poprzednich lat w oparciu o ustawowy okres wsteczny – zazwyczaj od trzech do sześciu lat. Kary są prawie zawsze umarzane, podobnie jak podatek przed okresem wstecznym. Odsetki nie są zazwyczaj umarzane.

Lubetkin: Co sądzisz o systemie dobrowolnej zgodności? Czy to działa? Czy trzeba go naprawić?

JV : Kiedy rozpocząłem pracę w księgowości publicznej ponad 23 lata temu, pamiętam, że mieliśmy "list" ludzi, z którymi rozmawialiśmy w niektórych stanach, aby omówić nieudane próby złożenia wniosku i wynegocjowania jakiegoś rodzaju umowy, aby przedstawić się prospektywnie, lub w pewnym okresie czasu wstecz.

Z biegiem czasu, ten "list" stał się departamentem w stanowym zespole poboru podatków – każdy stan z wyjątkiem Nowego Meksyku ma formalny lub nieformalny program VDA. Podczas gdy wielu ustawodawców wprowadza programy amnestii w celu zapewnienia zgodności z przepisami, programy VDA są świetnym sposobem zarządzania ryzykiem podatników i łagodzenia wcześniejszych podatków i kar oraz zgłaszania się w najbliższym czasie.

Lubetkin: Jaki jest najważniejszy sposób, w jaki firmy mogą zarządzać swoimi pozapaństwowymi zobowiązaniami podatkowymi?

JV : Tak długo, jak firmy rozumieją swoje obowiązki przed prowadzeniem działalności w innym państwie, podatki rzadko, jeśli w ogóle, są zaporowe. Jednak nieznajomość obowiązków i zorientowanie się, że zaległe podatki są należne od lat, może sparaliżować biznes, czyniąc przedsięwzięcie pozapaństwowe nie tylko nierentownym, ale i niebezpiecznym dla życia firmy.

Lubetkin: Dla CPA i księgowych, którzy obecnie nie oferują klientom usług w zakresie podatku od sprzedaży, jakie są kilka sposobów na rozpoczęcie praktyki SALT?

JV : Zdobądźcie właściwego lidera! Nie jest to łatwa dziedzina, w której można ćwiczyć i wymaga pewnego poziomu wiedzy i doświadczenia, aby wnieść głębię i zakres wiedzy niezbędny do prowadzenia i rozwijania takiej praktyki.

Lubetkin: Jakiego rodzaju wykształcenie lub szkolenie polecacie Państwo CPA/księgowemu, aby zaczął oferować tę usługę swoim klientom?

JV : Zacznij od lokalnych zajęć sponsorowanych przez państwo – to świetne miejsce, aby zmoczyć swoje stopy w budowaniu wiedzy na temat kwestii zgodności wymaganych przez każdy stan. Zazwyczaj takie sesje są bezpłatne. Polecam również zapisanie się na wszystkie blogi i webinaria SALT oferowane przez firmy Big 4 i firmy regionalne. Jest tam mnóstwo świetnych darmowych treści. Zachęcam również do wstąpienia do Instytutu Profesjonalistów w Opodatkowaniu, specjalistycznej organizacji praktyków poświęconej wyłącznie osobom z branży SALT. Organizują oni fantastyczne seminaria i konferencje, prowadzone przez wieloletnich praktyków, którzy mogą nauczyć Cię “lin”.

Lubetkin: Dlaczego nie uważasz, że CPA i księgowi chętniej oferują swoim klientom usługi w zakresie podatku od sprzedaży?

JV : Ponieważ jest to zadanie miesięczne, czasochłonne i nie wiąże się z opłatami za inne prace związane ze zgodnością. Jest to duży wolumen, niska cena za obszar zwrotu do praktyki, a wyspecjalizowane technologie są wymagane, aby wzmocnić ten rodzaj praktyki, co dodaje więcej kosztów. Wreszcie, aby praktyka była realizowana “pod klucz”, firma powinna ułatwiać przetwarzanie płatności; ze względu na Sarbanes-Oxley i inne zasady dotyczące niezależności, firmy nie mogą zajmować się finansowaniem lub płatnościami w imieniu swoich klientów, nie ponosząc ryzyka, że staną się niezależne.