Występująca w tempie 15 procent i wymagająca średnio 12 miesięcy na wykrycie, gotówka w kasie stanowi jeden z największych programów sprzeniewierzania aktywów. Kradzież gotówki ma miejsce w ciągu krótkiej sekundy, a jej wykrycie zajmuje średnio 11% i trwa średnio 24 miesiące. Dla Państwa małych klientów biznesowych każde z tych zdarzeń może być receptą na katastrofę.
Gotówka w kasie oznacza w zasadzie ilość gotówki, która jest dostępna dla pracowników. Oznacza to nie tylko kwotę w banku, ale także to, co znajduje się w kasie, w kantorze na drobne pieniądze, a nawet w kieszeni. Klienci powinni być świadomi dostępności tej gotówki, a wewnętrzne kontrole związane z dostępem i procesem jej obsługi zminimalizują ryzyko kradzieży.
Na przykład, drobna gotówka powinna być przechowywana w zamkniętym pudełku, najlepiej w sejfie, który jest umieszczony w miejscu, które nie jest łatwo dostępne. Dodatkowo:
- Wymagać pokwitowań przy korzystaniu z drobnej gotówki, wydawaniu reszty lub płaceniu za dostawy. Poproś o podpisanie go przez oddzielnego pracownika.
- Zatrudnij jednego pracownika odpowiedzialnego za otwarcie sejfu i jednego, który może otworzyć rejestr.
- Posiadaj kamerę, która stale monitoruje sejf lub skrytkę, aby monitorować, kto ma dostęp do gotówki.
- Stwórz zasady dotyczące takich aspektów jak maksymalna kwota, którą możesz wziąć na siebie w danym momencie i utrzymuj saldo drobnych pieniędzy na jak najniższym poziomie.
- Ustalić limity wydatków. Jeśli ustalisz limit wydatków i ktoś go przekroczy, nawet jeśli może udowodnić, że był on przeznaczony dla Twojej firmy, natychmiast podejmij działania. Są błędy i wtedy są ludzie, którzy mogą testować twoje kontrole. Nie należy lekceważyć naruszenia zasad.
Chociaż kradzieże gotówki w kasie są problematyczne, zazwyczaj nie mają znaczącego wpływu na finanse, ani nie powodują konsekwencji podatkowych.
Kradzież gotówki to całe inne zwierzę.
Kradzieże te dotyczą środków pieniężnych, które zostały już zapisane w księgach. Na przykład, księgowy przyjmuje czeki w poczcie od klientów. Rejestruje je w systemie księgowym, aby odpowiednio wpływać na należności, środki pieniężne w kasie i przychody. Ale zamiast wpłacać środki na rachunek bankowy firmy, księgowy wpłaca je na swój własny.
Oto kilka sposobów zapobiegania kradzieżom pieniędzy, które mogą zniszczyć mały biznes:
- Rozdzielić cła: Niech jedna osoba odbierze czeki i zrobi ich kopie. Następnie powinna ona przynieść czeki do banku (lub jeszcze lepiej, mieć przy biurku maszynę do realizacji czeków). Niech te kopie trafią do księgowego w celu zaksięgowania ich w systemie księgowym i uzgodnienia rachunków w celu zapewnienia, że wykonane czeki trafią na konto biznesowe.
- Właściciele sklepów detalicznych powinni zapoznać się z taśmą rejestrową. Fałszywe puste miejsca zmniejszą ilość zebranych środków, ale również wpłyną na stan zapasów i wielkość sprzedaży.
- Obrócić personel pracujący w rejestrze. Daj każdemu z nich swój własny kod logowania i zachęcaj, aby nie dzielił się nim z nikim innym.
- Wymaga od pracowników wzięcia wolnego.W przypadku wzrostu sprzedaży gotówkowej, gdy ktoś jest na urlopie, może pojawić się problem.
- Prowadzić niespodziewane liczenia gotówki przez cały dzień. Rób to o różnych porach i upewnij się, że jest to niezapowiedziane.Pomoże to zniechęcić pracowników do myślenia, że wyciągnięcie pieniędzy z szuflady ujdzie im na sucho.
Kiedy wszystko jest powiedziane i zrobione, gotówka jest królem. Bez niej nie można prowadzić interesu. Podczas gdy klienci, którzy są właścicielami firm, powinni być wierni swojemu zaangażowaniu i ufać im, należy zweryfikować, czy ich gotówka pozostaje tam, gdzie należy: w kasie i petty cash boxie.
Odwiedź nas na stronie www.fightagainstfraud.com i zapisz się do bezpłatnego członkostwa. Możesz również skorzystać z podstawowego kwestionariusza oceny oszustwa, aby dowiedzieć się kilku prostych kroków, które możesz podjąć, aby zminimalizować ryzyko w swojej firmie!
Powiązane artykuły
Dlaczego ludzie dopuszczają się oszustw zawodowych?
Co czyni firmę najbardziej narażoną na ryzyko oszustwa?