Jak przekształcić swoje narzędzia do raportowania w czasie rzeczywistym

W Association of Chartered Certified Accountants (ACCA) mamy 188.000 członków i 480.000 studentów w 178 krajach tworzących naszą globalną organizację profesjonalnych księgowych. Ze względu na dużą bazę użytkowników, nie jest zaskoczeniem, że mamy duże potrzeby w zakresie raportowania i wymagamy, aby nasze dane były łatwo przekształcane w wiedzę, która napędza decyzje i działania.

Przeciążenie danymi i procesy technologiczne mogą spowalniać, nie mówiąc już o ograniczonej funkcjonalności. W 2005 roku wdrożyliśmy Oracle E-Business Suite i wykorzystaliśmy mieszankę raportów Oracle, GL Wand i ekstraktów SQL. Ku naszemu przerażeniu okazało się, że kombinacja ta była powolna, nieelastyczna i nie dawała nam rzeczywistych rezultatów. Co więcej, używane przez nas rozwiązanie Oracle 11i nie oferowało solidnych możliwości raportowania, które odpowiadałyby naszym potrzebom biznesowym.

Gdy raportowanie jest wolne, cierpią zespoły IT i finansów

Ze względu na tę nieporęczną technologię, nie mogliśmy łatwo uzyskać dostępu do wysokiej jakości miesięcznych i doraźnych raportów. Ten brak łatwo dostępnej sprawozdawczości był odczuwalny w całej organizacji, ale szczególnie przez nasze zespoły księgowe i informatyczne.

Aby zbudować czytelny, nieco intuicyjny raport, zespoły te musiały uruchomić kilka fragmentów, a następnie wgrać dane do Excela i grać z pivotami oraz opracować makra. Wykonywanie tych kroków za każdym razem, gdy raport był potrzebny, utrudniało określenie konkretnych odpowiedzi na podstawie naszych danych, a nasi księgowi byli wyczerpani koniecznością śledzenia tego czasochłonnego, żmudnego procesu za każdym razem, gdy nasi posiadacze budżetu zadawali pytanie o nasze dane. Nasz zespół IT był również zobowiązany do pomocy przy każdym procesie raportowania, ponieważ kroki te były zbyt skomplikowane dla każdego, kto nie miał głębokiego doświadczenia informatycznego.

Podczas gdy podstawowa funkcjonalność była trudna do osiągnięcia, raporty dostosowane do potrzeb klienta były jeszcze bardziej skomplikowane. Nasi księgowi nie byli w stanie wykonać niestandardowych raportów w rozsądnym czasie, a zespół IT został wezwany do pomocy w zbieraniu informacji na prośby naszych zespołów finansowych i obsługi klienta. Przeciętnie, realizacja tych dogłębnych wniosków o utworzenie raportu trwała do miesiąca. A po ich ostatecznym dostarczeniu, raporty te oferowały zespołowi finansowemu jedynie ograniczoną funkcjonalność drill-down.

Gdy raportowanie jest niewystarczające, potrzebna jest zmiana
.
Nie trzeba dodawać, że rozpaczliwie potrzebowaliśmy dokładnych sprawozdań w czasie rzeczywistym, które można by było sporządzać szybko, a wymagania te rosły dopiero z upływem czasu. Obecne rozwiązania w zakresie raportowania w czasie rzeczywistym okazały się niewystarczające, ponieważ umożliwiały jedynie dostęp do bazy danych tylko do odczytu, która była odświeżana co 24 godziny. To opóźnienie utrudniło prowadzenie doraźnych raportów dla zapytań na poziomie kierowniczym do raportowania transakcji online. Złożenie wszystkich tych negatywnych elementów razem sprawiło, że nasze narzędzia raportowania były zbyt restrykcyjne.

Chcieliśmy wzmocnić pozycję użytkownika biznesowego i zapewnić prawdziwą łatwość użytkowania, a także uwolnić nasz zespół IT od konieczności ciągłego angażowania się w tworzenie tych raportów. Ale co najważniejsze, chcieliśmy mieć możliwość przekształcenia naszych danych w wiedzę, która pomoże nam i naszym użytkownikom końcowym podejmować świadome decyzje w oparciu o solidne raporty.

Making the Change to Better Reporting Tools

Aby osiągnąć wszystkie te cele, stworzyliśmy strategię myślenia przyszłościowego, która ma radykalnie poprawić nasze procesy raportowania do roku 2020. Jako prawdziwi księgowi przyjęliśmy systematyczne podejście do znalezienia alternatywnego rozwiązania, przeprowadzając audyt kilku dostawców i oceniając ich pod kątem takich kategorii jak bezpieczeństwo, niezawodność/integralność, funkcjonalność i elastyczność.

Ostatecznie wybraliśmy przetestowane i sprawdzone rozwiązanie o nazwie Hubble by insightsoftware.com, które jest narzędziem do raportowania zapewniającym prawdziwie rzeczywiste możliwości.

Zaczęliśmy korzystać z tego nowego rozwiązania w grudniu 2014 roku. Bez sprzętu do instalacji i łatwej integracji z istniejącym oprogramowaniem do planowania zasobów przedsiębiorstwa, zaczęliśmy korzystać z nowego rozwiązania w ciągu kilku dni. Po wdrożeniu, ACCA zaoszczędziło 80 procent czasu przy tworzeniu raportów, a czas uzgadniania skróciliśmy z pół dnia do około pół godziny.

Z lepszymi narzędziami sprawozdawczymi, Korzyści dla całej organizacji

Nasze zespoły finansowe i informatyczne od razu skorzystały z tego nowego procesu raportowania. Codzienne procesy zespołu finansowego stały się o wiele mniej utrudnione przez powolną technologię. Byli oni w stanie tworzyć własne hierarchie, projektować własne szablony z tabelami i umożliwiać obliczenia dla określonych modułów, które były dostępne dla każdego. Co więcej, zespół posiadał trójstronne możliwości “drill-down” w ramach oprogramowania, które umożliwiało pełny dostęp do modułów finansowych Oracle bez żadnych problemów z bezpieczeństwem.

W istocie, nasze zespoły finansowe i informatyczne zostały w końcu uwolnione od ospałych rozwiązań, które musiały tolerować w przeszłości.

Dzięki temu nowemu rozwiązaniu, oddzielonemu od Oracle, ale wciąż zintegrowanemu, znaleźliśmy wreszcie sposób na wzmocnienie pozycji użytkownika końcowego, jednocześnie uwalniając zespół IT i zespoły finansowe. Zespół finansowy był w stanie dysponować istotnymi informacjami i wykorzystywać je tak, jak chciał, a zespół IT mógł skupić się na testach rozwojowych, zamiast rozwiązywać frustrujące problemy z raportowaniem.

W końcu osiągnęliśmy cel, którego ACCA chciało przez cały czas: umożliwić użytkownikom końcowym przesłuchiwanie danych na żywo, niezależnie od tego, jak i kiedy tylko będą chcieli, i na podstawie tych danych podejmować inteligentne decyzje, które ostatecznie poprawią trajektorię ich działalności.