Jak technologia pomaga firmom zwalczać nadużycia finansowe

Oszustwa, w szczególności kradzieże wewnętrzne, są częstym problemem dla wielu przedsiębiorstw. I niestety, jeśli nie zostanie ono wykryte na czas, może doprowadzić do wykluczenia klientów będących właścicielami firmy z rynku. Ale jakie są niektóre z głównych przyczyn tego powszechnego problemu i jak można im zapobiec? Na ostatniej konferencji Accountex w Bostonie Michael Cichy, starszy menedżer w Palette Software, odniósł się do tych pytań.

Jednym z największych winowajców jest kontrola zakupów pośrednich, mówi Cichy. O ile koszty bezpośrednie, takie jak zapasy, są zazwyczaj dobrze zarządzane, o tyle operacje często nie są prowadzone, pozostawiając miejsce dla złodziei na wyssanie funduszy i wykrwawienie firmy do sucha. Aby przeciwdziałać oportunistom, Cichy opowiada się za kontrolowaniem wydatków przy stuprocentowym wykorzystaniu PO, a także za wprowadzeniem uprawnień do dokonywania zakupów i przeglądania informacji w bazach danych. Sugeruje on również konsolidację listy dostawców, aby móc lepiej śledzić, jak również losowe sprawdzanie faktur we własnym zakresie, aby upewnić się, że wszystko jest pod kontrolą.

Kolejna podstawowa przyczyna? Złe wprowadzenie danych. To jest absolutnie jedna z dziedzin, w której, według Cichy’ego, należy polegać na technologii. Mówiąc wprost, wprowadzanie ludzkich danych jest niezwykle problematyczne. Nie tylko ludzie są skłonni do popełniania błędów, ale to również pozostawia otwarte drzwi dla złodziei, którzy mogą cię wykorzystać.

Niestety, sieci elektroniczne i usługi firm zewnętrznych w zakresie przechwytywania poczty, które wiele dużych firm wykorzystuje do powstrzymania tego problemu, często nie są właściwymi rozwiązaniami dla małych i średnich przedsiębiorstw. Zamiast tego, Cichy zaleca korzystanie z inteligentnych plików PDF, ponieważ są one niedrogie, łatwe do wdrożenia i całkowicie dokładne. Oferują one również ustrukturyzowany format faktur, w przeciwieństwie do rozwiązań w zakresie optycznego rozpoznawania znaków (OCR), które również charakteryzują się wątpliwym zwrotem z inwestycji.

Brak kontroli AP również naraża przedsiębiorstwa na oszustwa. Dzieje się tak głównie dlatego, że firmy IT po prostu nie nadają priorytetu AP, o czym Ty i Twoi klienci będący właścicielami firm powinni pamiętać pracując z profesjonalistami w dziedzinie technologii w Twoich systemach. Jest to również spowodowane brakiem kontroli P2P i procesów, na które cierpią systemy ERP. Shore up swoją obronę, wzywa Cichy. Prawdopodobnie masz “tabelę uprawnień” gdzieś wyszczególniającą poziomy uprawnień i kto jest odpowiedzialny za co. Użyj go, zwłaszcza przy podejmowaniu decyzji, kto ma jakie uprawnienia elektroniczne. Zachęca również do egzekwowania czterookarowej polityki w zakresie wszystkich zatwierdzeń faktur, jak również do współpracy przy zakupach w celu wykorzystania PO.

Ostateczną pierwotną przyczyną niszczących oszustw wewnętrznych jest słaba kontrola zarządzania dostawcami. Zbyt często firmy nie zarządzają dobrze swoimi plikami dostawców. Zamiast usuwać stare firmy z baz danych, gdy nie są już używane, wiele z nich po prostu dodaje nowych dostawców do nieaktualnej listy, co może prowadzić do przypadkowych oszustw, takich jak zdublowane płatności dla tego samego dostawcy, który zmienił lokalizację lub celowa kradzież. Jest to jedna z sytuacji, w której bycie na papierze faktycznie spowoduje bezpośrednią szkodę dla Twojej firmy, notatki Cichy. Posiadają silnik raportowania do audytu i czyszczenia, i skonsolidować wszystkich obecnych dostawców w jednym miejscu. Każda firma potrzebuje automatycznego procesu płatności dostawcy, jak również.

Niezależnie od tego, czy jesteś księgowym, który jest właścicielem firmy, czy też CPA pracującym z klientami będącymi właścicielami firmy, Ty i Twoi klienci skorzystacie na wdrożeniu rozwiązań technologicznych służących do zwalczania oszustw.

Powiązane artykuły

Jak Twoja firma może pomóc klientom w walce z oszustwami?

6 Wskazówki dotyczące pomocy audytorom w ujawnianiu oszustw