Jak Twoja firma może zidentyfikować możliwości automatyzacji

Automatyzacja to przekazywanie funkcji sterowania przez człowieka do maszyny, a w księgowości automatyzacja to przekazywanie funkcji sterowania przez człowieka do oprogramowania.

Mając na uwadze tę definicję, przyjrzyjmy się temu, jak zidentyfikować możliwości automatyzacji w Państwa praktyce księgowej.

It’s not just about the Software

Jednym z mitów dotyczących automatyzacji w księgowości jest to, że automatyzacja wywodzi się z oprogramowania. Tak, automatyzacja jest ułatwiona przez oprogramowanie. Ale nie zawsze musi pochodzić z oprogramowania. To jest bardziej o procesach pracy, zarówno wewnętrznych i zewnętrznych i łączenie tych z oprogramowaniem określa poziomy automatyzacji na końcu.

Przeanalizuj swoje procesy robocze, aby zidentyfikować etapy procesu obsługiwane przez ludzi. Następnie dowiedz się, czy kroki te dotyczą danych/informacji, czy też rzeczy fizycznych, np. papieru. Jeśli dotyczą one danych/informacji, masz możliwość dalszej automatyzacji.

Jeśli Twój personel wprowadzi dane, masz możliwości automatyzacji

Chmura, technologie internetowe i oprogramowanie księgowe ewoluowały ogromnie na przestrzeni lat. Trudno było sobie nawet wyobrazić dekadę temu wzrost wydajności, który jest obecnie możliwy. “Komputeryzacja” lub “cyfryzacja” procesów księgowych mogła sprawić, że poczułeś się jak firma przyszłości. Ale to już nie wystarczy.

Jeśli Twoi pracownicy wprowadzają dane na dowolnym etapie procesu, masz możliwości automatyzacji. Aby znaleźć te możliwości automatyzacji, zapoznaj się z poniższymi informacjami:

1. Czy mój personel pobiera informacje z dokumentu źródłowego w formie papierowej / elektronicznej (pdf/email) i wprowadza je do programu?

2. Czy mój personel wprowadza dane w celu wzbogacenia/dodania do części danych transakcyjnych już utworzonych, albo przez jakiś inny personel firmy, albo przez kogoś innego (klienta, sprzedawcę klienta, klienta klienta, bank itp.)?

3. Czy mój personel pobiera dane z jakiegoś miejsca, aby je zrestrukturyzować/zmodyfikować, a następnie zaimportować do oprogramowania?

Jeśli odpowiedziałeś tak na którekolwiek/któreś/wszystkie powyższe, masz możliwość zautomatyzowania. We wszystkich trzech powyższych przypadkach, będziesz musiał poszukać zastosowań/oprogramowania, które mogą:

1. Otrzymuj dane źródłowe w elektronicznej, bezpiecznej formie, aby automatycznie uzupełnić je w swoim oprogramowaniu księgowym

2. Zastosuj predefiniowane reguły obliczeniowe do tak otrzymanych danych – aby dodać więcej istotnych pól danych.

3. Połącz/integruj oprogramowanie, które tworzy dane źródłowe, z oprogramowaniem księgowym. Nie powinno być konieczne ręczne eksportowanie danych z jednego systemu i importowanie ich do innego.

Spójrz do wewnątrz i na zewnątrz swojego biura

Zautomatyzujesz/będziesz mógł zautomatyzować większość swoich wewnętrznych procesów pracy. Ale istnieje wiele zewnętrznych procesów, które można zautomatyzować. Na przykład automatyzacja wymiany danych transakcyjnych:

  • sprzedawcy/klienci/klienci
  • bankierzy
  • IRS/Wydziały państwowe.
  • Media społecznościowe
  • komunikacja z klientem

Priorytetuj swój plan automatyzacji dla interakcji zewnętrznych, które są bardziej regularne/częste.

Aby zautomatyzować procesy wewnętrzne, wyobraź sobie, że każdy proces ma końcówki sprzedawca-klient. Np. wyjście wytwarzane krok po kroku przez osobę A jest wejściem dla osoby B wykonującej następny krok. Osoba A to sprzedawca, a osoba B to klient.

Wszystkie takie przekazania pomiędzy osobami A i B są potencjalnymi kandydatami do automatyzacji. W niektórych przypadkach będzie to prostsze, przy zastosowaniu bardzo minimalnych zasad przetwarzania, lub może być bardziej złożone, np. organ odpowiedzialny za zatwierdzanie finansowe/prawa finansowe. Prawa dostępu do systemu do “umieszczania” transakcji w bazie danych w celu drukowania czeków itp.

Wiele programów księgowych pozwala teraz na dodanie “aplikacji”, które mogą pozwolić na automatyzację więcej. Istnieją profesjonalne platformy księgowe, takie jak Accounting Power, które mają wbudowaną automatyzację przepływu procesów, jak również narzędzia innych firm zintegrowane bezpośrednio w ramach przepływów procesowych.

W zależności od potrzeb i apetytu, można zacząć od automatyzacji w mały sposób. Aby bardziej wykorzystać automatyzację, należy zautomatyzować i zintegrować przepływy procesowe z samym oprogramowaniem księgowym.

Automatyzacja komunikacji w zakresie obsługi klienta

Cloud sprawił, że “współpraca z klientami” stała się koniecznością. Współpraca zwiększa Twoją wartość jako księgowego. Pomaga Ci być doradcą biznesowym. To dlatego, że współpraca w chmurze pozwala na interakcję w czasie rzeczywistym z klientami. Np. wchodzić w interakcje z właścicielami firm podczas podejmowania przez nich decyzji biznesowych, a nie po ich podjęciu.

Kiedy to się dzieje, właściciele firm zaczynają myśleć o Tobie jako o przedłużonej części ich działalności. Coraz bardziej polegają na Tobie w zakresie nawigacji po swoich wyzwaniach biznesowych. Przez pewien czas będą płacić Ci znacznie wyższe opłaty w porównaniu z niższymi opłatami transakcyjnymi.

Jest to ogromna szansa, kiedy automatyzujesz komunikację z obsługą klienta dla regularnych, finansowych/biznesowych transakcji. Automatyzacja wysyłania raportów finansowych, raportów analitycznych itp. – po dokonaniu transakcji – może być nieco przydatne dla Twojej firmy, aby zredukować czas i koszty związane z wykonywaniem tych raportów.

Ale Twoi klienci będą więcej cenić – i płacić Ci więcej – jeśli będziesz mógł zautomatyzować wspólne podejmowanie decyzji. Np. wprowadzasz/przetwarzasz rachunki dokładnie, korzystasz z warunków płatności w sposób optymalny dla Twojego klienta i szukasz od klientów akceptacji cyfrowej/online/real-time, aby zapłacić te rachunki. Klient “zachowuje” kontrolę nad swoimi finansami. A jednak cała klapa w procesie ręcznym back-and-forth zostaje zredukowana do minimum.

Automatyzacja wspólnych przepływów pracy poprzez automatyzację komunikacji z klientami nie jest odrębnym procesem. Musi ona być zakorzeniona w przepływie procesów księgowych. Jako profesjonalny księgowy musisz korzystać z profesjonalnych, zautomatyzowanych rozwiązań księgowych, które zapewnią Ci kontrolę.