Jak uniknąć śmierci przez e-mail

Kiedyś istniał świat bez poczty elektronicznej, ale ten świat odszedł na zawsze. Email – co za pomysł, a co za dylemat! Korzyści z poczty elektronicznej dla księgowych, jak i dla wszystkich innych, są oczywiste. Poczta elektroniczna może być jednak druzgocąca, jeśli będzie stosowana nieroztropnie. Niektórzy przez cały dzień stale sprawdzają swoje e-maile. Niektórzy nieustannie wysyłają pocztę tylko po to, aby ją odebrać. Niektórzy spędzają czas zastanawiając się nad spamem, który otrzymują.

Kto z nas nie otrzymuje więcej e-maili niż może odpowiedzieć? Według niektórych szacunków, typowy profesjonalista zawodowy otrzymuje dziś od 150 do 190 maili dziennie!

Email Overload

Pomimo awarii filtrów programowych i dostawcy usług internetowych (ISP), masowe dostawy od spamerów wzrosły dramatycznie. Dane z Jupiter Communications pokazują, że w Stanach Zjednoczonych jest znacznie więcej kont e-mailowych niż ludzi. Spamerzy wiedzą o tym i wiedzą, jak rozpowszechniać swoje śmieci wszędzie.

Oprzyj się pokusie odpowiedzi na spam! Nigdy nie odpowiadaj nawet na prośby o usunięcie z listy spamerów. Jeśli to zrobisz, potwierdzisz tylko, że twój adres e-mail jest aktywny, co uczyni cię przyszłym celem. To szaleństwo, prawda?

Oto kilka szybkich wskazówek do rozważenia:

  • Wysyłaj wszelkie otrzymane wiadomości spam na konto nadużycia dostawcy usług internetowych, wraz z kodem źródłowym oryginalnej wiadomości spam.
  • Jeśli to możliwe, unikaj umieszczania swojego głównego adresu e-mail w dowolnym miejscu w Internecie.
  • W przypadku dodatkowych adresów e-mail należy wybrać jeden z nich w głębi alfabetu. Listy spamerów działają w porządku alfabetycznym. Gdy dostawca usług internetowych z powodzeniem odetnie spamera, adresy na końcu listy zostaną oszczędzone.
  • Wybierz skomplikowany adres e-mail.Na przykład [chroniony przez pocztę elektroniczną] będzie otrzymywać więcej spamu niż [chroniony przez pocztę elektroniczną].

Za każdym razem, gdy otrzymasz maila z dużą ilością X-ów, wszystkich stolic lub nadmiernych roszczeń, nie trać ani pikosekundy czytając go. Jeden z pisarzy skomentował to w następujący sposób: “Możesz bezpiecznie wypaplać wszystko, co ma dużo wykrzykników, różne obietnice i przyjścia, lub jeśli wygląda na to, że zostało napisane przez kogoś, kto maluje na żywo”.

Nawet bez spamu, prawdopodobnie nadal otrzymujesz dziesiątki e-maili dziennie. To całkiem sporo werwy. Aby efektywnie zarządzać swoim czasem, utrzymać swoją pracę i mieć życie, jak sobie radzisz z pocztą elektroniczną?

Podczas komponowania wiadomości, które zamierzasz przeczytać, zaproponuj żywy temat, tak aby odbiorca mógł go odczytać. Jeśli masz problemy z uzyskaniem go, poczekaj, aż najpierw skomponujesz swoją wiadomość. Następnie zapoznaj się z tym, co napisałeś, i voila! Dwa lub trzy słowa (zazwyczaj razem) wyskoczą na ciebie, a tam jest twój temat.

Offline, Optimize Your Time Online

Wcześnie rano, przed pobraniem nowych wiadomości, “administracja”, którą się obsługuje, często zwiększa wydajność zarówno w zakresie wysyłania, jak i odbierania wiadomości e-mail. Obejmuje to uporządkowanie skrzynek odbiorczych i komponowanie myśli przed wejściem do sieci.

Jak w przypadku każdego dobrego pisania, rozsądnie jest zaparkować na jakiś czas wychodzące wiadomości e-mail i powrócić do nich przed wysłaniem. W przypadku praktycznie wszystkich dostawców oprogramowania i usług masz możliwość przechowywania wiadomości e-mail w formie “wstępnej wiadomości” w celu jej późniejszego pobrania według własnego uznania.

Również ci, którzy sprawdzają swoje e-maile w każdej wolnej chwili, często nie wykonują tak wspaniałej pracy. Unikaj tej pułapki, zwiększając swoją efektywność w trybie offline.

Za szybko dla twojego własnego dobra?

Czy kiedykolwiek rozzłościłeś lub zdezorientowałeś kogoś z powodu e-maila? Jeśli myślisz, że odpowiedź brzmi “nie”, zastanów się jeszcze raz.

Wiadomości e-mail mogą wydawać się bezosobowe, zimne, a nawet ścierne, chyba że są starannie sformułowane. Nie chodzi o to, że zamierzałeś zrujnować jakiekolwiek pióra, ale w pośpiechu natychmiastowej komunikacji, zrujnowanie się zdarza! Dobrą zasadą jest, że przed wysłaniem e-maila należy rozważyć poniższe wskazówki jako realny powód, aby zadzwonić, a nie wysyłać maile.

Kiedy wiadomość jest:

  • Skomplikowane
  • Osobisty lub emocjonalny charakter
  • Całkowicie nowy
  • Wymaga rozszerzonego wyjaśnienia
  • Szuka zatwierdzenia
  • Może mieć głęboki wpływ na odbiorcę

Old Email Never Dies

Na koniec, traktuj każdy e-mail, który kiedykolwiek wysłałeś, jako mający potencjał, by do Ciebie powrócić! Już teraz wiesz, że wszystkie e-maile są możliwe do odzyskania – gdzieś. Jeśli napiszesz maila, który może cię wpędzić w kłopoty, oczekuj, że wróci i będzie cię nawiedzać.

Jak odciążyć się od poczty elektronicznej? Na końcu tego artykułu, daj nam znać kilka najlepszych praktyk lub wskazówek, których używasz.