Jak wybrać dostawcę usług hostingowych w chmurze

Oprócz wyboru właściwych osób, wybór dostawcy usług hostingowych w chmurze jest jedną z najważniejszych decyzji, jaką podejmie Twoja firma.

Czy jesteś hostingiem tylko jednej instancji QuickBooków na pulpicie lub wszystkich aplikacji, jak również tych z klientów, dostawca usług hostingowych będzie niezbędne do osiągnięcia sukcesu. Tak jak każde profesjonalne partnerstwo, jeśli wybierzesz zły biznes, Ty, Twoi pracownicy, Twoja firma i Twoi klienci mogą doświadczyć znaczących konsekwencji, szczególnie jeśli masz nieodwołalną, długoterminową umowę z firmą.

Dla księgowych publicznych ważne jest, aby wybrać firmę hostingową, która współpracuje z nimi specjalnie.Księgowi używają więcej aplikacji na raz niż prawie wszyscy inni profesjonaliści, a więcej ich aplikacji jest opartych na bazie danych, co oznacza, że potrzebują więcej zasobów. Księgowi używają też więcej monitorów i mają więcej miejsca na ekranie, więc potrzebują więcej pasma do przesyłania danych na ekranie ze zdalnego serwera na inny komputer.

Różnica ta oznacza, że jeśli wziąć normalną firmę hostingową usługi zdalnego pulpitu i zastosować księgowego obciążenie komputera przed nim, Twoja wydajność będzie poniżej normy – naprawdę potrzebujesz firmy hostingowej pulpitu, który wie, że będziesz uruchamiać dziesięć aplikacji jednocześnie na trzech monitorach, a gospodarz dlatego skonfigurował swoich użytkowników, aby mieć dobrą wydajność na tym bardziej wymagających pracy.

Niektóre firmy hostingowe specjalizują się w pełnym outsourcingu IT dla firm zatrudniających 50 lub więcej pracowników, inne koncentrują się na firmach zatrudniających od dziesięciu do pięćdziesięciu pracowników, a jeszcze inne koncentrują się tylko na hostingu indywidualnych aplikacji (np. QuickBooks na komputerach stacjonarnych) dla firm i ich klientów. Ważne jest, aby wybrać firmę, która ma doświadczenie, możliwości i ofertę, aby wspierać Twoją firmę teraz i w przyszłości.

Kredyt: Brian Tankersley

Podpis : Należy szukać dostawców usług hostingowych QuickBooks na pulpicie, którzy osiągnęli najwyższy poziom certyfikacji, “Authorized Commercial Hosting Provider” i potwierdzić swój status z Intuit odwiedzając stronę internetową Intuit Hosting Program

.

Drugim wymogiem przy wyborze firmy hostingowej jest znalezienie firmy hostingowej, która ma doświadczenie w pracy z oprogramowaniem, którego używasz. Podobnie jak doświadczeni praktycy podatkowi często używają “obejść” na ekranach wprowadzania danych, nauczyli się oni przez lata unieważniać logikę oprogramowania podatkowego i właściwie przedstawiać pozycje na stanowych i federalnych zeznań podatkowych.

Informatycy z firmy hostingowej uczą się też z czasem, jak pracować z aplikacjami księgowymi – oprogramowaniem specyficznym dla danej firmy. Jeśli wybierzesz firmę bez doświadczenia, za każdym razem, gdy pojawi się typowa usterka w aplikacji, będziesz musiał poczekać, aż niedoświadczony dostawca IT porozmawia z firmą informatyczną, aby dowiedzieć się, co powinien wiedzieć o Twoich aplikacjach, zanim przejmie Twoją firmę.

Podczas gdy każdy dostawca IT będzie musiał od czasu do czasu dzwonić do wydawców oprogramowania, dostawca bez doświadczenia w pracy z firmami księgowymi i ich oprogramowaniem będzie musiał dzwonić po pomoc znacznie częściej, co spowoduje więcej przestojów i frustracji dla Ciebie i Twojego zespołu. Niektórzy dostawcy aplikacji, jak Intuit, wymagają od firm hostingowych, które chcą hostować QuickBooks, aby zarejestrować się u dostawcy oprogramowania, przedstawić informacje finansowe i przejść testy penetracyjne, zanim będą mogli oferować komercyjne usługi hostingowe dla społeczeństwa.

Niedoświadczeni dostawcy, którzy nie są zaznajomieni z branżą księgową, często nie mają sprawdzonych, niezawodnych rozwiązań krytycznych problemów, takich jak “jak wydruk zeznania podatkowego” lub “jak mogę zeskanować dokument na lokalnym komputerze i przesłać go na serwer”, co frustruje Ciebie, Twój zespół i Twoich klientów.

Sposób, w jaki ocenisz jakość swojego doświadczenia i obliczysz czas przestoju w swojej umowie nazywany jest “umową o poziomie usług” (SLA) lub “standardami usług” organizacji, które zazwyczaj są wbudowane w umowę serwisową. Wiele firm podaje również na swoich stronach internetowych statystyki związane z “historycznym czasem sprawności” swoich usług za poprzedni dzień, miesiąc, rok, itp.

Ważne jest, aby zagłębić się w sposób, w jaki ta statystyka jest obliczana, ponieważ może być tak słabo zdefiniowana lub sfałszowana, aby wykluczyć tak wiele rzeczy, że stanie się bez znaczenia. Na przykład, niektóre firmy hostingowe nie mierzą czasu przestoju, który dotyczy niektórych, ale nie wszystkich użytkowników firmy, inne wykluczają przypadki przestoju krótszego niż 30 minut (co stanowi większość przypadków przestoju), a niektóre tylko wtedy, gdy jest on między godziną 9:00 a 17:00, od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem świąt federalnych USA (nie jest to pomocne w przypadku pracy w weekendy przed terminem).

Z drugiej strony, niektóre firmy liczą każdą minutę, że każdy użytkownik nie może uzyskać dostępu do systemu na zasadzie 24x7x365, ale wymagają, aby złożyć zgłoszenie wsparcia na swojej stronie internetowej, zanim zegar zacznie działać – więc jeśli są one naprawdę w dół, może nie być w stanie dostać się do ich strony internetowej wsparcia, aby rozpocząć zegar działa. Ważne jest, aby nie wyjść z biznesu, jeśli jest tornado, które ma wpływ na centrum danych w Dallas, lub jest ogromna przerwa w dostawie prądu wpływa na Nowym Jorku centrum danych.

Dlatego należy szukać dostawców, którzy mogą hostować aplikacje i dane nadmiarowo w dwóch lub więcej centrach danych. Jeśli dostawca prawidłowo skonfigurował automatyczne tworzenie kopii zapasowych aplikacji i danych między dwoma centrami danych, w przypadku nieoczekiwanego zamknięcia centrum danych w trybie awaryjnym firma może kontynuować bezproblemową pracę z zapasowego centrum danych.

Należy również szukać dostawców, którzy korzystają z centrów danych, które zostały zaprojektowane z myślą o nadmiarowości i posiadają niedawno przeprowadzone niezależne oceny zewnętrzne. Uptime Institute posiada system warstwowy do oceny centrów danych – Tier I to najniższy poziom redundancji, a Tier IV to najwyższy poziom redundancji.

Generalnie zalecamy, aby firmy korzystały z usług firm hostingowych korzystających z obiektów, które zostały zaprojektowane zgodnie ze specyfikacjami Tier III lub Tier IV. Preferujemy również centra danych i firmy, które często przeprowadzają zewnętrzne badania w ramach standardów takich jak SOC 2 (Typ II), ISO 27001, a także oferują usługi zgodne z bardziej rygorystycznymi przepisami federalnymi, takimi jak HIPAA, PCI-DSS i GLB.

Wsparcie jest trzecim krytycznym obszarem dla praktykującego. Ważne jest, aby zrozumieć wsparcie na bardzo szczegółowym poziomie, ponieważ w ten sposób będziesz radził sobie z problemami w trakcie trwania związku. Kiedy Twoje systemy komputerowe są wyłączone, jesteś skutecznie z biznesu, dopóki nie zostaną one przywrócone. Musisz mieć pisemną umowę, która jasno określa, kiedy wsparcie (godziny, dni, święta) jest dostępne, wyjaśnia, jak masz współdziałać z pomocą techniczną, aby rozpocząć zgłoszenie (głos, czat, strona internetowa, e-mail, itp.), mówi Ci, gdzie możesz sprawdzić status otwartego zgłoszenia pomocy technicznej i szczegółowo określa ich standardy dotyczące rozwiązywania problemów udokumentowanych na zgłoszeniach pomocy technicznej.

Powinieneś zrozumieć, kto będzie udzielał wsparcia, gdzie się znajduje, jakie referencje i certyfikaty posiada zespół i z kim możesz się skontaktować, jeśli nie jesteś w stanie uzyskać zadowalającej odpowiedzi od zespołu wsparcia. Powinieneś również posiadać jasną dokumentację wyjaśniającą, jakie usługi wsparcia są zawarte w planie serwisowym, z wyszczególnieniem rodzajów usług, które są oddzielne i będą rozliczane według standardowych stawek godzinowych dostawcy.

Na przykład, jeśli chcesz przekształcić swój komputer stacjonarny i serwery w chmurę, możesz nadal korzystać z istniejących wcześniej aplikacji opartych na chmurze, takich jak Microsoft Office 365 lub Google Apps, do hostingu poczty e-mail. Zgodnie z niektórymi umowami o świadczenie usług hostingowych wsparcie dla poczty elektronicznej byłoby usługą zawartą w umowie, natomiast w ramach innych umów byłoby to osobne zobowiązanie, rozliczane co godzinę.

Hosting oferuje firmom księgowym możliwość outsourcingu funkcji informatycznych, co pozwala praktykom bardziej skupić się na biznesie i być bardziej efektywnym w obsłudze klientów. Wybór hosta jest jak wprowadzenie nowego partnera do firmy – ze wszystkimi związanymi z tym ryzykami i korzyściami związanymi z zaufaniem do innej osoby. Jeśli przeprowadzisz badanie due diligence podczas oceny potencjalnych dostawców, prawdopodobnie będziesz miał mniej problemów niż w przypadku długoterminowego kontraktu na usługi bez odrabiania pracy domowej. Mam nadzieję, że dokonacie Państwo mądrego wyboru, ponieważ od tego zależy obecny i przyszły sukces Waszej firmy.

Powiązane artykuły

Dlaczego nie możesz być gotowy na księgowanie w chmurze

Wskazówki dotyczące przenoszenia klientów biurkowych do chmury

Kredyt: Brian Tankersley