Jak wybrać idealny stos technologii

Dla każdego, kto nadal zastanawia się, czy chmura nadchodzi – nie jest, jest tu teraz, a firmy, które nie zaczynają rozważać podjęcia kroków w kierunku cyfrowej transformacji, ryzykują, że zostaną w tyle.

Dzięki mnogości narzędzi i aplikacji opartych na chmurze dostępnych dla księgowych, które obiecują zwiększyć produktywność, wydajność i zyskowność Twojej firmy, powstaje pytanie, w jaki sposób wybrać, które z tych narzędzi będzie najlepiej działać w Twojej praktyce?

Pierwszym krokiem jest wybór fundamentu, głównego systemu księgowego, który będzie centrum wszystkich aplikacji. Po ułożeniu fundamentu, jak wybrać, które aplikacje mają być używane?

Na rynkach, które integrują się z podstawowymi systemami księgowymi, są teraz dosłownie setki. Podczas comiesięcznego spotkania, moi rówieśnicy i ja zakwestionowaliśmy najlepsze praktyki w zakresie wyboru i wdrażania aplikacji. Czy należy wybrać aplikacje, a następnie stworzyć procesy wokół aplikacji, czy też znaleźć aplikacje, które pasują do istniejących procesów?

Doszliśmy do wniosku, że jest to mieszanka tych dwóch. Oczywiste jest, że bez dobrych procesów, nawet najlepsze aplikacje zawodzą.

Jeśli masz istniejące procesy, które działają dobrze, poszukaj aplikacji, która będzie uzupełniać te procesy. Gdy sprawy nie działają tak dobrze, poszukaj aplikacji, które pomogą pokonać blokady drogowe, przed którymi stoisz, a następnie udoskonalić proces wokół nowej aplikacji.

Podczas badania, którą aplikację wybrać, ważne jest, aby dokładnie przetestować ją przed wdrożeniem u klienta. Polecam zapoznać się z ocenami i recenzjami aplikacji, które odpowiadają Twoim potrzebom, a następnie wybrać dwie lub trzy do przetestowania.

Praktycznie wszystkie aplikacje oferują bezpłatne wersje partnerskie lub okresy próbne, dzięki czemu można je przetestować z własnymi atrapy danymi. Oprócz testowania samej aplikacji, upewnij się, że integracja z Twoim systemem księgowym działa bez zarzutu.

Nie ma żadnej wartości w posiadaniu aplikacji, która stale ma błędy synchronizacji. Jeśli napotkasz błędy, jak dobrze i jak szybko zespół wsparcia technicznego aplikacji rozwiązał te problemy?

Firma stojąca za aplikacją powinna być w stanie wspierać ją i Ciebie. Relacje pomiędzy Twoją firmą a twórcą aplikacji powinny być partnerskie – powinni oni słuchać opinii i mieć doświadczenie w tworzeniu nowych funkcji na podstawie zgłoszeń użytkowników.

Po wybraniu aplikacji, które działają dla Ciebie, roluń je najpierw do kilku klientów, a następnie do pozostałych. Spróbuj trzymać się jednej aplikacji na funkcję, na przykład; Bill.com dla płatności rachunków, TSheets dla śledzenia czasu i tak dalej.

Poprzez standaryzację aplikacji i procesów znacznie zwiększasz swoją zdolność do osiągania sukcesów, a klienci docenią Twoją wiedzę na temat wybranych aplikacji. Ważne jest, aby regularnie oceniać, jak dobrze działają aplikacje.

Zawsze będą dostępne nowe aplikacje, ale trzeba rozważyć chęć przejścia na “nową błyszczącą zabawkę” w stosunku do kosztów przejścia z istniejącej aplikacji.

Każdego roku należy przeprowadzić formalny proces przeglądu stosu technologii i określić, co jeszcze działa i co można poprawić. Jeśli dostępna jest nowa aplikacja, która odnosi się do Twoich problemów, należy przeprowadzić należytą staranność i przetestować ją dokładnie przed rozważeniem wprowadzenia zmian.

Ten coroczny przegląd to także świetny czas na audyt użytkowników przypisanych do aplikacji – czy ktoś ma złe uprawnienia dostępu? Czy płacisz za użytkownika, który nie potrzebuje już dostępu?

Technologia będzie nadal ewoluować, a zmiany są nieuniknione. Firmy księgowe, które przyjmują te zmiany, są najlepiej przygotowane do rozwoju, stają się bardziej wydajne, zapewniają większą wartość dla klientów i są bardziej dochodowe.