Jak wydajny był twój sezon podatkowy?

Teraz, gdy sezon podatkowy dobiegł końca, jest to świetny czas na refleksję nad tym, co poszło dobrze i nad możliwościami, które można poprawić w nadchodzącym roku. Co więcej, dzięki wprowadzeniu usprawnień w przepływie pracy, możesz mieć pewność, że następny sezon podatkowy będzie lepszym doświadczeniem.

W związku z tym zebrałem tylko kilka kluczowych sposobów na to, aby twoja praktyka przebiegała płynniej w czasie do następnego kryzysu podatkowego. Pamiętaj, że nie chodzi o zmianę wszystkiego, ale o skupienie się na jednym lub dwóch kluczowych obszarach, w których możesz wprowadzić najwięcej ulepszeń:

Create Standardization Across Your Practice

Jeśli posiadasz pracowników w swojej firmie, pomocne może być stworzenie ustandaryzowanych przepływów pracy lub list kontrolnych w celu uzupełnienia plików klientów w oparciu o to, co w tym roku okazało się najbardziej efektywne. Jeśli okaże się, że to ty dokonujesz wszystkich zmian w zeznaniu podatkowym, ponieważ posiadasz większość wiedzy specjalistycznej, możesz potencjalnie stać się wąskim gardłem do wykonania pracy.

Poświęć teraz czas na udokumentowanie swojej wiedzy i sporządzenie wewnętrznej listy kontrolnej dotyczącej zapewnienia jakości, aby pomóc swoim pracownikom w poszukiwaniu błędów lub problemów w aktach klientów. W przypadku praktyk, które posiadają technologię umożliwiającą śledzenie zadań w ramach przepływu pracy, upewnij się, że włączone są automatyczne funkcje wskazujące, czy plik jest gotowy.

Kiedy przyprowadzasz nowych klientów, używaj standardowego planu kont tam, gdzie jest to możliwe, więc nie każdy klient ma inny plan kont. Pomoże Ci to przyspieszyć prace związane z uzgadnianiem między planem kont a pozycjami linii podatku dochodowego każdego roku. Pomoże to w stworzeniu większej jednolitości i spójności wiedzy w całej firmie, aby pomóc pracownikom w bardziej efektywnym wykonywaniu pracy.

Weź pod uwagę swoje Oprogramowanie

Jeśli nie korzystasz już z platformy księgowej w chmurze przez cały rok, istnieje szansa, że spędzisz dodatkowy czas w tym pracowitym sezonie na porządkowaniu akt swoich klientów, dzięki czemu będziesz mógł zakończyć pracę podatkową. Weźmy na przykład Laurę Pilkington, właścicielkę praktyki z New Hampshire, Accounting Elements.

Jej pierwszy raz podatkowy w chmurze był lepszy niż kiedykolwiek wcześniej. Wykorzystała księgowość w chmurze do zestawienia danych finansowych swoich klientów i mówi, że był to najłatwiejszy styczeń od dziewięciu lat, kiedy to prowadziła swoją praktykę.

W poprzednich latach pamięta, jak szaleńczo pracowała nad doprowadzeniem finansów swoich klientów do ich CPA, wstając o 6 rano, najczęściej rano w dniach poprzedzających termin. W tym roku, wiedząc, że w styczniu ma zaplanowany urlop, Laura poinformowała swoich pracowników o terminach, a do lutego większość prac została zakończona.

“Nawet nie zdawałam sobie sprawy, że wszystko będzie możliwe tak wcześnie, bo robię to od dziewięciu lat” – wspomina Laura. “Nie ma po prostu wymówki, żeby książki przychodziły z miesięcznym opóźnieniem, bo codziennie patrzymy na wszystkich klientów, żeby mieć pewność, że są aktualne. Codzienna możliwość przebywania w chmurze jest zbawienną łaską”.

Podczas gdy wielu korzysta z oprogramowania księgowego w chmurze, to co znalazłem, to że księgowi nie korzystają ze wszystkich dostępnych funkcji, często tworząc więcej pracy dla siebie. Oto niektóre z tych nie w pełni wykorzystanych funkcji:

1. Lista płac. Odkryłem, że niektórzy wychodzą poza platformę księgową, aby dokonać korekt, a następnie wracają. Dzięki temu, że lista płac jest zintegrowana z platformą, zmniejszasz ilość pracy ręcznej.

2. Kierownik praktyki. Użycie narzędzia menedżera praktyki może zapewnić bardziej spójny proces i pomóc w monitorowaniu pracy w toku, abyś wiedział, gdzie znajdują się akta klienta i miał możliwość zmierzenia wydajności personelu.

3. Zarządzający środkami trwałymi. Jeśli nie obliczasz amortyzacji w ujęciu miesięcznym, ważne jest, aby przynajmniej śledzić ją w menedżerze środków trwałych przez cały rok. W ten sposób będziesz wiedział, jakie są dodatki do środków trwałych, aby ułatwić szybkie zebranie tych informacji w czasie podatkowym.

4. Zindywidualizowana sprawozdawczość. Wiele firm nadal wykonuje ręczne obliczenia poza swoim oprogramowaniem. Zamiast obliczać podsumowania rachunków dla deklaracji podatku dochodowego na kalkulatorze lub w arkuszu kalkulacyjnym, upewnij się, że korzystasz z możliwości niestandardowego raportowania w celu obliczenia go dla Ciebie, właśnie tam, w Twoim oprogramowaniu do księgowości w chmurze.

Myśli końcowe

Czas podatkowy to wysiłek całoroczny. Naprawdę ważne jest, aby być na bieżąco z plikami klientów co miesiąc, korzystając z oprogramowania w chmurze, tak aby sezon podatkowy każdego roku nie był tak obciążający.

Śledzenie ksiąg klientów co miesiąc przez cały rok i wdrażanie niektórych z tych wskazówek może zapewnić, że praca klienta na koniec roku to nic innego, jak tylko sprzątanie.