Jak wykryć oszustwa w zakresie rachunków podlegających zapłacie

Podczas gdy oszustwo dotyczące zobowiązań finansowych jest niefortunnym ryzykiem związanym z prowadzeniem działalności gospodarczej, znajomość znaków i wdrożenie kontroli wewnętrznej może pomóc organizacjom w wykryciu i ograniczeniu ich strat finansowych. Specjaliści ds. księgowości są integralną częścią tego procesu, ponieważ muszą posiadać umiejętności i wiedzę pozwalające im rozpoznać oznaki oszustwa podczas audytu.

Od sprzedawców i dostawców, po opłaty za media, czynsze i pożyczki, każdy dolar, który firma wydaje, przechodzi przez rachunki do zapłacenia (AP). Z tego powodu, AP jest szczególnie narażona na oszustwa z wewnątrz i na zewnątrz firmy.

Te słabości mogą mieć poważne konsekwencje dla każdej części przedsiębiorstwa. Zgodnie z raportem “Occupational Fraud and Abuse Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse” z 2016 r., sporządzonym przez Stowarzyszenie Certyfikowanych Egzaminatorów Oszustw (ACFE), prawie połowa wszystkich zgłoszonych przypadków oszustw dotyczyła manipulacji, fakturowania i oszukańczych zwrotów kosztów – trzy rodzaje oszustw AP. Same manipulacje przy kontrolach skutkują medianą strat w wysokości 158 000 USD na firmę.

Oto trzy najważniejsze sposoby, na jakie specjaliści od księgowości mogą wykryć oszustwa dotyczące zobowiązań finansowych popełnione w danej organizacji:

1. Weź pod uwagę element ludzki. W raporcie KPMG “Global Profiles of the Fraudster” z 2016 r. zauważono, że typowy sprawca oszustwa to głównie mężczyzna, w wieku od 36 do 55 lat, pełniący funkcje kierownicze lub dyrektorskie i zatrudniony w firmie od co najmniej sześciu lat.

Większość oszustw AP ma miejsce, gdy pracownik ukrywa nielegalne transakcje wśród tysięcy legalnych. Skąd możesz wiedzieć, gdzie szukać?

Po pierwsze, należy pamiętać o wszystkich pracownikach, o których wiadomo, że są niezadowoleni z wynagrodzenia lub innych kwestii, ponieważ są bardziej skłonni czuć się usprawiedliwieni w kradzieży tego, co uważają, że zasługują na to od swojego pracodawcy. Po drugie, pracownicy, którzy wydają się żyć ponad stan lub mieć problemy finansowe, mogą być również zmotywowani do popełniania oszustw. Czerwone flagi zawierają lekkomyślne zachowania, takie jak rozległe zadłużenie osobiste, hojny styl życia lub częste drogie wakacje.

2. Zweryfikować wszystkich sprzedawców. Przeprowadzanie regularnych przeglądów sprzedawców jest niezbędne do wykrycia oszustw AP. W pierwszej kolejności należy zatwierdzić każdego nowego sprzedawcę przed włączeniem go do systemu księgowego.

Jeśli nie rozpoznajesz sprzedawcy, sprawdź ręcznie, kim on jest i co od niego kupujesz. Weryfikacja może być tak prosta, jak odebranie telefonu – zadzwoń, aby upewnić się, że numer sprzedawcy jest w użyciu i sprawdź online, aby sprawdzić, czy numer jest podłączony do danej firmy.

Inne znaki, na które należy zwrócić uwagę, to adresy dostawców, które pasują do adresów domowych pracowników, czeki wysyłane na lokalne skrzynki pocztowe lub adresy domowe, dostawcy, którzy mają te same dane kontaktowe oraz nowi dostawcy z nazwami, które przypominają obecnych dostawców.

3. Transakcje testowe. Przeglądając transakcje, należy szukać wskaźników nieuczciwej działalności, takich jak czeki wystawione na okrągłe kwoty bez grosza, płatności kierowane do miast, które nie mają nic wspólnego z działalnością, nietypowe transakcje występujące poza godzinami pracy lub dramatyczny wzrost średniej wielkości lub częstotliwości płatności na rzecz danego sprzedawcy. Analizy te można łatwo przeprowadzać regularnie za pomocą narzędzia eksploracji danych.

Aby uniknąć w przyszłości przypadków oszustw, należy upewnić się, że istnieje formalny system przeglądu, tak aby lista kontroli była monitorowana przed ich wydaniem. Możesz następnie sprawdzać ją co tydzień, aby upewnić się, że numery są ciągłe. Dobrym pomysłem jest również wymaganie dodatkowego przeglądu lub drugiego podpisu przy kontrolach powyżej określonej kwoty progowej.

W sprawozdaniu ACFE z 2016 r. zauważono, że systemy kontroli fałszerstw, fakturowania i zwrotu kosztów trwają średnio dwa lata, zanim zostaną wykryte. Nie pozwól, aby Twoi klienci byli częścią tej statystyki.

Zapoznaj się z oznakami i zastosuj procesy pozwalające od początku zidentyfikować oszustwo, aby uchronić Twoją firmę i współpracowników przed potencjalnymi konsekwencjami. Ciągłe monitorowanie i wczesne wykrywanie może zniechęcić pracowników do popełniania oszustw i ostatecznie zmniejszyć straty dla organizacji.