Jak wyznaczyć zdrowe granice z klientami

Od miesięcy pracowałem nad zawarciem umowy z nowym klientem, a kiedy przygotowywał się do podpisania umowy, powiedział: “Teraz, kiedy dzwonię, oczekuję, że odpowiesz”.

Spojrzałem mu w oczy i powiedziałem: “Dopóki jest między 7:00 a 18:00, od poniedziałku do piątku, będę.”

Mojemu nowemu klientowi niekoniecznie spodobało się to, że nie chciałem się oddać do jego dyspozycji 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, ale on to uszanował, ponieważ miałem jasność co do moich granic i jasno je zakomunikowałem.

Ile osób w naszym zawodzie jest skłonnych zrobić to samo?

Żyjemy w kulturze “Always On”

Żyjemy w świecie, który jest stale połączony. W każdej chwili każdego dnia możemy komunikować się za pomocą telefonu, poczty elektronicznej, wideokonferencji, wiadomości błyskawicznych, nie wspominając o platformach społecznościowych.

Pod wieloma względami, ta łączność poprawiła nasze życie. Bardziej niż kiedykolwiek wcześniej, ludzie mogą pracować tam, gdzie chcą, kiedy chcą. W zeszłym roku, FlexJobs przebadał ponad 1200 osób na temat tego, jak elastyczna praca wpływa na ich życie i relacje. Zgodnie z wynikami, 89 procent twierdzi, że elastyczna praca pozwala im lepiej zadbać o siebie, a 87 procent, że pozwala im spędzać więcej czasu z rodziną i przyjaciółmi.

Ale jest jeszcze jedna wada bycia dostępnym do pracy 24/7: oczekiwanie, że będziesz dostępny za pomocą smartfona lub laptopa, aby odpowiedzieć na każde drobne pytanie, w dzień lub w nocy. Ostatnie badania przeprowadzone przez Virginia Tech wykazały, że tylko oczekiwanie otrzymywania e-maili do pracy po godzinach może powodować niepokój i stres – nie tylko u pracownika, ale u członków jego rodziny. “Nasze badania obnażają rzeczywistość”, powiedział profesor William Becker, “elastyczne granice pracy często zamieniają się w pracę bez granic, zagrażając zdrowiu i dobremu samopoczuciu pracownika i jego rodziny”.

Dołącz do naszej listy mailingowej

Wpisz swój adres e-mail, aby zapisać się do naszego newslettera i otrzymywać co tydzień najlepsze informacje o AccountingWEB.Wpisz adres e-mail *Enter adres e-mailSign up

Urządzenia mobilne i kanały komunikacyjne nie znikną w najbliższym czasie. Więc do nas należy ustalenie granic z klientami, współpracownikami i szefami.

Jak ustawić granice w kulturze “Always On”

Pierwszym krokiem w kierunku ustanowienia granic jest uświadomienie sobie, że trzeba wziąć na siebie odpowiedzialność za ich wyznaczanie. Często największym wrogiem jesteśmy my sami – nie technologia, klienci czy pracodawcy. Uważamy, że musimy być cały czas dostępni, ponieważ mamy urządzenie mobilne lub biuro domowe, ale w większości przypadków po prostu nie jest to rzeczywistość – ani nie powinno być.

1. Ustalić priorytety i parametry

1.

Wróć do college’u. Pamiętasz, jak profesorowie zapewniali “godziny urzędowania”, które określały, kiedy będą mogli udzielać rad lub rozmawiać o czymkolwiek na temat ucznia? Te godziny pracy ułatwiały komunikację między profesorami i studentami bez konieczności pośpiesznego prowadzenia rozmów przed lub po zajęciach.

Jakie są twoje godziny pracy? Niezależnie od tego, czy pracujesz w tradycyjnym biurze, pracujesz w domu, czy w połączeniu tych dwóch rodzajów pracy, musisz określić godziny, w których możesz odbierać telefony od klientów, teksty i e-maile. Trudno jest podjąć zdecydowaną decyzję o tych godzinach, ponieważ poszczególne osoby mają różne priorytety. Musisz ustalić te granice dla siebie.

Dla mnie godziny pracy są między 7:00 a 18:00. Po 18:00 jest to czas rodzinny. Dla ciebie, może być inaczej. Rodzice małych dzieci mogą wyłączyć się o 17:00, ale wrócić do sieci na godzinę lub dwie po tym, jak dzieci są w łóżku. Jeśli jesteś na Zachodnim Wybrzeżu, ale twój największy klient jest na Wschodnim Wybrzeżu, możesz zacząć pracę wcześniej, ale możesz też zakończyć dzień wcześniej. Przyjrzyj się swoim priorytetom i ustaw swoje parametry w sposób, który odpowiada Twojej rodzinie i Twoim klientom.

2. Przekazać

2.

Kiedy już ustalisz godziny pracy, przekaż je klientom i współpracownikom. Jeśli nie wiesz, kiedy jesteś i nie jesteś dostępny, nie bądź zaskoczony, gdy ludzie nie przestrzegają zasad.

Jeśli jasno komunikujesz się z przodu, ludzie, z którymi pracujesz – zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie – zrozumieją, kiedy jesteś i nie jesteś dostępny i, miejmy nadzieję, dołożą starań, aby respektować te granice. Jeśli tego nie zrobią, przynajmniej nie będą zaskoczeni, gdy w niedzielę o 6 rano nie będziesz odbierał telefonów lub nie będziesz odpowiadał na maile.

Nie oznacza to, że nie można być elastycznym w sytuacji prawdziwego zagrożenia, ani też nie można włożyć dodatkowego czasu, gdy wymaga tego pracowity sezon lub ważny projekt. Ale ludzie nie powinni oczekiwać, że będziesz dostępny przez całą dobę na wszystkie prośby.

3. Ćwicz, co każesz

Jak szanujesz granice swoich klientów? Wysyłasz maile w weekendy i święta lub próbujesz się z nimi skontaktować o 20:00? Kiedy komunikujesz swoje godziny pracy, zapytaj również o swoje.

Od czasu do czasu otworzę laptopa poza moimi “godzinami pracy”, aby nadrobić zaległości późnym wieczorem. Aby uszanować czas moich klientów i wzmocnić swoje własne granice, ustalam w mailu regułę, aby dostarczać emaile tylko w godzinach pracy. Mogę skomponować odpowiedź o 22:00, ale nie trafi ona do skrzynki odbiorczej mojego klienta do 7:00 następnego dnia. Jeśli powiesz swoim klientom, że nie jesteś dostępny wieczorami, wtedy wyślesz maile o 22:00, klienci zaczną myśleć, że jesteś dostępny w tym czasie.

4. Chroń swój czas

Bez względu na to, jak dobrze komunikujesz się z klientami i współpracownikami, będziesz otrzymywać e-maile w godzinach wolnych od pracy – taka jest natura dzisiejszego świata pracy. Kiedy zobaczysz te powiadomienia, łatwo pomyśleć, że po prostu szybko odpowiesz, ale następną rzeczą, którą wiesz, jest to, że spędziłeś godzinę “rodzinnego czasu” na odpowiadaniu na maile.

Wszyscy tak się zahaczyliśmy o nasze smartfony, że prawie zapomnieliśmy jak się bez nich obejść. Pomaga to więc wymyślić sposób na ochronę czasu i granic. Jeśli jesz kolację z rodziną, zostaw telefon w innym pokoju, wyłącz dzwonek i puszczaj połączenia na pocztę głosową. Kiedy idę na kolację z klientem, zostawiam telefon w torebce lub nawet z powrotem w pokoju hotelowym, aby nie rozpraszać uwagi podczas rozmowy twarzą w twarz.

Sposób, w jaki szanujemy relacje, to dać im czas. Chroń i szanuj swoje relacje z rodziną, przyjaciółmi, klientami i sobą samym, ustalając granice, komunikując je jasno i wyłączając telefon i laptopa. W coraz bardziej “zawsze włączonej” kulturze, nie możemy zapomnieć o znaczeniu odłączania zasilania.

Powiązane artykuły

Jaka mała, rodzinna twarz CPA Firms

Rozliczalność i odpowiedzialność w Twojej firmie