Jak zapobiegać oszustwom związanym z wydatkami pracowniczymi

W piątym odcinku mojej serii “Fraudcast”, Stephen King i ja rozpakowaliśmy oszustwo wydatków pracowniczych. Dla tych, którzy nie są zaznajomieni, Steve jest CPA dla Client Accounting Services firmy GrowthForce i autorem The CEO’s Guide to Reducing Fraud , który służył jako stały punkt odniesienia podczas podcastów.

Aby rozpocząć rozmowę, Steve omówił cztery rodzaje oszustw związanych ze zwrotem kosztów. Obejmują one wydatki osobiste zgłoszone firmie do zwrotu, zawyżone wydatki (gdzie ktoś może zaokrąglić lub dodać liczbę), fałszywe rachunki za nieistniejące wydatki i ten sam wydatek zgłoszony wielokrotnie.

Oszustwa kosztowe dokonywane przez pracowników różnią się od innych typów ze względu na ich emocjonalny charakter. Jako właścicielowi małej firmy trudno sobie wyobrazić, aby członek zespołu kradł od Ciebie pieniądze, a złamanie zaufania jest druzgocące.

Czy większość ludzi zabiera się za kradzieże? Powiedziałbym, że nie. W rzeczywistości 90 procent przypadków oszustw jest popełnianych przez osoby, które popełniły je po raz pierwszy. Jednak 76 procent z nich zostało zgłoszonych przez ludzi z księgowości, sprzedaży i operacji, lub przez kierownictwo. Przewodnik Dyrektora Generalnego zawiera typowe scenariusze oszustw związanych z wydatkami pracowników na stronie 23. Możesz również zapoznać się z seminarium internetowym Steve’a, które obejmuje ten temat i podzielić się nim z klientami.

Jednym ze środków zapobiegawczych, o którym wspominaliśmy już wcześniej, jest rozdzielenie obowiązków służbowych. Jeśli jedna osoba nadzoruje wiele obszarów zawodowych, możliwość oszustwa jest nie tylko szeroko otwarta, ale może być kusząca nawet dla najlepszych pracowników w obliczu stresu finansowego.

Jednakże rozdzielenie obowiązków poprzez rozdzielenie osób jest kosztowne i nieosiągalne dla niektórych małych przedsiębiorstw. Na stronie 30 Przewodnik Dyrektora Generalnego , Steve wymienia sposoby wdrożenia kontroli wewnętrznej bez dodawania pracowników do swojego zespołu. Na przykład, można wykorzystać technologię do stworzenia podziału zadań i pociągnięcia pracowników do odpowiedzialności. Receipt Bank i bill.com to możliwe zasoby, z których oba wymagają zeskanowanego obrazu wydatków, aby zapewnić ich legalność.

Kolejna rada to upewnić się, że na wszystko jest pokwitowanie. Należy posiadać pisemną polisę ubezpieczeniową, w której wydatki muszą być udokumentowane.

Ponadto, Steve zasugerował rotacyjne obowiązki pracowników w celu ograniczenia nieuczciwej działalności. Miał na przykład klienta, który ukradł podatki od wynagrodzeń, wypłacając sobie czeki drukowane i zmieniając odbiorcę na IRS w QuickBooks. Na pierwszy rzut oka, wydawane w ten sposób pieniądze wydawały się normalne dla dyrektora generalnego, a on nie wiedział o oszustwie, dopóki nie pojawił się pod jego drzwiami IRS.

Każda pojedyncza transakcja w QuickBooksie przechodzi w ścieżkę audytu, nawet jeśli wcześniejsza transakcja jest edytowana lub usuwana. Jeśli ktoś zmieni odbiorcę płatności na czeku, zobaczysz to w raporcie ścieżki audytu. Praktyka CPA lub CAS powinna się temu okresowo przyglądać, ponieważ zmiana odbiorcy to czerwona flaga.

Zamknąłem podcast, pytając Steve’a o najskuteczniejsze kroki, które minimalizują ryzyko oszustw pracowniczych. Zasugerował on podzielenie każdej transakcji na trzy różne części, podkreślając, że w każdym scenariuszu osoba wprowadzająca rachunki musi być inna niż ta, która je zatwierdza. Co więcej, żadna z tych osób nie powinna kontrolować zapisów bankowych. To jest kluczowe.

Dodatkowo, powtórzył znaczenie paragonów. Śledźcie, dokąd idą pieniądze, i miejcie je w formie pisemnej. Z powrotem. W górę. Wydatki. To może cię uratować w przypadku audytu.

Dziękuję za zaangażowanie Steve’a i mnie, i dziękuję za zjednoczenie się z nami w walce z oszustwami. Nasz następny segment będzie odwiedzał tajniki systemów bilingowych. Będziesz chciał się do tego dostosować. W międzyczasie, zawsze możesz posłuchać poprzednich odcinków, jeśli swędzisz o oszustwie.