Jak zgłaszać wydatki na walkę Oszustwo

Raporty o wydatkach są faktem dla każdej firmy, która wysyła pracowników do klientów, innych biur lub na konferencje handlowe. Podczas gdy większość pracowników jest uczciwa i przestrzega zasad korporacyjnych, jest wystarczająco dużo nieuczciwych, aby zrobić poważne wgniecenie w wynik końcowy. Ale nie musi tak być. Dzięki wiedzy i planowaniu, firmy mogą pomóc w ograniczeniu tego oszustwa.

Zakres problemu

Ankieta przeprowadzona przez Stowarzyszenie Egzaminatorów Oszustw mówi, że typowa firma straci aż 5 procent przychodów rocznie. W ponad 20 procentach przypadków organizacje poniosły straty w wysokości co najmniej 1 miliona dolarów. Średnia strata wyniosła około 140 000 USD z powodu oszustw zawodowych. A czas trwania wyniósł medianę 18 miesięcy.

Więc jak rozwiązać ten problem? Na najbardziej podstawowym poziomie, należy zadać te pytania:

  • Czy raporty wydatków są składane bez oryginalnych rachunków?
  • Czy rachunki wydają się być zmienione?
  • Jak porównuje się te raporty i kwoty wydatków z raportami i kwotami złożonymi przez osoby trzecie w podobnych pozycjach
  • ?

  • Jak porównuje się rachunki z rachunkami z poprzednich lat?
  • Czy są jakieś przedmioty, które wydają się niezwykłe?
  • Czy raporty wydatków są składane terminowo?

Wykonanie kolejnych kroków

To dopiero początek. Aby naprawdę zrozumieć charakter raportów wydatków, przeczytaj to studium przypadku: Kierownik sprzedaży podróżował po całym świecie. W polityce korporacyjnej stwierdzono, że krajowe biuro rachunkowe wstępnie zwróci koszty pracownikowi, aby nie musiał on płacić z własnej kieszeni za to, co może być bardzo dużym wydatkiem. Po powrocie pracownik złożył sprawozdanie z wydatków do lokalnego biura rachunkowego, a nie do krajowego biura rachunkowego. W wyniku tego pracownik otrzymał zwrot kosztów. Ten brak kontroli wewnętrznej spowodował, że firma podwoiła wypłatę. W tym systemie wykrycie oszustwa trwało co najmniej 20 miesięcy.

Aby tego uniknąć w Twojej firmie, weź pod uwagę te wspólne schematy wydatków:

  • Nad zakupami
  • Fałszywe paragony
  • Fikcyjne wydatki
  • Zmienione pokwitowania
  • Osobiste zakupy, którymi obciążana jest firma
  • Podwójne zanurzenie
  • Wydatki anulowane
  • Przeszacowanie przebiegu
  • Wielokrotny przebieg
  • Manipulacja progowa

Myślisz, że ciężko jest sfałszować paragon? Nie. Są nawet strony internetowe, żeby to ułatwić. Na przykład http://www.customrecipt.com może łatwo stworzyć paragon, który wygląda na prawdziwy. Ale są też czerwone flagi (patrz rys. 1), takie jak duże kwoty zapłacone w gotówce za lunch i kwoty, które kończą się na okrągłych liczbach.

Rysunek 1. Fałszywy paragon, który wygląda bardzo dobrze.

Inne czerwone flagi, które należy wziąć pod uwagę podczas przeglądania paragonów to:

  • Kwoty znacznie przekraczają budżet, zwłaszcza w porównaniu z rokiem poprzednim
  • Rachunki nie wyglądają prawidłowo, są podarte lub rozdarte
  • .

  • Powtarzanie kwoty w dolarach
  • Korporacyjne zakupy kartą kredytową, które regularnie osiągają lub przekraczają limity
  • Regularnie opieszałe składanie deklaracji wydatków
  • Wydatki zadeklarowane dla pracowników fantomowych

Aby rozwiązać ten problem, firmy powinny wdrożyć politykę wydatków i poinformować pracowników, że firma zwraca uwagę na oszustwa. W celu wsparcia tej polityki, pracownicy powinni zostać przeszkoleni w zakresie polityki i wytycznych firmy. Wytyczne te powinny jasno określać konsekwencje wykroczenia i obejmować zwolnienie z pracy.

Kierownik, który zatwierdza raport wydatków, musi zakwestionować wątpliwe wydatki i, w razie potrzeby, rozpocząć formalny proces przeglądu. Jest to dodatek do zasad biznesowych i przepływu pracy, że duże systemy ERP są w stanie. Na przykład, OpenERP/Odoo, PeoplesoftERP i SAP wszystkie mają możliwość stworzenia procesu obejmującego składanie online zeskanowanych kopii rachunków wydatków. Pracownik musi zachować oryginał i być przygotowany do złożenia go w firmie do przechowywania. Osoba odpowiedzialna za audyt wewnętrzny powinna przeprowadzać coroczne audyty poprzez pobieranie próbek raportów wydatków.

Każdy dolar wydany na prewencję jest równy 10-20 dolarom oszczędności, ponieważ firma nie będzie musiała prowadzić dochodzenia. Co więcej, ocena ryzyka jest czymś, co wszystkie firmy mogą zrobić ze swoimi zespołami.

Oczywiście, niektórzy dyrektorzy zastanawiają się, czy uczenie pracowników o oszustwach zwiększy liczbę oszustw . Czy to po prostu nauczy pracowników “sztuczek handlu”? W rzeczywistości, pracownicy będą mniej skłonni do popełniania oszustw, ponieważ będą wiedzieć, że istnieją konsekwencje, jeśli zostaną złapani.

O autorze:

Ronny Ko jest założycielem MyBooks.Solutions, gdzie oferuje swoje doświadczenie klientom poszukującym CFO i bieżącej księgowości, analizy księgowej, kontroli wewnętrznej, prognozowania, budżetowania, KPI, aktualizacji procesów biznesowych, wyboru oprogramowania ERP i analizy finansowej dla klientów różnej wielkości. Można się z nim skontaktować pod adresem [chronione pocztą elektroniczną].