Jak zminimalizować ból związany z obrotami zespołu księgowego

W mojej karierze w księgowości publicznej miałem trzy stanowiska i choć były one w bardzo różnych firmach, jedyną rzeczą, której obawiałem się bardziej niż czegokolwiek innego, było to, że jeden z moich starszych księgowych odejdzie, a ja będę musiał odebrać te kawałki.

Dlaczego tak bardzo bałem się utraty jednego z moich pracowników? Ponieważ tak wiele wysiłku włożono w przeszkolenie każdego z członków mojego zespołu w zakresie indywidualnych szczegółów każdego zaangażowania klienta, unikalnych procesów wokół tych zaangażowań oraz tego, jak radzić sobie z różnymi, delikatnymi relacjami z klientami.

Przekazanie tej wiedzy to duże zadanie, zwłaszcza gdy prowadzisz zespół Client Accounting Services (CAS), zwany również outsourcingiem księgowym, w którym każdy pracownik może być odpowiedzialny za kilkadziesiąt zleceń. Krótko mówiąc, rotacja pracowników to ogromny ból.

A w obliczu zbliżającego się globalnego niedoboru talentów, należy się spodziewać, że zatrzymanie będzie coraz większym problemem także dla małych i średnich zespołów. Możemy zrobić wszystko, co w naszej mocy, aby nasi pracownicy byli szczęśliwi w pracy, ale bez względu na to, co robimy, konkurencyjny rynek pracy sprawi, że rotacja pracowników będzie nieunikniona.

Czasami najlepsze, co możemy zrobić, to kontrolować uszkodzenia. W tym duchu, oto trzy sposoby na zminimalizowanie bólu związanego z rotacją zespołów księgowych.

1. Zbuduj luzu w modelu obsady

Obwiniam kartę czasu pracy i rozliczanie godzinowe za wiele problemów w księgowości publicznej dzisiaj. Kiedy widzisz pracownika w pakiecie 2.000 lub więcej godzin rocznie, to wszystko jest zbyt łatwe do załadowania ich z biling godzin do tego stopnia, że nie mają wolnego czasu, aby zrobić coś, ale biling pracy.

Dlaczego to jest złe? Bo kiedy twoi pracownicy nie mają luzu (nie, nie aplikacja do czatu drużynowego, o której porozmawiamy później), to jest duży problem, kiedy jeden z nich wychodzi.

Nikt z doświadczeniem nie będzie miał możliwości podjęcia dodatkowej pracy. Oznacza to, że ktoś, kto już dźwiga pełny ciężar, musi go wziąć na swoje barki, albo praca zostanie zbyt szybko rozładowana na kogoś nowego, kto prawdopodobnie jeszcze nie wie, co robi. Nie jest to idealne rozwiązanie.

Innym problemem związanym z arkuszami czasu jest to, że zachęcają one pracowników do unikania ulepszania i dokumentowania procesów, które będą punktami #2 i #3 na tej liście. A jeśli nie uda ci się wdrożyć planu, to nie będzie to możliwe.

Tak więc, albo pozbyć się swoich arkuszy czasu lub przynajmniej przyjąć model oparty na billable godzin, które wymagają od pracowników tylko 75 procent billable lub około 6 godzin dziennie pracy klienta.

2. Standaryzacja przepływu pracy i procesów

Dużym powodem, dla którego rotacja zespołu księgowego jest bolesna, jest to, że potrzeba czasu, aby poznać unikalne zawiłości wszystkich procesów w danej pracy lub zaangażowaniu klienta. Ale co by było, gdyby nie było tak wiele do nauczenia się? Co by było, gdyby Twoje procesy były w większości takie same? Na pewno byłoby o wiele łatwiej przenieść pracowników do różnych stanowisk w zespole i zamienić się z kimś innym, gdy ktoś wyjeżdża lub jest na wakacjach.

W zleconym zespole księgowym, takim jak ten, którym zarządzałem, kluczem do standaryzacji procesu jest wykorzystanie tego samego «stosu technologii» i związanych z nim przepływów pracy dla każdego klienta. Przez stos technologii rozumiem zestaw aplikacji chmurowych, których używamy do płacenia rachunków, prowadzenia listy płac, sporządzania sprawozdań finansowych i wszystkich innych aspektów prowadzenia praktyki CAS.

W mojej własnej, zleconej firmie księgowej, użyliśmy jednej aplikacji do przetwarzania wszystkich rachunków płatnych dla naszych klientów. Każdy klient został skonfigurowany z tym samym tokiem pracy i harmonogramem przetwarzania zatwierdzeń AP. To samo dotyczyło listy płac – obsługiwaliśmy tylko jeden procesor. Jeśli klient chciałby użyć czegoś innego, to było w porządku, ale byłby za to odpowiedzialny.

Standaryzacja procesów ułatwia wymianę personelu dla innych członków zespołu. Niewiele nowego można się nauczyć, zmieniając klientów lub obszary odpowiedzialności.

To samo odnosi się do personelu pracującego w firmie. Wiele można zrobić, aby ujednolicić procesy w działach księgowości.

Na przykład, upewnij się, że Twoi pracownicy używają tych samych szablonów w celu ich uzgodnienia. Otrzymujesz spójny, usprawniony proces przygotowania i wszystko jest o wiele łatwiejsze do przejrzenia, gdy przebiega w tym samym formacie.

3. Dokumentuj wszystko i zachowaj porządek

To niesamowite, jak wiele wiedzy o zespołach księgowych nie jest nigdzie udokumentowana. Zamiast tego, jest archiwizowana w umysłach naszych genialnych pracowników. A kiedy odchodzą, niosą całą tę wiedzę prosto przez drzwi. Dlatego tak ważne jest, aby Twój zespół dokumentował wszystko, co robi, na wspólnej liście kontrolnej, która jest aktualizowana co miesiąc.

Jeśli chodzi o notatki recenzyjne, niezbędne jest, aby uzyskać te z poczty elektronicznej, gdzie wiedza jest silosowane tylko z osobami na łańcuchu nici e-mail. Zamiast tego, współpracuj nad notatkami recenzyjnymi we wspólnej przestrzeni roboczej, gdzie cały zespół (i wszyscy nowi uczestnicy) mogą mieć dostęp do wątku, gdy jest to potrzebne.

Istnieje wiele doskonałych narzędzi do współpracy, takich jak Slack i Microsoft Teams, które są dostępne za darmo dla zespołów różnej wielkości, które dokonują doskonałej wymiany poczty elektronicznej. Radzę zabrać dokumenty z tego lokalnego dysku sieciowego i do pamięci masowej w chmurze.

Najlepsze usługi przechowywania danych w chmurze, takie jak Box, Dropbox, OneDrive i Google Drive, są przystępne cenowo i bezpieczne. Zamiast organizować dokumenty w foldery przez pracownika, stwórz hierarchię Jednostka> Rok> Miesiąc> Konto/Proces. W ten sposób osoba nieobeznana z personelem (np. audytor) może szybko znaleźć to, czego potrzebuje.

Zbieranie wszystkich razem

Jeśli Twój zespół jest mocno zaangażowany w miesięczne zamknięcie, możesz również rozważyć oprogramowanie do zarządzania zamknięciem, które łączy wszystkie Twoje listy kontrolne, notatki przeglądowe i dokumenty w jednej aplikacji.

Niezależnie od tego, jaką technologię wybierzesz, upewnij się, że jest ona spójna z każdym klientem. Daj swojemu zespołowi czas na zacieśnienie i udokumentowanie procesów, a będziesz o wiele lepiej przygotowany przy następnym odejściu z firmy kluczowego członka zespołu.