Jak zwiększyć produktywność Twojej firmy o 10x?

Sposób, w jaki zarządzasz i wykonujesz pracę, leży u podstaw prowadzenia odnoszącej sukcesy, skalowalnej, opartej na wolności firmy, a jednak niewielu z nich wie, jak to zrobić dobrze.

Wiele firm stara się zrozumieć, jak poprawić przepływ pracy, aby stworzyć swoją wymarzoną firmę. Po pracy z tysiącami właścicieli firm, odkryliśmy, że te trzy proste “poprawki” w przepływie pracy mogą zmniejszyć ból pościgu za klientem i ustawić wyrównanie w całym zespole.

1. Zapytaj o preferowaną metodę komunikacji Twojego klienta

Jeśli masz problemy z uzyskaniem odpowiedzi od klientów, jeden z właścicieli naszej firmy polecił zapytać klientów o preferowaną przez nich formę komunikacji. Zazwyczaj dali im trzy opcje – email, telefon lub tekst. Jako właściciel, możesz dodać dowolną liczbę lub kilka opcji. Polecam im mniej, tym lepiej.

Oferując klientowi taki wybór, należy również wzmocnić przekonanie, że w oparciu o jego preferencje, oczekuje się od niego reakcji w odpowiednim czasie (tj. najlepiej tego samego dnia roboczego). Przypomnij im, że dzięki temu nie zostaną ukarani za niedotrzymanie terminu, a wcześniej będą mieli dokładne informacje na temat swojego projektu.

Implementacja : Wybierz trzy formy komunikacji (rozmowa, e-mail, tekst) i połącz się z klientami w preferowany przez nich sposób. Zaktualizuj swój system zarządzania klientami z ich odpowiedziami, aby cały zespół wiedział jak się z nimi komunikować.

2. Dodać krok QA w gromadzeniu materiałów

Jeśli Ty lub Twój zespół ciągle staracie się wykonywać pracę konsekwentnie i terminowo, jednym z głównych winowajców może być w rzeczywistości zbyt wczesne rozpoczęcie pracy.

Zbyt często zaczynamy zobowiązania tylko po to, by dowiedzieć się, że brakuje nam krytycznych informacji do ich uzupełnienia. Tak więc, jesteśmy zmuszeni do przerwania pracy, skontaktowania się z klientem, a następnie czekania na przesłanie lub aktualizację tych informacji.

Ten okres oczekiwania może przyczynić się do powstania ogromnej ilości odpadów i utraty zysków. Dodatkowo, Twoi pracownicy stale zmieniają kontekst pracy i kiedy klient przekazuje im kompletne informacje, muszą poświęcić czas na przekwalifikowanie się.

Nawet jeśli cała ich praca jest udokumentowana wewnątrz systemu, to i tak zajmuje to dużo czasu. Czas stracony wykładniczo wzrasta, jeśli pracownicy nie dokumentują swojej pracy w sposób spójny lub jest ona wykonywana w wielu systemach.

Implementacja : Poinformuj klienta, że nie będziesz mógł zakończyć pracy, dopóki wszystkie materiały nie zostaną pomyślnie przesłane. Możesz skorzystać z formularzy online lub narzędzi ankietowych, organizatorów podatkowych, fizycznych segregatorów i bezpiecznej korespondencji … wszystko, co pomoże klientowi łatwiej i szybciej przesłać informacje.

3. Wyznaczanie celów tygodniowych z drużyną

Ostatnim elementem zwiększającym wydajność jest przejście na tę samą stronę z twoimi pracownikami. Zorganizuj poniedziałkowe popołudniowe spotkania synchronizacyjne, na których omówisz oczekiwaną pracę, jaką pracownik powinien wykonać w ciągu tygodnia.

W ten sposób wszystkie strony dostosowują się do oczekiwanej pracy klienta w danym tygodniu. Jest to również idealny czas dla pracowników na rozwianie obaw związanych z zakończeniem pracy lub dzielenie się nieprzewidzianymi barierami, które mogłyby ograniczyć ich wydajność.

Jak wdrażać

Szanse są takie, że próbowałeś wdrożyć zmiany w przepływie pracy i nie spełniły one oczekiwań. Jeśli to brzmi znajomo, oto kilka prostych podstawowych zasad wprowadzania tych zmian:

1. Wybierz jedną zmianę do przyjęcia w ciągu następnych 90 dni.

2. Zbierzcie drużynę i poinformujcie ich o zmianie. Zapytaj z góry o wszelkie obawy, jakie mogą mieć w związku z tą zmianą. Jest to zalecane, aby zostać wysłuchanym, uznanym, a tym samym zwiększyć buy-in drużyny.

3. Po zapoznaniu się z obawami, należy ogłosić zmiany w przebiegu pracy wraz z FAQ dotyczącym głównych obaw zgłoszonych w trakcie spotkania.

4. Wybierz niewielki procent (mniej niż 10 procent) klientów, aby wprowadzić go na co najmniej jeden miesiąc.

5. Ustalenie kalendarza zapraszającego do przeglądu postępów zmian z zespołem w 45 i 90 dniu.

6. Przeanalizujcie pozytywy i rozwińcie wszelkie wątpliwości w miarę ich pojawiania się.

7. Podsumuj wpływ zmiany i zacznij planować następną!

Rzeczy, na które trzeba uważać:

1. Zmiana nie będzie w 100 procentach “doskonała” w 1 dniu. Może zaistnieć potrzeba iteracji w zależności od struktury firmy, rodzaju klientów lub wielkości zespołu (dlatego punkty odprawy są krytyczne).

2. Nie wszyscy pokochają tę zmianę, ale ważne jest, aby zrozumieli, dlaczego dokonujesz tej zmiany, jak pomaga ona klientowi i jak pomaga w rozwoju firmy. Jeśli nadal będą blokować zmianę, może to być dobry moment, aby zająć się problemem jeden na jednego i zrozumieć czynniki leżące u podstaw ich oporu wobec zmian. Może pojawić się problem kulturowy i trzeba będzie stopniowo wycofać się z zespołu.

3. Nie należy przedwcześnie kończyć zmiany, ani wahać się z jej wprowadzeniem w pierwszej kolejności. Nic nie jest łatwe i wszystkie zmiany wymagają czasu, aby zrozumieć ich wpływ. Trzymaj się 90-dniowego planu, aby upewnić się, że zmiana została pomyślnie przetestowana.

Wniosek

Dzięki temu, wybierz swoją najlepszą zmianę i zacznij wprowadzać ją w życie. Mogę zagwarantować, że osiągnięcie celów rozwoju firmy wymaga jej pozytywnej poprawy i czekam na wyniki!

Powiązane artykuły

7 Przyczyny Przepływ pracy powinien znajdować się w chmurze

Jak automatyzacja wpłynie na przepływ pracy w Twojej firmie