Jak zwiększyć swoją produktywność

Będziesz mógł pracować w księgowości tylko przez tyle lat w szybkim tempie. Pewnego dnia, będziesz musiał zwolnić. Jednak póki macie jeszcze energię na wysoki poziom osiągnięć, powinniście rozważyć przejęcie kontroli nad swoim bezpośrednim otoczeniem.

Koordynacja rozmieszczenia przestrzeni fizycznych i psychicznych w twojej karierze w sposób antycypacyjny, wspierający popycha cię do robienia rzeczy. Dlaczego? Cóż, praktycznie rzecz biorąc, wiele z waszych osiągnięć, nie wspominając o waszych zarobkach, sprowadza się do tego, jak dobrze jesteście w stanie odzyskać to, czego potrzebujecie. To wszystko składa się na jedną koncepcję: wypełnianie.

Jesteś już ekspertem w pomaganiu swoim klientom w prowadzeniu zorganizowanej dokumentacji. Czy trzymasz się tych samych standardów? Archiwizacja jest niefajnym narzędziem, które pozwala na zorganizowanie się i utrzymanie. Polega ono na przydzielaniu informacji i materiałów do ich najlepszego domu i chęci dostosowania się do zmieniających się potrzeb.

Czego potrzebujesz, żeby być dobrym filterem? Wytyczam mu jasne cele i przestrzeń do postawienia krzesła przed szafką na dokumenty lub ekranem, a także postanowienie, aby poruszać się po przedmiotach w najlepszym i logicznym miejscu do odpoczynku.

Jeśli obawiasz się, że złożenie zgłoszenia oznacza, że stajesz się dozorcą, przypomnij sobie, że zajmujesz się przedmiotami lub informacjami, które uważasz za ważne. Jeśli nie są one istotne, nie zapisuj ich.

“Kondycjonowanie środowiska” to kluczowy krok w organizowaniu i skutecznym składaniu dokumentów. Oznacza to, że organizujesz, magazynujesz i utrzymujesz takie miejsca w sposób, który wspiera Twoje wysiłki. Zorganizowanie szuflady biurka początkowo wymaga czasu i może być powolne. Znalezienie tego, czego potrzebujesz później, będzie jednak prostsze i szybsze, co sprawia, że wysiłek jest tego wart.

Jeśli unikniesz całkowitego uporządkowania szuflady, z urozmaiconymi sprawami, i pójdziesz na “polowanie” za każdym razem, gdy będziesz musiał coś znaleźć, ograniczysz swój potencjał wydajności, zamiast tworzyć system, który będzie Cię wspierał za każdym razem. Podobnie, pliki na Twoim dysku twardym wymagają stałej opieki i konserwacji.

“Zarządzanie wcześniej” oznacza przygotowanie się do czegoś z wyprzedzeniem w stosunku do potrzeb, np. przygotowanie akt w oczekiwaniu na nowych klientów i nowe możliwości. Zamiast zapełniać teczki i szafki z informacjami po brzegi, pozbądź się nadmiaru materiałów, aby mieć trochę wolnego miejsca. Wcześniejsze zarządzanie, w odróżnieniu od następstw, polega na tworzeniu przestrzeni – mentalnie lub fizycznie – przed tym, co nastąpi później.

Dzięki nowo zwolnionemu miejscu, stworzyliście polanę dla rzeczy, które będziecie otrzymywać. Są to m.in. nowe notatki dotyczące polityki, nowe artykuły regulaminu rachunkowości, które chcesz zapisać, notatki ze spotkań oraz informacje o kursach zawodowych, które chcesz później przejrzeć. Jesteśmy przeciążeni informacjami w naszym obecnym społeczeństwie, więc ważne jest, aby przejąć kontrolę z wyprzedzeniem.

Kiedy już wykształcisz w sobie nawyk oczyszczania przestrzeni we wszystkich przedziałach swojego życia, dokonasz wielu rzeczy: Pokazujecie, że macie wystarczająco dużo miejsca, aby zarządzać swoją karierą i prowadzić swoje sprawy, i pozostajecie w stanie gotowości, aby poradzić sobie z tym, co jest dalej, zamiast próbować dowiedzieć się, gdzie przechowywać rzeczy lub jak tworzyć pale ad hoc.

Kondycjonowanie środowiska pracy działa dobrze na wielu poziomach. Kiedy zastosujesz te zasady w całym swoim biurze, odkryjesz, jak osiągnąć większą równowagę.

Jeśli ich potrzebujesz, przegrody pokojowe i bariery dźwiękochłonne są dostępne w wielu różnych kształtach i rozmiarach i mogą być ulepszone na każdej istniejącej barierze dźwiękochłonnej. Delikatny, rytmiczny “biały szum” silnika małego wentylatora służy jako bufor dźwiękowy dla wielu dźwięków, które mogą Cię rozpraszać. Może nawet potrzebujesz kanapy do szybkiej drzemki dla kota w ciągu dnia.

Podsumowując, jakość i atmosfera twojego miejsca pracy są optymalne, gdy pokazują one jakość i atmosferę twojego życia lub to, jak chciałbyś, aby twoja kariera i życie wyglądały.