Kiedy Twój zawodnik wysyła wiadomość

Księgowi często spotykają się z brudnymi książkami. Często bałagan ten jest spowodowany przez dobrze nastawionych właścicieli firm lub członków ich rodzin, którzy sami próbowali prowadzić księgowość.

Od czasu do czasu jednak napotkasz zestaw książek wykonanych przez profesjonalnego księgowego, który pobrał opłatę za usługę i pomyślisz: “Ta osoba oczywiście nie wiedziała, co robi”.

Zanim podzielicie się tą obserwacją ze swoim klientem (lub kimkolwiek innym), oto kilka rzeczy do rozważenia.

Pamiętaj: Nie znasz pełnej historii

Księgi nie były uzgadniane od miesięcy, na kontach przejściowych zaksięgowano tony transakcji, a amortyzacja nie była rejestrowana od dwóch lat.

Spotkałem się z wieloma zestawami książek pasujących do tego opisu. Moja początkowa reakcja polegała na obwinianiu byłego księgowego. Najwyraźniej padali na swoje miejsce pracy.

Niemal w każdym przypadku, w ciągu kilku miesięcy pracy z klientem, stało się jasne, że nie do końca należy winić byłego księgowego. Zazwyczaj – choć nie zawsze – właściciele firm, którzy przychodzą do mnie z nieodpowiednimi książkami, powoli reagują na prośby o informacje lub zapytania dotyczące transakcji na ich książkach, co uniemożliwia ich aktualizację i utrzymanie w najlepszej formie.

Rozwiązanie

Jeśli nie porozmawiasz z byłym księgowym – co polecam robić, jeśli to w ogóle możliwe – nie będziesz wiedział, czy klient reaguje powoli, dopóki nie będziesz z nim pracował przez kilka miesięcy. Wstrzymajcie się z osądem w sprawie niepełnej pracy byłego księgowego. Komunikując się z klientem w sprawie pracy potrzebnej do zaktualizowania jego książek, zachowaj neutralność komunikacji. Podaj, co należy zrobić, ale powstrzymaj się od obarczania winą byłego księgowego.

Na koniec, rozważ dodanie w liście motywacyjnym języka, który określa, czego oczekuje się od klienta w zakresie komunikacji i udzielania informacji oraz konsekwencje nieprzestrzegania tych zasad przez klienta. Czyniąc to – i trzymając klienta w zgodzie z tymi oczekiwaniami – możesz pomóc chronić swoją reputację.

Księgowość jest mieszanką sztuki i nauki

Książki są aktualne, ale transakcje nie są podzielone na kategorie w taki sposób, jak można by się spodziewać. W księgach rachunkowych są wydatki nie podlegające odliczeniu, a plan kont jest zbyt szczegółowy (lub niewystarczająco szczegółowy). Były księgowy musiał nie wiedzieć, co robił, prawda?

Może nie.

Księgowość nie jest nauką ścisłą, a księgowi prowadzą księgi na różne sposoby w różnych celach. Osobiście wolę prowadzić księgi, które mogą być wykorzystywane do celów zarządczych, co oznacza, że nie zawsze przestrzegam zasad, które prowadzą księgi w stanie gotowym do opodatkowania. W czasie podatkowym udzielam informacji wyjaśniających klientom, aby mogli łatwo przygotować zeznanie podatkowe, ale księgowy przeglądając księgi, które prowadziłem przez cały rok, nie wiedziałby o tym i mógłby założyć, że są błędy.

Należy również pamiętać, że z podatkowego punktu widzenia nie ma dużej różnicy, na które konta księgowana jest większość wydatków (z wyjątkiem wydatków na posiłki i rozrywkę). Uznanie opłat i abonamentów za wydatki biurowe nie będzie miało wpływu na dochód podatkowy klienta. To, jak większość wydatków jest klasyfikowana, zależy od preferencji księgowego.

W końcu, klient mógł poprosić byłego księgowego o przekazanie informacji w pewien sposób, który może nie być zgodny z “normami” księgowymi. Nie chcesz iść do swojego nowego klienta i powiedzieć mu, że jego ostatni księgowy nie wiedział, co robi, jeśli w rzeczywistości odpowiada na jego prośby.

Dołącz do naszej listy mailingowej

Wpisz swój adres e-mail, aby zapisać się do naszego newslettera i otrzymywać co tydzień najlepsze informacje o AccountingWEB.Wpisz adres e-mail *Enter adres e-mailSign up

Rozwiązanie

Moja mantra brzmi: “To nie jest sposób, w jaki bym to zrobił, ale to nie musi oznaczać, że to jest złe.” Porozmawiaj z klientem o tym, jak korzysta ze swoich sprawozdań finansowych i wyjaśnij wszelkie zmiany, które polecasz. Ponownie, nie sugeruj, że poprzedni księgowy nie wiedział, co robi, tylko że sugerujesz zmiany, które pomogą właścicielowi firmy zoptymalizować swoje książki.

Jeśli były księgowy naprawdę był niekompetentny

Księgowość nie jest regulowana w Stanach Zjednoczonych, co oznacza, że każdy może się tam stawić jako księgowy i pobierać opłaty za swoje usługi. Od czasu do czasu natkniemy się na książki, które oczywiście zostały zrobione przez kogoś, kto nie rozumie księgowości poza wykorzystaniem oprogramowania księgowego jako gloryfikowanego rejestru kontrolnego (a czasami mogą nawet nie mieć takiego poziomu zrozumienia).

Powinieneś coś powiedzieć, aby upewnić się, że ta osoba nie zrobiła bałaganu innym właścicielom firm, prawda?

Tak, ale chyba nie w taki sposób, jak ci się wydaje.

Rozwiązanie

Przypomnij sobie ostatni raz, kiedy odkryłeś, że robiłeś coś nieprawidłowo. Jak się czułeś?

Najprawdopodobniej czułeś się zakłopotany, a potem zmieniłeś to zakłopotanie w postanowienie, aby nauczyć się od tego momentu lepiej. A część tego uczenia się, by robić lepiej, oznaczało poszukiwanie edukacji i ewentualnie mentora.

Twoja reakcja nie była dla ciebie wyjątkowa. Żaden księgowy nie wyrusza do złej roboty, ani celowo nie robi bałaganu w książkach swoich klientów. Wszyscy chcemy robić lepiej i służyć naszym klientom w najlepszy możliwy sposób, a to jest okazja dla Ciebie, aby pomóc innemu księgowemu… i ewentualnie stworzyć partnera polecającego.

Dotrzyj do byłego księgowego, jeśli to możliwe (i jeśli chcesz) i otwórz drzwi komunikacji. Jeśli odkryjesz, że ta osoba jest nowa w branży, zaproponuj jej mentora (ponownie, jeśli chcesz).

Powstrzymajcie się od deklarowania drugiego księgowego jako oszustwa. To im nie pomoże, a także sprawi, że inni będą podejrzliwi wobec ciebie i twoich motywacji.

Jeśli były księgowy kradł

Niestety, jest tam kilku nieuczciwych księgowych, a jeśli jesteś w tym zawodzie wystarczająco długo, możesz odkryć nieuczciwą działalność w książkach klienta.

Jeśli odkryjesz oszustwo popełnione przez innego księgowego, jesteś zobowiązany coś powiedzieć, ale musisz postępować ze szczególną ostrożnością.

Rozwiązanie:

Po pierwsze, podwójnie sprawdzić swoje ustalenia. Czy istnieje jakieś inne wytłumaczenie niż oszustwo? Przed rozmową z klientem sprawdź wszystkie aspekty – w tym niekompetencję.

Następnie porozmawiaj prywatnie z klientem o swoich podejrzeniach. Przedstaw wszelkie dowody, które odkryłeś, w możliwie najbardziej neutralny sposób. Klient może zareagować na wiele sposobów – oburzenie, zranienie, niedowierzanie – a dodanie do nich twoich emocji nie pomoże mu w podjęciu mądrej decyzji.

Zrozum wreszcie, że sposób postępowania jest decyzją klienta, a nie twoją. Wielu właścicieli firm decyduje się nie oskarżać byłych księgowych o nieuczciwą działalność. Może to być spowodowane wstydem, niechęcią do zainwestowania czasu potrzebnego na wniesienie oskarżenia, a nawet współczuciem dla księgowego. Jakkolwiek właściciel firmy zdecyduje się kontynuować, wypełniłeś swój obowiązek, informując klienta o swoich podejrzeniach. Nie otwieraj się na działania prawne, publicznie wypowiadając się na temat byłego księgowego.

Don’t Badmouth the Competition

Kiedy natkniesz się na “złe” prowadzenie księgowości przez innego księgowego, kuszące jest ujawnienie tego klientowi, a może nawet publicznie. Ważne jest jednak, aby zastanowić się, komu mógłbyś pomóc w tym ujawnieniu.

O ile nie doszło do działalności przestępczej, nie pomagasz nikomu, mówiąc źle innemu księgowemu. Zazwyczaj najlepiej jest nie wskazywać klientowi braków – odczuwalnych lub rzeczywistych – byłego księgowego. I nigdy nie jest właściwe publiczne potępienie innego księgowego. W rzeczywistości, to może być wręcz ryzykowne i wylądować w środku działań prawnych, jeśli osoba zdecyduje się oskarżyć cię o zniesławienie.

Jak większość rzeczy, Złota Reguła ma zastosowanie do Twojego konkursu. Jeśli nie chciałbyś, aby inny księgowy przyjrzał się twojej pracy i powiedział komuś, że nie wiesz, co robisz, to powinieneś rozszerzyć tę samą uprzejmość na innych.

Powiązane artykuły

Czy księgowi muszą zostać doradcami strategicznymi?

Przewodnik wyznaczania granic z klientami prowadzącymi księgi rachunkowe