Korekta błędów na 1099

Ostatnio rozmawiałem z menedżerem ds. rozwiązań kadrowych Jaime Lizotte, który pracuje dla ComplyRight, gdzie misją jest uwolnienie pracodawców od ciężaru śledzenia i przestrzegania złożonej sieci federalnych, stanowych i lokalnych miejsc pracy. Podczas całego podcastu zadawałem Jaime’owi kilka pytań, na które moim zdaniem inni ludzie muszą znać odpowiedzi.

Po pierwsze, czy można skorygować 1099, jeśli zostanie popełniony błąd? Jesteśmy ludźmi, rzeczy się zdarzają. Jaime potwierdził: absolutnie.

Istnieją dwa rodzaje 1099 korekt, określane jako typ 1 i typ 2. Pierwsza z nich wymaga wypełnienia tylko jednego formularza. Można to zrobić, jeśli zrobisz coś w rodzaju złożenia nieprawidłowej kwoty pieniędzy lub zwrotu, który nie powinien był zostać złożony.

Proces jest prosty. Wypełniasz inny formularz (ten, którego użyłeś pierwotnie), poprawiasz błędne informacje i zaznaczasz pole “poprawione” na górze. Na końcu należy dołączyć formularz podsumowania rocznego 1096 oraz formularz transmisji, również z zaznaczonym polem “poprawione”. Wyślij go do odbiorcy, a następnie ponownie złóż do IRS.

Kroki są takie same jak przy pierwszym zgłoszeniu, ale tym razem informacja jest prawidłowa.

Korekty typu 2, wyjaśnione przez Jaime’a, są nieco bardziej szczegółowe. Wymagają więcej niż jednego formularza. Są one używane w przypadku błędów, takich jak brakujące lub nieprawidłowe numery wypłat lub numery identyfikacji podatkowej podatnika, a także nieprawidłowy numer Social Security. Nieprawidłowa nazwa lub adres lub nieprawidłowy pierwotnie złożony formularz (jeśli był to np. formularz 1099-MISC, a powinien to być formularz 1099-DIV) to przypadki typu 2.

W tym przypadku ten sam formularz zostałby złożony z zaznaczonym polem “poprawione”. Dane płatnika i odbiorcy są identyczne jak oryginał, ale wyzerowuje się kwotę. Oznacza to, że wyzerowujesz oryginał formularza. Następnie wypełnij nowy formularz z prawidłowymi informacjami na jego miejscu. Wyślij go do odbiorcy i IRS.

Teraz porozmawiajmy o zapobieganiu błędom. W Powerful Accounting jednym z zabezpieczeń, które stosuję, jest to, że kiedy jesteśmy gotowi do rozpoczęcia elektronicznej rejestracji 1099s, każemy właścicielom firm wypisać się na listy i zatwierdzić, że informacje są poprawne.

Moja rada dla Państwa to podwójne sprawdzanie informacji przed ich przesłaniem, szczególnie w sytuacjach, w których byliby Państwo odpowiedzialni za dokonanie niezbędnych korekt. Jako właściciel mojej firmy, nie chcę pochłaniać kosztów z powodu czyichś błędów lub z powodu czegoś, czego mi brakowało.

Jaime się zgodził. Sprawdzaj, sprawdzaj, sprawdzaj. Otrzymasz brunt nieszczęśliwego odbiorcy. efile4biz.com jest dobrym środkiem ostrożności, zapewniającym użytkownikowi sposób na uruchomienie raportu podsumowującego i szybkie potwierdzenie numerów.

Jako praktykujący, istnieją możliwości popełnienia błędu. Jeśli przypadkowo wyślesz zły numer Social Security, właśnie stworzyłeś ryzyko oszustwa tożsamości. Gorąco polecam obsługę tych zapisów drogą elektroniczną. Posiadają Państwo nie tylko wiarygodny dziennik, ale także znacznie łatwiejsze naprawy.

Wezwałem również Jaime’a, aby wymienił kilka powszechnych błędów, które ludzie popełniają w latach 1099. Jako popularne kwestie podała niepoprawne kwoty pieniężne, niepoprawne nazwisko lub adres oraz wypełnianie błędnego formularza.

Pod koniec sezonu składania zgłoszeń 1099, IRS wysyła powiadomienie do właścicieli firm, jeśli istnieje jakaś różnica w tym, co zostało zgłoszone i co mają w aktach. Klient często wpada w panikę, gdy zostaje powiadomiony. W niektórych przypadkach jest to błąd adresowy i nie jest to duża sprawa, ale może to być numer identyfikacji podatkowej.

Właśnie dlatego taki formularz jak W-9 jest tak ważny, aby mieć go w aktach: aby się zakryć. Potrzebujemy zapisów elektronicznych w Powerful Accounting. Nie jestem w biznesie, żeby się złamać. A jeśli właściciel małej firmy przygotowuje swój własny 1099, to jest to usługa, na którą można wskoczyć. Tylko dlatego, że człowiek jest świetny w prowadzeniu biznesu, niekoniecznie jest świetny w księgowości. Jak już mówiłem, porozmawiajmy o tym z klientami. Osłaniaj ich od potencjalnych problemów z oszustwami.

Jaime przypomniał słuchaczom, że sezon powrotów i raportowania jest bardzo szybki. Bądźcie na górze. Użyj strony takiej jak efile4biz, lub zatrudnij kogoś, kto jest zaznajomiony z tym procesem. Formularze 1099 i W-2 nie kwalifikują się już do automatycznego rozszerzenia – potrzebujesz ważnego powodu i musisz się zgłosić. Formularz 8809 musi zostać złożony w celu rozszerzenia.

Podejmowanie trafień od kar może spowodować lub przerwać działalność, a IRS nie ma zbyt wiele cierpliwości. Oni cię ukarzą. Pozwól nam pomóc ci tego uniknąć. Krzyczeć do Jaime’a i reszty ComplyRight za bycie sojusznikiem w walce z oszustwami.

Powiązane artykuły

Jak klienci mogą zapobiegać sprzeniewierzaniu aktywów

Kiedy klienci mówią: “Powinieneś był wiedzieć!”