Korzyści płynące z codziennych spotkań w firmach księgowych

Codzienne zebranie grupowe (tzw. spotkanie stojące lub stałe) jest okazją do ustalenia planu dnia. Jest to szybkie (maksymalnie 10 do 15 minut) spotkanie, na którym każdy członek zespołu składa raport o stanie swojej pracy.

Spotkania te często odbywają się na stojąco, aby upewnić się, że wszyscy są zwięźli. Potrzebujesz więcej motywacji niż listy zasad? Wprowadzić pięciopunktową «mówioną piłkę», aby podnieść ante.

Jest to czas, w którym każda osoba może zgłosić, gdzie znajduje się w swojej pracy, kiedy może skończyć i co będzie robić dalej. Daje im to również szansę na dzielenie się blokadami drogowymi lub obszarami, w których potrzebują pomocy. Spotkanie w kuluarach nie tylko daje menadżerom wiedzę o tym, co się dzieje, ale także daje innym członkom zespołu szansę, aby się wzmocnić i pomóc.

Jak przeprowadzić spotkanie w cztery oczy?

Przebieranki powinny być krótkie, ale zdziwiłbyś się, jak łatwo kończą się na stycznej. Z drugiej strony, może nie zdziwiłbyś się.

Niemniej jednak należy wyznaczyć kierownika spotkania, który będzie odpowiedzialny za prowadzenie spotkania na dany temat i poruszanie się po nim. Ludzie będą chcieli rozwiązać problem na miejscu lub przyłączyć się do pociągu skarg i zażaleń; natychmiast zdusić go w zarodku. Przyznaj się do swoich problemów i obaw i umów się na kolejny raz, aby poznać szczegóły.

Ważne jest również, aby każdy członek zespołu mówił. Czasami ludzie niechętnie zgłaszają się na ochotnika, że mają problem (kto nie ma?), zwłaszcza nowsi członkowie zespołu. Stwórzcie porządek mówienia, w ten sposób każda osoba będzie wiedziała, że musi mówić i będzie wiedziała, kiedy nadejdzie jej kolej. Jeśli masz więcej niż 12 osób w swoim zespole roboczym, podziel się na mniejsze grupy dla swoich grup.

Regularne organizowanie spotkań towarzyskich jest niezwykle ważne. Codzienne spotkanie jest idealne (tygodniowe jest wykonalne; miesięczne nie jest zbyt efektywne). Przewidywalność spotkań oznacza, że ludzie mogą planować, o czym chcą rozmawiać, a także sprawić, że staną się one bardziej rutynowe. Jeśli ktoś jest nieobecny, spotkanie odbywa się dalej (nawet jeśli jest to lider spotkania).

Daj im spróbować

Codzienne zebranie jest szybkie, proste i łatwe w realizacji. Daj im próbny bieg przez tydzień i dostosuj je do potrzeb swojego zespołu, pamiętaj tylko o następujących wskazówkach:

  • Spotkanie w skupieniu jest krótkie, maksymalnie 10-15 minut.
  • Utrzymywać je konsekwentnie, codziennie/tygodniowo, o tej samej porze, w miarę możliwości w tym samym miejscu. Umieść to w kalendarzu każdego.
  • Wszyscy mówią.
  • Nie rozwiązuj problemów, umów się na to innym razem.
  • Chodzi o TODAY, nie jutro, nie w przyszłym tygodniu czy innym projekcie.

Spotkania Huddle to świetny sposób na zbudowanie silniejszego i bardziej efektywnego zespołu. Trzyma wszystkich w pętli i zapewnia, że nic nie zostanie pominięte.

Pozostańcie w kontakcie z częścią 2, aby zobaczyć, jak przystosować te spotkania dla mobilnego zespołu.