Kredyty podatkowe na badania i rozwój a kontrakty rządowe: Co działa dla Twojego klienta?

Wyobraź sobie to: Firma X jest nową, rozpoczynającą działalność firmą biotechnologiczną, której celem jest rozwój technologii i produktów, które mogą poprawić jakość i wydajność upraw. Firma jest w trzecim roku działalności i choć nie wygenerowała jeszcze żadnych przychodów, zainwestowała znaczne środki w rozwój biotechnologicznych upraw, które będą wymagały mniejszych ilości pestycydów, a jednocześnie będą dawały wyższą wydajność przy lepszych profilach odżywczych.

Spółka X uważa, że jest na skraju rozwoju przełomowych upraw, które mogłyby zmienić branżę i rozważa możliwości finansowania dalszych działań badawczo-rozwojowych (R&D). W szczególności, zespół zarządzający ocenia, czy ulgi podatkowe na badania i rozwój lub kontrakt rządowy będą najbardziej korzystne dla jego wysiłków.

Firma X – lub jeśli masz klienta w podobnej sytuacji – powinna zadać sobie sześć następujących kluczowych pytań, aby lepiej zrozumieć zalety i wady każdej z tych opcji:

1. Jakie są korzyści i sposoby wykorzystania ulg podatkowych na badania i rozwój oraz kontraktów rządowych? Wprowadzona w grudniu 2015 r. ustawa o ochronie Amerykanów przed podwyżkami podatków (PATH) na stałe rozszerzyła federalną ulgę podatkową na badania i rozwój, lepiej umożliwiając firmom uwzględnienie ulg podatkowych na badania i rozwój w ich długoterminowych planach podatkowych. Ulgi podatkowe na badania i rozwój mogą przynieść oszczędności gotówkowe w wysokości do 20 procent wydatków kwalifikowanych – potencjalnie więcej, jeśli kwalifikowana działalność ma miejsce w niektórych stanach.

Kredyty te mogą być wykorzystane do skompensowania regularnych zobowiązań z tytułu podatku dochodowego oraz, w przypadku niektórych mniejszych firm i przedsiębiorstw rozpoczynających działalność, alternatywnego podatku minimalnego i części podatku od wynagrodzeń. Jeśli firma nie płaci podatków, kredyty te mogą być przenoszone z powrotem na rok i do przodu przez 20 lat. Kredyty te mogą obniżyć efektywną stawkę podatkową firmy, zwiększyć jej przepływy pieniężne, poprawić zysk na akcję oraz zapewnić dodatkowe fundusze na inwestycje w nowe możliwości biznesowe lub dodatkowych pracowników.

Umowy z rządem, których koszty podlegają zwrotowi, mogą zminimalizować ryzyko finansowe, zapewniając zwrot rzeczywiście poniesionych kosztów powiększony o zysk lub opłatę dodatkową do kosztów. Ponadto, rząd będzie płacił za proporcjonalną część kosztów pośrednich, w tym kosztów ogólnych, ogólnych i administracyjnych. Ponieważ są to w dużej mierze koszty utopione, fakt, że rząd płaci za koszty pośrednie, może być korzystny dla przedsiębiorstw.

Istnieją również styczne korzyści dla kontraktów rządowych, w tym rozwój relacji z klientami, wzmocnienie portfela klientów firmy, odblokowanie nowych możliwości biznesowych oraz możliwość otrzymywania wieloletnich, wysokodolarowych nagród stanowiących solidne i przewidywalne przepływy pieniężne.

2. Czy są jakieś dodatkowe korzyści dla firmy o naszej wielkości i/lub w początkowej fazie działalności? Ustawa PATH daje dwie dodatkowe możliwości wyboru mniejszych firm na lata podatkowe rozpoczynające się po 2015 roku. W tym przypadku, Spółka X spełnia kryteria kwalifikowanej małej firmy (QSB), która jest zdefiniowana jako korporacja, korporacja S lub spółka osobowa o dochodach brutto poniżej 5 milionów USD w roku bieżącym i żadnych dochodach brutto w żadnym roku podatkowym przed upływem pięciu lat podatkowych kończących się w roku bieżącym. Spółka X, jako QSB, może zdecydować się na skorzystanie z ulg podatkowych na badania i rozwój w odniesieniu do swojej części podatku od wynagrodzeń. Wybór ten jest ograniczony do 250 000 USD rocznie i może być dokonany tylko na okres pięciu lat.

Dodatkowo, istnieją pewne fundusze rządowe zarezerwowane dla małych przedsiębiorstw, które są określone przez wpływy brutto lub liczbę pracowników, w zależności od umowy. Firmy realizujące kontrakty na podstawie kodu NAICS 541711 (B+R w biotechnologii) zatrudniające mniej niż 1000 pracowników są uznawane za małe przedsiębiorstwa. Jeżeli przedsiębiorstwo spełnia te kryteria, może ubiegać się o pewne kontrakty zarezerwowane specjalnie dla mniejszych przedsiębiorstw.

3. Co czyni nas i inne firmy uprawnionymi do kontraktów lub kredytów? Wszystkie firmy są uprawnione do składania ofert na kontrakty rządowe, chyba że zostały one wcześniej zawieszone lub wykluczone z przetargu przez rząd. Tak długo, jak długo firma stara się rozwijać lub ulepszać funkcjonalność lub wydajność swoich produktów, procesów, oprogramowania, wynalazków, technik lub formuł, prawdopodobnie kwalifikuje się również do kredytów podatkowych na badania i rozwój.

4. Jakie systemy lub dokumentacja są wymagane, aby wykorzystać każdą z tych możliwości? Nie ma szczególnej dokumentacji wymaganej do ubiegania się o ulgi podatkowe na badania i rozwój. Mimo, że osoby przeprowadzające badania podatkowe mogą czasami wnioskować o dokumentację księgową projektu, szczegóły dotyczące śledzenia czasu lub inne rodzaje dokumentacji, firma musi być w stanie udowodnić, że wydatki zostały rzeczywiście poniesione i odnoszą się do kwalifikowanych działań. Ponadto, w kilku sprawach sądowych podtrzymano zasadę, że na zeznaniach ustnych można polegać w celu uzasadnienia kredytu podatkowego.

Nie są wymagane żadne systemy przed uzyskaniem kontraktu rządowego. Jednak przed złożeniem pierwszej faktury przedsiębiorstwa muszą wdrożyć system księgowania kosztów, który umożliwia śledzenie kosztów według zamówień, a także system zamówień publicznych dokumentujący uzasadnienie wyboru źródeł i monitorowanie umów podwykonawczych. Pewne wymagania mogą być również unikalne dla każdego kontraktu, a firmy powinny w pełni zrozumieć, co to jest przed złożeniem faktur do rządu.

5. Co się stanie, jeśli nasza firma zostanie zatwierdzona do kredytów lub wygra kontrakt? Jeśli firma X wygra kontrakt rządowy, będzie musiała dostarczyć oświadczenie o pracy w odpowiednim czasie. Ponadto, ponieważ będzie to jej pierwszy kontrakt, będzie musiała wdrożyć wewnętrzne kontrole wokół opisanych powyżej systemów i wszelkich innych określonych w kontrakcie. Najlepszym scenariuszem w przypadku wygrania kontraktu rządowego byłoby odzyskanie wszystkich kosztów, w tym kosztów wdrożenia ram zgodności, przy czym spółka zyskałaby cenne doświadczenie i zwiększyłaby swój profil w branży.

Podstawową korzyścią płynącą z ubiegania się o ulgi podatkowe na badania i rozwój jest to, że kompensują one zobowiązania podatkowe. Gdy przedsiębiorstwo ubiega się o ulgi podatkowe na badania i rozwój, tworzy podstawę do ubiegania się o przyszłe ulgi, ponieważ jego kwalifikowane wydatki i działania zostały już zidentyfikowane, a procesy ubiegania się o nie mogą być dalej wykorzystywane.

6. Czy firma może korzystać zarówno z kontraktu rządowego, jak i ulgi podatkowej na badania i rozwój? Istnieją scenariusze, w których firma może zarówno wygrać kontrakt rządowy, jak i ubiegać się o ulgi podatkowe na badania i rozwój. Jeżeli umowa z rządem stanowi, że firma jest zarówno narażona na ryzyko ekonomiczne związane z działalnością badawczo-rozwojową, jak i może wykorzystać wyniki badań lub zachować znaczące prawa do ich wyników, wówczas firma jest nadal uprawniona do kredytu.

Z drugiej strony, jeżeli umowa stanowi, że rząd zapłaci firmie, niezależnie od tego, czy badania zakończą się sukcesem, czy nie, lub jeżeli zapewnia rządowi wyłączne prawo do wykorzystywania wyników badań, wówczas badania uznaje się za «finansowane» i nie kwalifikują się one do kredytu.

Po udzieleniu odpowiedzi na powyższe pytania, firma X powinna być teraz dobrze przygotowana do określenia ścieżki rozwoju. I chociaż firma X istnieje tylko w sensie hipotetycznym, każdy z Państwa klientów biznesowych, którzy próbują rozwijać lub ulepszać swoje produkty, procesy lub oprogramowanie, powinien określić, czy przedstawione powyżej narzędzia kompensujące koszty mogą pomóc w zwiększeniu zwrotu z inwestycji.