Łączenie wielu arkuszy w dowolnej wersji programu Excel

Od czasu do czasu może zaistnieć potrzeba ułożenia danych z dwóch lub więcej arkuszy w jedną listę. Większość użytkowników kopiuje i wkleja dane razem, ale można również użyć Microsoft Query.

Alternatywnie, można użyć PowerQuery w Excelu 2013, przemianowanego na Get i Transform w Excelu 2016, ale te funkcje wymagają znacznie większego doświadczenia z zapytaniami do bazy danych niż przeciętny użytkownik Excela zgromadzony w tym momencie. Na szczęście Microsoft Query jest alternatywą, która jest dostępna we wszystkich wersjach programu Excel i może poprowadzić Cię przez ten proces.

Proces, który opiszę, może działać w ramach istniejącego skoroszytu, lub można pobrać dane z wielu skoroszytów. Jedyną zmianą, jakiej dokonasz, jest zmiana nazw skoroszytów i arkuszy, więc w tym artykule założymy, że łączysz dane z tego samego skoroszytu.

Aby to zrobić:

  1. Stwórz nowy arkusz z etykietą Połączony , aby pomieścić dane z innych arkuszy, jak pokazano na rysunku 1.
  2. Kliknąć na menu Dane .
  3. Kliknij na From Other Sources , a następnie wybierz From Microsoft Query from the drop-down.
  4. Następnie powinno pojawić się okno dialogowe Wybierz źródło danych, z którego należy usunąć zaznaczenie pola wyboru Użyj kreatora zapytań do tworzenia i edycji zapytań.
  • Jeśli nie pojawi się okno dialogowe Wybierz źródło danych, zostanie wyświetlony monit z informacją, że Microsoft Query nie jest obecnie zainstalowany. W takim przypadku postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie, aby włączyć Microsoft Query w swojej wersji programu Excel. Microsoft Query to opcjonalna funkcja, która mogła zostać pominięta podczas instalacji programu Excel na komputerze. Po zainstalowaniu Microsoft Query, można przejść do kroku 4.
  1. Kliknij dwukrotnie Pliki Excela* w oknie dialogowym Wybierz źródło danych. Dwukrotne kliknięcie pozwala na pominięcie przycisku OK.

gure 1: Upewnij się, że usunięto zaznaczenie pola wyboru Użyj kreatora zapytań do tworzenia/edycji zapytań w kroku 4.

  1. Użyj okna dialogowego Wybierz skoroszyt, aby wybrać nazwę bieżącego skoroszytu, jak pokazano na Rysunku 2. Wybranie tego samego skoroszytu może wydawać się koliste, ale Microsoft Query nie dokonuje rozróżnienia.
  2. Kliknij OK , aby zamknąć okno dialogowe Select Workbook.
  3. Kliknij Zamknij bez dokonywania żadnych zaznaczeń w oknie dialogowym Wybierz tabelę.

Rysunek 2: Musisz wybrać nazwę bieżącego podręcznika, nawet jeśli jest już otwarty.

  1. W tym momencie na ekranie pojawi się Microsoft Query, z którego należy kliknąć przycisk SQL. SQL jest skrótem od Structured Query Language, który jest słownikiem używanym do żądania informacji z baz danych. W tym przypadku dodatkowe arkusze w naszym skoroszycie traktujemy jako tabele bazodanowe.
  2. W polu SQL Statement wprowadź następujące dane:

WYBÓR *

FROM “E:Combine Worksheets.xlsx”. “January$”

Unia

WYBÓR *

FROM “E:Combine Worksheets.xlsx”. “February$”

W tym kontekście “Wybierz *” informuje Microsoft Query, że chcemy pobrać wszystkie dane z danego arkusza na podstawie przyległego bloku komórek, który zaczyna się w komórce A1. Część “OD” informuje Microsoft Query o tym, gdzie można znaleźć dane. W tym przypadku zastąpisz E:Combine Worksheets.xlsx lokalizacją i nazwą swojego skoroszytu.

Wpisz swój adres e-mail, aby zapisać się do naszego newslettera i otrzymywać co tydzień najlepsze informacje o AccountingWEB.Wpisz adres e-mail *Enter adres e-mailSign up

Zastąpisz także January$ i February$ odpowiadającymi im nazwami arkuszy. Słowo “Union” mówi firmie Microsoft Query, że chcemy umieścić dane z arkusza styczniowego na górze danych z arkusza lutowego. W razie potrzeby można nadal dodawać zestawienia Union i Select.

  1. Kliknij OK po wypełnieniu polecenia SQL.
  2. Kliknij OK aby pominąć ostrzeżenie, że zapytanie SQL nie może być wyświetlone graficznie.

Rysunek 3: Wprowadź SQL Statement i zastąp E:Combine Worksheets.xlsx lokalizacją i nazwą swojego skoroszytu.

  1. Połączone arkusze pojawią się teraz w oknie dialogowym Microsoft Query, jak pokazano na Rysunku 4.
  2. Wybierz menu Plik w Microsoft Query.
  3. Wybierz opcję Return Data to Microsoft Excel w dolnej części menu.
  4. Okno dialogowe Import danych pozwoli Ci zdecydować, w jaki sposób chcesz zaprezentować dane:
  • Tabela będzie prostą listą w obrębie arkusza, która wyświetla wszystkie informacje z pozostałych arkuszy.
  • Raport PivotTable umożliwia utworzenie raportu na podstawie danych z innych arkuszy bez konieczności wglądu w połączone dane.
  • Raport PivotChart i Pivot Table umożliwia jednoczesne podsumowanie danych z pozostałych arkuszy zarówno w formie wykresu, jak i tabeli przestawnej.

Rysunek 4: Połączone dane można wyświetlać w programie Excel na różne sposoby.

Zaletą korzystania z Microsoft Query jest to, że jeśli dane z innych arkuszy ulegną zmianie, można zaktualizować połączony arkusz, klikając prawym przyciskiem myszy na dowolną komórkę w wynikowej tabeli lub tabeli przestawnej i wybierając opcję Odśwież.