Maksymalizacja skrótu klawiaturowego Alt-Down Arrow w programie Excel

Alt-Down Arrow to jeden z moich ulubionych skrótów klawiszowych w programie Excel. Po pierwsze, daje mi on możliwość łatwego przyspieszenia poprzez powtarzalne wprowadzanie danych w obrębie kolumny. Po drugie, pozwala mi na dostęp do strzałek filtrujących Excela, jak również do list walidacji danych bez użycia myszy. Przejrzę wszystkie trzy techniki w tym artykule.

Po pierwsze, zacznijmy od aspektu wprowadzania danych w Alt-Down Arrow. Jak pokazano na rysunku 1, wprowadziłem czerwony, biały i niebieski w komórkach A1, A2 i A3, odpowiednio. Jeśli umieściłem kursor w komórce A4, a następnie nacisnąłem Alt-Down Arrow, Excel wyświetli alfabetyczną listę wpisów, które właśnie wprowadziłem. Mogę użyć klawisza strzałki w dół, aby wybrać pozycję z listy, a następnie nacisnąć Enter, aby umieścić tę wartość w komórce A4.

Rysunek 1: Użyj skrótu klawiaturowego Alt-Down do łatwego przeglądania i dokonywania wyborów z listy swoich wpisów.

Ta funkcja działa wszędzie w Excelu, gdzie stworzyłeś listę przedmiotów, ale jest kilka zastrzeżeń:

  • Kursor musi znajdować się w bloku komórek, w którym znajdują się słowa, lub obok niego. Jak pokazano na Rysunku 2, lista albo nie pojawi się, albo będzie pusta, jeśli spróbujesz użyć jej z zakresem liczb.
  • Lista również nie pojawi się lub będzie pusta, jeśli kursor nie znajduje się w komórce, która bezpośrednio przylega do lub w bloku komórek, które zawierają tekst, który chcesz wybrać.
  • Lista rozwijana działa tylko w ramach danej kolumny, więc nie będzie można jej użyć do wprowadzania danych, które przechodzą przez wiersz.

Rysunek 2: Lista pojawi się pusta, jeśli kursor nie zostanie prawidłowo umieszczony w pobliżu słupkowego bloku tekstu.

:

Można również użyć skrótu klawiaturowego Alt-Down Arrow w połączeniu z funkcją filtrującą programu Excel. Filtrowanie w Excelu pozwala na ukrywanie lub wyświetlanie wierszy w oparciu o podane kryteria, z korzyścią dla niewtajemniczonych. Filtrowanie jest zwykle stosowane w przypadku listy, jak pokazano na Rysunku 3. Aby włączyć funkcję filtrowania, kliknij dowolną komórkę na liście, a następnie:

  • Excel 2007 i później: Na karcie głównej wybierz Sort & Filtr, a następnie wybierz Filtr.
  • Excel 2003 i wcześniejsze: Wybierz Dane, Filtr, a następnie AutoFilter.

W każdej wersji programu Excel można również nacisnąć klawisz Ctrl-L, aby dodać strzałki filtrujące do listy. W tym momencie większość użytkowników używa myszki do kliknięcia na strzałkę filtrującą w danej kolumnie. Jeśli chcielibyśmy wyświetlić tylko sprzedaż jabłek i pomarańczy:

  • Excel 2007 i później: Kliknij strzałkę w komórce C3, usuń zaznaczenie pola wyboru Wybierz wszystko, a następnie wybierz Jabłka, a następnie Pomarańcze i kliknij OK.
  • Excel 2003 i wcześniejsze: Kliknij strzałkę w komórce C3, wybierz opcję Custom, a następnie ustaw obie listy na Equals, a następnie wybierz odpowiednio Apples i Oranges.

Należy pamiętać, że najnowsze wersje programu Excel pozwalają na wybranie dowolnej liczby pozycji, podczas gdy program Excel 2003 i wcześniejsze ograniczały wybór do jednego lub dwóch na raz.

Rysunek 3: Funkcja filtrowania pozwala na ukrywanie lub wyświetlanie wierszy w oparciu o określone przez użytkownika kryteria.

Mając na uwadze to tło, możesz użyć skrótu klawiaturowego Alt-Down, aby wyświetlić menu filtrowania dla danej kolumny, zamiast klikać na nią myszką. W obrębie samej listy, za pomocą klawiszy strzałek można poruszać się po menu w górę i w dół, a za pomocą spacji włączać i wyłączać pola wyboru. Naciśnij klawisz Enter, aby kliknąć OK.

Możesz również użyć strzałki Alt-Down, aby wybrać opcję z listy Walidacja danych. Pisałem o Walidacji Danych w przeszłości, więc tutaj powiem tylko, że zamiast klikać myszką na strzałkę Walidacji Danych, możesz po prostu nacisnąć Alt-Down. Tak jak w przypadku filtrowania, użyj klawiszy strzałek, aby dokonać wyboru, a następnie wciśnij Enter.

O autorze:

David H. Ringstrom, CPA, szef Accounting Advisors, Inc., firmy doradczej w zakresie oprogramowania i baz danych z siedzibą w Atlancie, świadczącej usługi szkoleniowe i doradcze w całym kraju. Skontaktuj się z Davidem pod adresem [chronione pocztą elektroniczną] lub śledź go na Twitter . David przemawia na konferencjach o programie Microsoft Excel, uczy webcastów dla i pisze niezależne artykuły w programie Excel dla AccountingWEB , et. al.