Maksymalne wykorzystanie zasad QBO Banku

Czy próbowałeś korzystać z zasad bankowych w QuickBooks Online (QBO)? Są one cudowne i mogą naprawdę zaoszczędzić czas wprowadzania danych.

Co robią Zasady Banku? Regulamin Bankowy może automatycznie dodawać transakcje do rejestru kont.

Dodatkowo, Reguły mogą:

– Mieć klasy

– Mają podziały

– Należy nadać priorytet, kopiować, edytować, eksportować lub importować do innych plików QBO

Zamiast wyjaśniać krok po kroku, jak używać reguł, oto link do samouczka QuickBooks Tutorials, który wyjaśnia reguły i pokazuje, jak tworzyć reguły.

Przykłady stosowania zasad

Mam ustawione reguły w większości plików QBO, w których pracuję. Reguły mogą oznaczać transakcje w kanale bankowym (Cool!), lub automatycznie dodawać transakcje bezpośrednio do rejestru, dzięki czemu nigdy nie będziesz musiał ich nawet oglądać (Awesome!).

Kiedy transakcja w kanale bankowym pasuje do Reguły, w kolumnie Kategoria lub Dopasowanie pojawia się zielony przycisk “Reguła”. Po prostu kliknij przycisk Dodaj, aby przenieść transakcję do rejestru konta.

Co więcej, można ustawić regułę na “Automatycznie dodawaj do moich książek”, w którym to przypadku nie widać nawet transakcji w zasilaniu bankowym – przechodzi ona bezpośrednio z zasilacza bankowego do rejestru!

Zachowaj ostrożność przy ustawianiu reguły automatycznego dodawania, że jest ona dla transakcji, które naprawdę nigdy nie dotyczą tylko jednego rachunku wydatków.

Dobrzy kandydaci do zasady automatycznego dodawania :

– PG&E (Pacific Gas & Electric) zawsze będzie przedsiębiorstwem użyteczności publicznej
.
– New York Times zawsze będzie “Dues & Subscriptions”

– FastTrak zawsze będzie Auto:Tolls

Kandydaci z zastrzeżeniami do zasady automatycznego dodawania :

– Costco. Zakupy w Costco mogą dotyczyć dostaw, sprzętu, kosztu sprzedanych towarów itp. Jest prawie niemożliwe, aby z góry określić, która kategoria wydatków do wykorzystania.

– To samo w przypadku OfficeMax/Office Depot, Staples, itp.

Lepiej jest ręcznie wprowadzić do QBO zakupy od tych sprzedawców po powrocie ze sklepu z paragonem w ręku, więc można ręcznie dodać odpowiednie podziały. Wtedy, gdy transakcja pojawi się na kanale bankowym, będzie to Mecz. Jeszcze lepiej, użyj aplikacji innych firm, takich jak ReceiptBank czy Hubdoc!

Wniosek

Regulamin bankowy w QBO może zaoszczędzić Ci dużo czasu, szczególnie w przypadku plików QBO, które są ustawione na osobiste lub rodzinne książki. Każdy sklep spożywczy w okolicy rodziny może mieć regułę dotyczącą zakupów artykułów spożywczych; każda ulubiona restauracja może mieć regułę dotyczącą posiłków; każda stacja benzynowa może mieć regułę Auto: Reguła dotycząca paliwa; każde przedsiębiorstwo użyteczności publicznej może mieć regułę dotyczącą usług komunalnych. W przypadku niektórych plików osobistych/rodzinnych, kiedy otwieram bank, jedyne transakcje, jakie widzę to przelewy, które muszę wysłać pomiędzy czekiem a oszczędnościami. Teraz to jest sposób na efektywną pracę! Spróbuj tego!

Jody Linick jest certyfikowanym księgowym AIPB, certyfikowanym doradcą QuickBooks® Certified Pro i członkiem sieci Intuit Trainer/Writer Network. Jej firma, FitBooks Pro (wcześniej Linick Consulting), specjalizuje się w usługach zdalnej księgowości z wykorzystaniem hostowanych QuickBooks i QuickBooks Online. Cykl postów na jej blogu można znaleźć tutaj.