Mało znane techniki otwierania plików Excel

Każdy użytkownik programu Excel wie, jak otworzyć arkusz kalkulacyjny: Kliknij na Plik (lub kapryśny przycisk Office w programie Excel 2007), wybierz polecenie Otwórz, wybierz plik, a następnie kliknij przycisk Otwórz. W tym artykule wyjaśnię kilka ukrytych technik, które mogą dać Ci większą kontrolę nad nieznanymi arkuszami kalkulacyjnymi.

Zanim przejdziemy do szczegółów dotyczących ukrytych funkcji, najpierw dwukrotnie kliknij na pasku tytułu okna dialogowego Otwórz w programie Excel. Rozszerza to okno, dzięki czemu można zobaczyć więcej plików bez konieczności przewijania na boki. Wystarczy ponownie dwukrotnie kliknąć na nim, aby przywrócić jego tradycyjny rozmiar.

Następnie kliknij raz na plik, a następnie kliknij strzałkę na prawej krawędzi przycisku Otwórz, jak pokazano na rysunku 1. Większość użytkowników nigdy nie zdaje sobie sprawy, że istnieje tutaj menu, które zawiera opcje, które mogą się różnić w zależności od wersji programu Excel:

Rysunek 1: Wielu użytkowników przeoczyło podmenu przy pomocy przycisku Otwórz.

Otwórz: Jest to ta sama funkcja, co kliknięcie przycisku Otwórz, więc wybranie jej dodałoby po prostu dodatkowe kliknięcia myszką do Twojego zadania.

Open Read-Only: To otwiera twój plik w stanie tylko do odczytu, więc nie możesz przypadkowo zapisać nad oryginałem. Jest to świetna opcja, o której należy pamiętać, gdy chcemy obejrzeć dokument, ale niekoniecznie tworzymy nową kopię lub zapisujemy pracę.

Otwórz jako Kopia: Tworzy kopię dokumentu w tym samym folderze co oryginał, ale poprzedza Copy(x) przed nazwą pliku. W przeciwieństwie do opcji Tylko do odczytu, możesz zapisać zmiany w tym dokumencie.

Otwórz w przeglądarce: Opcja ta staje się dostępna po jednokrotnym kliknięciu na plik HTML w oknie dialogowym Excel’s Open. Wybrany plik pojawi się w domyślnej przeglądarce internetowej.

Otwórz w widoku chronionym: Program Excel 2010 i później oferuje funkcję Protected View, której można użyć do otwierania nieznanych dokumentów w trybie piaskownicy. W widoku chronionym nie można dokonywać żadnych zmian, a wszelkie połączenia danych lub makra są wyłączone, dopóki nie zostanie kliknięty przycisk Włącz edycję pokazany na Rysunku 2. W przypadku przypadkowego zamknięcia tego paska narzędzi można również wybrać opcję Plik, Informacje, a następnie zwolnić Widok chroniony, jeżeli konieczna jest edycja dokumentu.

Rysunek 2: Zabezpieczony widok pozwala na bezpieczne otwieranie nieznanych arkuszy kalkulacyjnych.

Otwórz i napraw: Dostępne we wszystkich wersjach programu Excel, to ukryte polecenie może umożliwić otwarcie podręczników, które program Excel zgłosi jako uszkodzone.

:

Jeśli nie potrzebujesz jednej z tych specjalnych funkcji, zalecam podwójne kliknięcie na nazwę pliku i pominięcie przycisku Otwórz.

Jest jeszcze jedna sztuczka, która musi być wykonana poza oknem dialogowym Excel Open. Jak pokazano na rysunku 3, można kliknąć prawym przyciskiem myszy na plik Excela w oknie Eksploratora Windows, a następnie wybrać opcję Drukuj. W razie potrzeby Windows uruchomi program Excel, wydrukuje kopię, a następnie zamknie dokument i zamknie program Excel, jeżeli nie był wcześniej otwarty. Jest to przydatna technika chwytania wydruku w drodze na spotkanie.

Rysunek 3: Można szybko wydrukować dokument Excel z okna Eksploratora Windows.