Masz dosyć gonienia klientów za dokumentami? FileThis Has Just the Solution for CPAs

“Jesteśmy tutaj na pokazie księgowości, z produktem księgowym. Ale nie od tego zaczęliśmy,” FileThis Inc. CEO i współzałożyciel Brian Berson powiedział z uśmiechem siedząc przy stole podczas Midwest Finance and Accounting Showcase 2014 w Rosemont, Illinois, pod koniec sierpnia.

Rzeczywiście, kiedy Mill Valley w Kalifornii FileThis uruchomił swoją flagową usługę zbierania dokumentów w chmurze na początku 2014 roku, był on ukierunkowany na pomoc konsumentom przejść na papier.

“Mamy dane wszędzie, dokumenty wszędzie i to, co FileThis is trying to do is put together a new workflow for the digital age that makes sense”, Berson told AccountingWEB. “Papier ma wartość, bez wątpienia. Nie mówimy tu o pozbyciu się każdej przeczytanej książki, gazety czy magazynu. Ale nie ma żadnej wartości na papierze, której nie potrzebujesz, którą oglądasz i wyrzucasz lub oglądasz i segregujesz. Jeśli możesz to zrobić cyfrowo, powinieneś zrobić to cyfrowo.”

Serwis internetowy automatycznie pobiera rachunki, zestawienia i inne dokumenty domowe i biznesowe użytkowników z ponad 400 amerykańskich dostawców, takich jak instytucje finansowe, firmy ubezpieczeniowe i przedsiębiorstwa użyteczności publicznej, i udostępnia je w formie pliku PDF w jednym bezpiecznym miejscu. FileThis preferuje przechowywanie dokumentów w PlikThis Cloud, firmowej szafce depozytowej w chmurze, ale użytkownicy mogą również zdecydować się na przechowywanie dokumentów w witrynie z dostępem do plików w chmurze, takiej jak Dropbox, Evernote lub Google Drive.

FileThis Cloud analizuje każdy dokument, a następnie tagi i porządkuje go na podstawie treści, automatycznie oddzielając dokumentację medyczną od dokumentacji finansowej lub rachunków z wyciągów hipotecznych.

W ciągu ostatnich 18 miesięcy, w tym długiego beta-testu w 2013 roku, FileThis dostarczył około 4 milionów dokumentów dziesiątkom tysięcy użytkowników, jak twierdzi Berson. Firma została nawet wybrana przez Time jako jedna z jej “50 najlepszych stron internetowych w 2014 roku”.

Nieco ponad rok temu, Berson powiedział, że zaczął otrzymywać cotygodniowe e-maile od księgowych, którzy złapali wiatr od FileTo i pomyślał, że podobna usługa zbierania dokumentów jest potrzebna dla zawodu księgowego.

“Mieli ogromny problem z zarządzaniem dokumentami swoich klientów i mieli ogromny problem z uzyskaniem tych dokumentów od nich”. Pomyśleli, że FileTo może odegrać ogromną rolę w automatyzacji tego procesu,” powiedział Berson. “Zaczęliśmy więc rozmawiać z większą ilością ludzi w świecie księgowości i zdaliśmy sobie sprawę, że naprawdę możemy im pomóc.”

We wrześniu, firma FileThis oficjalnie uruchomiła swój portal FileThis Document oraz portal klienta dla profesjonalnych usług. Usługa, którą można dostosować do własnych potrzeb, umożliwia CPA i praktykom podatkowym dostęp do każdego wspólnego dokumentu klienta – takiego jak wyciągi bankowe i karty kredytowe, formularze W-2, rachunki lub inne dokumenty finansowe – za pośrednictwem administracyjnej konsoli internetowej.

“FileThis Pro gromadzi dokumenty klientów i umieszcza je w jednej centralnej lokalizacji”, Martin Stein, FileThis chief marketing officer, powiedział AccountingWEB. “Zalety korzystania z FileThis Pro to to, że dokumenty są konsekwentnie nazywane, wszystkie są przeszukiwalnymi plikami PDF, a my pobieramy nie tylko nowe oświadczenia, ale także starsze. Jeśli są dostępne, zbieramy dokumenty o wartości trzech lat.”

Wstawianie i wyjmowanie pliku Ten Pro

FileThis Pro posiada dwa podstawowe elementy: administracyjną konsolę internetową dla firm księgowych, która pozwala im zapraszać swoich klientów i zarządzać ich dokumentami oraz dostęp do nich, a także markową aplikację klienta internetowego dla użytkowników końcowych, która umożliwia tworzenie połączeń do ich kont online.

Konsola administratora pozwala firmom na korzystanie z niestandardowych wiadomości e-mail, aby zaprosić klientów do korzystania z FileThis Pro za darmo. Firmy mogą również założyć własną markę, w tym nazwę i logo firmy. “Jest to dodatkowa wartość, którą firmy mogą rozdawać, ponieważ chcą, aby ich klienci byli bezpośrednio lepsi”, powiedział Stein.

Właściciel konta, który tworzy konto FileThis Pro firmy, ustala dozwolone miejsce przechowywania dokumentów dla klientów praktyki. W większości przypadków właściciel konta ogranicza miejsce przechowywania dokumentów do jednej lokalizacji, takiej jak FileThis Cloud lub Dropbox. Posiadanie każdego klienta korzystającego z tego samego miejsca przechowywania gwarantuje, że wszystkie pliki będą znajdowały się tylko w jednej lokalizacji, powiedział Stein. FileThis pozwala obecnie tylko na jedno miejsce docelowe dla każdego klienta.

Właściciel konta może również zaprosić innych administratorów – pracowników obsługujących konta klientów, takich jak partnerzy, CPA, czy księgowych.

“Tylko administrator klienta może faktycznie dostać się do jego dokumentów, więc w ten sposób utrzymujemy dobre, bliskie relacje pomiędzy CPA a jego klientami i upewniamy się, że nikt inny nie ma dostępu do tych dokumentów”, powiedział Stein.

Po tym jak administrator zaprosi klienta do korzystania z FileThis Pro, klient otrzymuje email, który przenosi go na stronę FileThis z logo firmy. Następnie klient może zarejestrować się za darmo, aby skorzystać z usługi.

Używając klienta internetowego FileThis Pro, ustawia on miejsce docelowe (jeśli właściciel konta włączył więcej niż jedno miejsce docelowe) dla swoich dokumentów. Następnie ustawia połączenia z instytucjami finansowymi, aby FileThis Pro pobierał jej dokumenty. FileThis obsługuje ponad 400 instytucji, takich jak Bank of America, Chase, Capital One i Citibank.

“Identyfikator użytkownika i hasło klienta są szyfrowane. Używamy 256-bitowego szyfrowania nie tylko dla danych, ale i połączenia”, powiedział Stein.

Po utworzeniu przez klienta połączenia, FileThis nieustannie zbiera informacje i organizuje dokumenty. “Jeśli klient chce zobaczyć wszystkie dokumenty od 2013 roku, może to zrobić za pomocą jednego kliknięcia podczas korzystania z FileThis Cloud. Może również zawęzić swoje poszukiwania do “wszystkich dokumentów finansowych z 2013 roku” lub “wszystkich dokumentów z Bank of America”, na przykład,” powiedział Stein.

Każdego dnia, FileThis sprawdza, czy nowy dokument jest dostępny dla użytkownika. Jeśli istnieje, jest on dodawany do miejsca docelowego, w którym klient chce go przechowywać, powiedział Berson.

“Nasza technologia fetch – możliwość połączenia się z waszą instytucją – jest w przeważającej mierze tym, co wyróżnia FileThis”. “To jest bardzo nowatorskie. Nikt inny tego nie ma.”

Użytkownicy, którzy zdecydują się na przechowywanie swoich dokumentów w chmurze FileThis Cloud, mają możliwość zarządzania, udostępniania i przesyłania dokumentów ręcznie do klienta internetowego FileThis Pro.

“Mamy też komponent o nazwie FileThis Drop. Jest on jak folder zrzutu, taki jak Dropbox. Klienci, którzy już zeskanowali dokumenty, mogą je wrzucić, a zostaną one dodane do FileThis automatycznie,” powiedział Stein.

FileThis Pro zaczyna się od 49 dolarów miesięcznie dla 50 klientów i jednego administratora, a kilka innych pakietów cenowych są oferowane.

“A Game Changer”

Darren Root, CPA, CGMA, partner zarządzający Bloomington, Indiana-based professional services accounting firm Root & Associates, powiedział, że mniejszy, przemyślany postęp technologiczny, a nie gigantyczne zmiany w technologii, mają największy wpływ na praktyków.

“FileThis Pro jest zmieniaczem gier”, powiedział w pisemnym oświadczeniu. “Ta unikalna technologia, przeznaczona dla księgowych, rozwiązuje poważny problem, ponieważ automatyzuje czasochłonny, ręczny proces zbierania dokumentów finansowych od klientów. Pozwala to na znaczną oszczędność czasu, a dla praktyków jest to zawsze duża sprawa”.