Microsoft Access: Najlepszy dodatek do arkusza kalkulacyjnego

przez Simona Hursta

Spośród głównych aplikacji biurowych wykorzystywanych w profesjonalnych firmach, najsłabiej wykorzystywane są edytory tekstu, najczęściej nadużywane są arkusze kalkulacyjne, a bazy danych są najbardziej niewykorzystane. Po części dlatego, że aplikacje bazodanowe są często postrzegane jako własność doświadczonych programistów, którzy wykorzystują je do tworzenia kompleksowych aplikacji bazodanowych.

Jest to rzeczywiście jedna z ich możliwości, ale aplikacje desktopowych baz danych mogą być również wykorzystywane do opracowywania bardzo efektywnych rozwiązań szeregu problemów, które nie wymagają większych umiejętności technicznych, a często znacznie mniejszych, niż te, które byłyby potrzebne do rozwiązania problemu za pomocą arkusza kalkulacyjnego. Prawdziwa korzyść dla wielu użytkowników polegająca na uzyskaniu pewnej wiedzy na temat baz danych nie wynika z tworzenia samodzielnych baz danych, ale z używania lub pracy z bazami danych w celu uzyskania większej ilości informacji na temat ich arkuszy kalkulacyjnych, edytorów tekstu i aplikacji księgowych.

Think Link

Kluczową cechą bazy danych jest możliwość łatwego powiązania z istniejącymi źródłami danych. Oznacza to, że możesz korzystać z możliwości bazy danych bez konieczności tworzenia własnych tabel danych lub wprowadzania pojedynczej pozycji danych. Musisz jednak mieć pewne pojęcie o tym, jak konstruowane są relacyjne bazy danych. Każdy, kto potrafi obsługiwać funkcję Excel Lookup, powinien być w stanie poradzić sobie z tym bez większych trudności.

Ta możliwość powiązania z istniejącymi danymi oznacza, że można nie tylko korzystać z istniejących tabel danych z jednego źródła, ale także łączyć dane z różnych źródeł lub dodawać dodatkowe dane własne bez konieczności ingerowania w istniejącą bazę danych lub aplikację. Wszystko czego potrzebujesz to podstawowe zrozumienie i niezawodne połączenie różnych tabel danych, np. unikalny kod klienta. Udostępniając dane w ten sposób możesz sprawić, że korzystanie z innych aplikacji biurowych stanie się dużo bardziej wydajne i niezawodne.

Zastanówmy się najpierw nad arkuszami kalkulacyjnymi. Jedną z rzeczy, które arkusz kalkulacyjny może zrobić bardzo dobrze, jest umożliwienie interaktywnej, doraźnej analizy danych. Ale przede wszystkim, musisz mieć możliwość uzyskania danych, które chcesz przeanalizować.

Słyszałem argument, że dostawcy oprogramowania powinni zrobić o wiele więcej, aby dane w ich aplikacjach były dostępne dla użytkowników o wszelkich zdolnościach technicznych, i bez wątpienia jest w tym element prawdy. Jednak dopóki nie zrobią tego wszyscy, użytkownicy będą musieli albo zrobić to sami, albo zapłacić za to komuś innemu. Nawet jeśli dostawcy zrobiliby więcej, to i tak byłoby wiele korzyści z tego, że mogliby pewnie pracować z bazami danych. Niezależnie od tego, jak łatwo dostawcy umożliwiają użytkownikom dostęp do danych we własnych aplikacjach, zrozumienie baz danych umożliwia łączenie danych z różnych aplikacji i powiększanie danych posiadanych przez aplikację o dodatkowe dane zdefiniowane przez użytkownika.

Dla przykładu, jeden z klientów, z którym pracuję, musiał pobrać pewne informacje z systemu zamówień, skategoryzować zamówienia w sposób, na jaki nie pozwalał jego system księgowy, a następnie przeprowadzić analizę ad-hoc. Firma kliencka użyła prostej bazy danych Microsoft Access, aby połączyć się z odpowiednimi danymi w swoim systemie księgowym, stworzyła mały formularz wprowadzania danych, aby umożliwić wprowadzenie dodatkowych danych kategoryzacyjnych, a następnie stworzyła proste zapytanie do bazy danych, aby stworzyć nowo skategoryzowaną tabelę danych. Następnie połączyli oni tabelę przestawną programu Excel z tym zapytaniem, aby mogli analizować i raportować dane zgodnie z potrzebami.

Niewątpliwie mogliby oni uzyskać ten sam wynik eksportując dane do Excela, a następnie wprowadzając kategorie ręcznie do Excela, a może korzystali z funkcji wyszukiwania i odniesienia w Excelu. Jednakże, inwestując podobną ilość czasu w zrozumienie nieco baz danych, byli w stanie stworzyć bardziej dynamiczne i niezawodne rozwiązanie. Ponadto, zrozumienie baz danych, które zdobyli, pozwoliło im rozwiązać inne podobne problemy szybciej i skuteczniej niż mogliby to zrobić korzystając z samego arkusza kalkulacyjnego.

Odrzuć indeks karty

Pod względem liczby godzin użytkowania edytory tekstu mogą być najczęściej wykorzystywane w aplikacjach biurowych, a często są przyczyną największej ilości nieefektywności i strat czasu. Dopiero od niedawna, wraz z rosnącą koncentracją na zarządzaniu dokumentami, wiele praktyk zaczęło zajmować się tą kwestią. Od lat praktyki przechowują szczegółowe informacje o swoich klientach centralnie w systemach księgowych, podatkowych lub zarządzania praktykami, ale wykorzystują indeksy kart, Word AutoText, listy kontaktów osobistych lub metodę Blue Peter (tutaj jest list do tego samego klienta, który zrobiłem wcześniej), aby uzyskać adresy dla tych samych klientów do swoich listów. Firmy o skromnej wiedzy na temat baz danych były w stanie albo zautomatyzować połączenia pomiędzy ich aplikacjami WP a bazami danych, albo przynajmniej zdały sobie sprawę z ich potencjału i wykorzystały do tego celu stronę trzecią.

Możesz uzyskać duże korzyści tylko dzięki wykorzystaniu baz danych do pracy z innymi aplikacjami, ale możesz również zbadać wykorzystanie baz danych we własnym zakresie. Możliwe jest stworzenie prostej bazy danych z kilkoma tabelami i zapytaniami, bez konieczności znajomości skomplikowanych formularzy i raportów. Kreatory Microsoft Access pomogą Ci stworzyć proste zapytania, formularze i raporty. Jeśli potrzebujesz stworzyć arkusz kalkulacyjny, który wymaga od użytkownika wprowadzenia znacznej ilości danych strukturalnych, wówczas baza danych może być lepszym rozwiązaniem.

A Key Weapon in Your Office Software Armory

Wydaje się, że wśród wielu księgowych istnieje wyraźna niechęć do zajmowania się bazami danych. Tam, gdzie chętnie korzystają z arkuszy kalkulacyjnych do prawie wszystkiego, bazy danych są zwykle wykorzystywane znacznie rzadziej – nawet jeśli powinny być naturalnym wyborem do rozwiązania konkretnego problemu.

Bazy danych wydają się być postrzegane jako prowincja deweloperów, gdzie arkusze kalkulacyjne są w porządku dla wszystkich użytkowników. Jednak pod wieloma względami te dwie aplikacje wymagają podobnych poziomów umiejętności. Różne postrzeganie może wynikać z braku właściwej struktury w arkuszu kalkulacyjnym. Stworzenie niezawodnego, wydajnego i dobrze skonstruowanego arkusza kalkulacyjnego jest często tak samo trudne i czasochłonne jak stworzenie bazy danych.

Jednakże, nierzetelne, nieefektywne i źle skonstruowane arkusze kalkulacyjne mogą nadal wydawać się skuteczne. W przeciwieństwie do tego, jeśli podstawowa struktura bazy danych zostanie źle skonstruowana, wkrótce stanie się to oczywiste i prawie na pewno trzeba będzie uporządkować problemy strukturalne przed przystąpieniem do pracy. Nie powinno to cię odkładać na później – czas poświęcony na uzyskanie struktury bazy danych na samym początku będzie prawdopodobnie o wiele krótszy niż czas potrzebny na uporządkowanie zbyt złożonego arkusza kalkulacyjnego.

Niekoniecznie musisz sam stać się ekspertem od baz danych, ale zrozumienie, jak bazy danych działają i do czego są zdolne, może pomóc w określeniu ważnych dla Ciebie i Twoich klientów możliwości skutecznego i niezawodnego rozwiązywania szeregu problemów informatycznych.