Mobile Challenges of Huddles at Your Firm

Spotkania grupowe (znane również jako stand-upy lub spotkania na stojąco) są doskonałym sposobem na rozpoczęcie dnia, ale może być wyzwaniem, aby wszyscy znaleźli się w tym samym pomieszczeniu, jeśli masz członków zespołu w różnych miejscach.

Pomimo tej przeszkody, zdalny zespół skorzysta z tych codziennych spotkań, ponieważ zmniejszają one izolację i brak nadzoru, jaki mogą odczuwać zdalni członkowie zespołu. Spotkania grupowe będą przypominać im, że są częścią zespołu i utrzymują ich na właściwym torze.

Pięknem skuteczności spotkania jest interakcja w czasie rzeczywistym. Celem jest zapewnienie, że każdy jest słyszalny i odpowiedzialny. Członkowie zespołu korzystają z natychmiastowej informacji zwrotnej i uznania, jakie oferują tego typu spotkania odprawowe.

Istnieje wiele sposobów na zorganizowanie spotkań z zespołem zdalnym. Niektóre są lepsze od innych i ważne jest, aby znaleźć taki, który będzie najlepszy dla Twojego zespołu, gdy nie wszyscy są w tym samym miejscu. Oto kilka opcji do wypróbowania:

Konferencja telefoniczna (łatwa, ale łatwo rozpraszająca)

Wypróbowana, prawdziwa i nisko zaawansowana technologicznie, konferencja telefoniczna jest najprostszą metodą do wdrożenia. Każdy ma telefon i każdy wie, jak go używać. Załóż konferencyjną linię telefoniczną i jesteś w biznesie.

Pomimo łatwości obsługi, szybko wpadasz w kłopoty, gdy ludzie zaczynają ze sobą rozmawiać. I trudno jest dostarczyć informacji, jeśli uważasz, że ktoś inny może mówić. Innym problemem jest to, że ludzie zapominają wyłączyć przycisk wyciszenia … lub zapomnieć go włączyć (wszyscy jesteśmy temu winni).

Z tych powodów trudno jest zorganizować duże spotkanie, ale dzięki wyraźnej kolejności mówienia i silnemu przywódcy spotkania można pokonać wiele trudności. Po każdym mówcy, pozwól zespołowi wnieść swój wkład przed przejściem do następnego mówcy.

Konferencja wideo (dobrze, ale technologia może zawieść)

Krokiem naprzód jest wideokonferencja. Zaletą wideokonferencji jest interakcja twarzą w twarz. Można dużo odczytać z wypowiedzi ludzi, a także zapewnić, że uczestnicy będą zwracać na siebie uwagę.

Z bardziej zaawansowaną technologią przychodzą bardziej zaawansowane trudności. Wszyscy próbowaliśmy wykonać rozmowę wideo przy złym połączeniu internetowym, a to nie jest zabawne. Nadal będziesz miał kłopoty z ludźmi rozmawiającymi między sobą, a dodanie opóźnienia internetowego tylko sprawi, że problem ten będzie bardziej frustrujący.

Ważne jest, aby najpierw przetestować kilka opcji wideokonferencji, aby upewnić się, że jakość usług jest łatwa w użyciu dla każdego. Sukces w tej metodzie sprowadza się również do wyraźnego porządku wypowiedzi i silnego lidera spotkań, który zapewni sprawne działanie.

Podejście tysiącletnie (idealne, ale nowe)

Być może nie zauważyłeś, ale większość twojego zespołu to teraz tysiąclecia. Obecnie istnieje asortyment aplikacji do wysyłania wiadomości (np. Slack), które firmy wdrożyły do komunikacji w czasie rzeczywistym i zarządzania zespołem. Aplikacje te świetnie nadają się do codziennych spotkań, ponieważ zapewniają interakcję w czasie rzeczywistym, szybkie przekazywanie informacji o statusie Twojego zespołu i pisemne konto, do którego każdy może wrócić.

Jedną z przeszkód, z którą możesz się zmierzyć, jest wdrożenie. Jeśli to możliwe, zacznij od przeprowadzenia prób na mniejszych zespołach przed przystąpieniem do wdrożenia w całej firmie. Są one łatwe do zaadoptowania, ponieważ działają tak samo jak każda inna aplikacja do przesyłania wiadomości.

Byłbyś zdumiony, jak te aplikacje mogą poprawić wydajność Twojego zespołu, a nawet morale. Obowiązują te same zasady, co powyżej – potrzebujesz lidera spotkania i rozkazu mówienia, aby wątek chaosu nie przejął efektywności Twojego określonego czasu pracy.

Scenariusz najgorszego przypadku: Email (Lepsze niż nie robienie ich)

E-maile “spotkania” nie są skuteczne, nie dostarczają natychmiastowych informacji zwrotnych, zatykają skrzynkę odbiorczą, ludzie nie czują się wysłuchani … lista irytacji idzie dalej i dalej. Nie znam scenariusza, w którym powinieneś jej użyć, więc nazwijmy ją najgorszym scenariuszem.

Przynajmniej możesz uzyskać status swojego zespołu na temat ich pracy, a to jest pomocne. Tylko nie oczekuj, że to będzie tak wspaniałe w budowaniu tego koleżeńskiego uczucia.

Myśli końcowe

Teraz, gdy masz kilka pomysłów na organizowanie spotkań na odległość, nie pozwól, aby bycie razem nie powstrzymało cię przed ich włączeniem. Spotkania w plenerze staną się ważnym aspektem dnia Twojego zespołu, niezależnie od tego, czy robisz to osobiście czy zdalnie.

Od zwiększonej wydajności do zwiększonego morale, korzyści są warte od 10 do 15 minut każdego dnia. Istnieje wiele opcji dostępnych dla mobilnego zespołu, a przy odrobinie prób i błędów, znajdziesz najlepsze, które odpowiadają twoim potrzebom.

Powiązany artykuł:

Korzyści płynące z codziennych spotkań w firmach księgowych