Modernizacja zarządzania zapasami w handlu detalicznym

Dla sprzedawców detalicznych, zarządzanie zapasami i solidna księgowość idą w parze, więc jest to powód, że bystry księgowy zapewni swoim klientom detalicznym wyjątkowe usługi w obu tych dziedzinach.

Ponieważ związek pomiędzy tymi dwoma polami jest nierozerwalny, nie można zrobić jednego bez drugiego. Dlaczego więc tak wielu sprzedawców utknęło z przestarzałymi rozwiązaniami w zakresie inwentaryzacji?

Prawidłowe zarządzanie zapasami to dla większości klientów detalicznych problem typu “make-or-break”. Zbyt wiele zapasów wiąże się z różnego rodzaju kapitałem, który mógłby być lepiej wykorzystany gdzie indziej. Z drugiej strony, zbyt mały kapitał sprawia, że firmy nie są w stanie zaspokoić popytu i zapewnić wartościowego doświadczenia klientów. Tak czy inaczej, rezultatem tego są nieefektywne procesy i wgniecenie się w wynik końcowy.

Nowoczesna odpowiedź na problem wieku

W raporcie o stanie małych przedsiębiorstw z 2018 r., firma Wasp Barcode Technologies stwierdziła, że ponad 40 procent małych i średnich przedsiębiorstw (SMB) nadal opiera się na ręcznym wprowadzaniu danych lub w ogóle nie śledzi zapasów. Minusy tych przestarzałych metod są oczywiste. Musisz poświęcić czas i pieniądze na ręczne wprowadzanie zapasów, nie masz danych w czasie rzeczywistym na temat poziomu zapasów i znacznie zwiększyć prawdopodobieństwo wystąpienia błędu ludzkiego i utraty sprzedaży.

Przewaga praktyk inwentaryzacyjnych w epoce technologii, która oferuje tak wiele rozwiązań, jest trudniejsza do zrozumienia. Zautomatyzowane usługi inwentaryzacji pozwalają sprzedawcom detalicznym dokładnie wiedzieć, ile produktów mają pod ręką i gdzie się znajdują.

Przepływy pracy mogą być tworzone w celu automatycznego zamawiania produktów, gdy zapasy osiągną określony poziom. Informacje o zapasach mogą być przekazywane do innych części oprogramowania księgowego w celu zapewnienia dokładnych aktualizacji dotyczących miejsca i czasu wydawania pieniędzy.

Innym ważnym aspektem nowoczesnego zarządzania zapasami jest oferowanie chmurowych kopii zapasowych danych inwentaryzacyjnych. Jeśli firma straci informacje o zapasach, nie ma innego wyjścia, jak tylko uruchomić je od nowa. To może wymagać dziesiątek roboczogodzin poświęconych na skanowanie tysięcy pozycji. Tworzenie kopii zapasowych w chmurze gwarantuje, że nie trzeba będzie szyfrować, aby odzyskać zapasy za pomocą wszelkich niezbędnych środków. Przyszłościowe praktyki mogą również pomóc w ograniczeniu skurczów, które są ogromnym kosztem dla większości sprzedawców detalicznych.

Gdy wprowadzanie danych jest niejasne i trudne do wyszukania, znacznie trudniej jest stwierdzić, kiedy czegoś brakuje. Śledzenie zapasów szybko i dokładnie pozwala na znacznie szybsze podniesienie czerwonej flagi.

A Studium przypadku hipotetycznego

Duży detalista winiarski z dwiema lokalizacjami posiada zapasy 20.000 butelek z około 1.000 różnych produktów. Składają zamówienia u kilku dystrybutorów i śledzą sprzedaż za pomocą nowoczesnego systemu POS.

Co tydzień przeglądają oni dane sprzedażowe, aby określić, ile butelek należy uzupełnić. Ale wszystkie ich zapasy są wprowadzane ręcznie, z pełnymi zapasami robionymi raz na kwartał.

W miarę jak pojawiają się faktury, muszą być one dodawane ręcznie zarówno do inwentaryzacji w sklepie, jak i do oprogramowania finansowego. Co więcej, zapasy w każdym sklepie są od siebie oddzielone. Nietrudno dostrzec wszystkie problemy, jakie stwarza ten system.

Pewnie, sprzedawca wie, które butelki sprzedają, ale jak może powiedzieć, które nie? Czy jeden sklep ma bardzo mało w danej jednostce zapasów, podczas gdy drugi ma ich więcej niż wystarczająco dużo?

Ile dni pomiędzy fakturami są wyprzedane najbardziej popularne przedmioty? I co się stanie, jeśli te wszystkie dane z ręcznej inwentaryzacji zostaną utracone? Wyobraźmy sobie teraz dużo bardziej różowy scenariusz:

Ten sam sprzedawca współpracuje z księgowym, który dostarcza zintegrowanych rozwiązań w zakresie inwentaryzacji i rachunkowości. Skanują oni faktury w momencie ich otrzymania, natychmiast aktualizując je do automatycznej platformy zarządzania zapasami w czasie rzeczywistym.

Można wygenerować raporty, które pokażą dane o zapasach filtrowane według marki, czasu trwania produktu i lokalizacji handlowej. Gdy stany magazynowe są niskie, można je automatycznie uporządkować. Wszystkie te informacje są powiązane z innymi aspektami danych finansowych firmy, wskazując obszary do optymalizacji zapasów. A wszystko to jest archiwizowane w chmurze i dostępne z dowolnego urządzenia.

Wynik końcowy jest taki, że dokładne i szybko reagujące rozwiązanie w zakresie zarządzania zapasami jest niezbędne dla kondycji Państwa klientów detalicznych. Jako profesjonalista w dziedzinie księgowości, możesz wykorzystać tę technologię, aby lepiej służyć tym klientom, dodając im wartość i zapewniając narzędzia do bardziej efektywnego prowadzenia działalności.

Aby móc konkurować na dzisiejszym rynku, detaliści muszą mądrze wykorzystywać swój kapitał, a nie wiązać go w bezużyteczne i niewykorzystane zapasy. Dostarczając im dane inwentaryzacyjne i księgowe, które mówią do siebie nawzajem, dajesz im przewagę nad konkurencją.

Nie polegasz na długopisie i kartce papieru przy księgowości. Sprzedawcy detaliczni też nie powinni polegać na nim przy inwentaryzacji.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat rozwoju Twojej firmy z klientami bazującymi na zapasach? Pobierz przewodnik i uzyskaj ostateczną listę kontrolną CPA do zarządzania klientami zajmującymi się inwentaryzacją.