W maju 2018 roku zacząłem używać aplikacji Accounts Receivable Invoice Sherpa, którą zintegrowałem z kontem QuickBooks Online w mojej praktyce. Podzieliłem się moimi wstępnymi przemyśleniami na temat tego narzędzia w tym wpisie na blogu.
W grudniu 2018 roku zdecydowałem się zaprzestać używania Invoice Sherpa. Oto dlaczego:
1. Do każdej wysłanej przeze mnie faktury otrzymałem e-mail z potwierdzeniem. Tak naprawdę, otrzymałem zbyt wiele. Na 15 faktur wychodzących, otrzymałem około 45 e-maili. Jest to częściowo spowodowane moimi własnymi ustawieniami, ale oto dlaczego otrzymałem ich tak wiele. Po pierwsze, skonfigurowałem system tak, aby kopiował mnie na każdej wysyłanej fakturze, ponieważ lubię wiedzieć, że faktycznie wyszła. Większość z nich została skonfigurowana na autopay ACH, więc otrzymałem drugiego maila z informacją, że moja faktura została zapłacona. Następnie otrzymałem trzeciego z procesora płatności Invoice Sherpa, Global One (obecnie Nuvei), z informacją, że otrzymałem płatność. Stworzyło to zbyt duży bałagan w skrzynce odbiorczej.
2. W jednym miesiącu pojawił się problem z dwoma moimi płatnościami ACH, ale nigdy nie zostałem powiadomiony przez Invoice Sherpa ani przez Global One. W międzyczasie, faktury były oznaczone jako zapłacone w QuickBooksie w mojej praktyce, więc nigdy nie zauważyłem, że środki nigdy nie dotarły na moje konto bankowe. Jedynym sposobem, w jaki się tego dowiedziałem, było wpisanie tych samych faktur ode mnie do ksiąg rachunkowych mojego klienta jako rachunków, a następnie zauważenie, że nigdy nie zostały one zapłacone. Musiałem więc cofnąć się, żeby się zorientować, że rzeczywiście nie dostałem tych pieniędzy. Trzeba było zadzwonić do Invoice Sherpa i wsparcia Global Pay, aby dowiedzieć się, co się stało.
3. To sprowadza mnie do wsparcia Invoice’a Sherpa: To pozostawia wiele do życzenia. Możesz wysłać bilet pocztą elektroniczną. Zautomatyzowana odpowiedź potwierdza otrzymanie Twojego zapytania i obietnicę otrzymania go w ciągu 72 godzin. Naprawdę? Trzy dni na odpowiedź na bilet? Czasami nie otrzymałem żadnej odpowiedzi i musiałem wysłać dodatkową wiadomość e-mail. Mają numer telefonu wsparcia, ale nigdy nie dostałem żywej osoby. Zamiast tego, zostałem poproszony o zostawienie wiadomości i prawie nigdy nie otrzymałem telefonu zwrotnego.
4. Jednym z moich pierwotnych celów w przypadku Invoice Sherpa było otrzymywanie płatności szybciej niż w przypadku Intuit Payments, ale zauważyłem, że środki nie były tak naprawdę na moim koncie znacznie szybciej. Głównym tego powodem jest to, że nie przyjmuję płatności kartą kredytową, tylko ACH, a teraz wiem, że to po prostu trwa dłużej, bez względu na to, jakiego procesora używasz.
5.Wreszcie, strona internetowa procesora płatności Global One cuchnie. Trudno jest nawigować i znaleźć raporty, np. które z 13 płatności zostały zgrupowane w jednym depozycie. Teraz, gdy firma Nuvei przejęła kontrolę, być może będzie lepiej, ale szczerze mówiąc, nie dbam nawet o to, aby poświęcić czas na sprawdzenie, czy tak jest.
Wszystko to powiedziawszy, Faktura Sherpa trafia w gwóźdź na głowie w kilku obszarach i jest warta sprawdzenia z kilku powodów:
1. Będzie mi brakowało możliwości automatycznego wystawienia faktury z QBO z dodanymi niepokrytymi opłatami i otrzymania płatności ACH bez użycia rąk. Przy wystawianiu faktur bezpośrednio z QBO, automatyczne ACH jest oferowane tylko dla paragonu sprzedaży, a nie dla faktury i nie można dodawać niepokrytych opłat do paragonu sprzedaży.
2.Będzie mi również brakowało różnych «przeterminowanych» opcji powiadamiania oferowanych przez Invoice Sherpa, gdzie można dostosować wiadomość i kiedy jest ona automatycznie wysyłana.
Faktura Sherpa ma kilka ładnych cech, ale jest to wciąż młody produkt. Rozważyłbym ponowne odwiedzenie jej za kilka lat po tym, jak dojrzeje i wsparcie.
Uwaga redaktora: Powyższa recenzja stanowi punkt widzenia i doświadczenia autora i niekoniecznie odzwierciedla poglądy i doświadczenia AccountingWEB, jego jednostki dominującej Sift Media lub którejkolwiek z jego cenionych jednostek stowarzyszonych.
Jody Linick jest certyfikowanym księgowym AIPB i doradcą QuickBooks® Certified Pro. Jej firma, FitBooks Pro (wcześniej Linick Consulting), specjalizuje się w usługach zdalnej księgowości z wykorzystaniem hostów QuickBooks i QuickBooks Online. Cykl postów na jej blogu można znaleźć tutaj.