W zeszłym miesiącu podzieliłem się kilkoma przemyśleniami na temat korzystania z FileThisPro. W tym miesiącu będę mówił o banku odbioru (RB). Według strony internetowej Receipt Bank, «Receipt Bank wyodrębnia kluczowe informacje z rachunków, paragonów i faktur Twoich klientów, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych. Receipt Bank pozwala następnie na publikację tych danych bezpośrednio w ich oprogramowaniu księgowym». Jest to prawdziwa oszczędność czasu i jeden z głównych kroków naprzód w automatycznym wprowadzaniu danych. Ręczne wprowadzanie danych jest nadal potrzebne, ale znacznie mniej niż ręczne wprowadzanie całej transakcji. Zamierzam opisać, jak RB pracuje z QuickBooks Online (QBO), ale zakładam, że proces ten jest podobny do innych pakietów oprogramowania księgowego.
Oto jak to działa:
1.Jeśli jesteś księgowym lub firmą księgową, zakładasz najpierw własne konto Admin w Banku Przyjmującym. Twoje konto jest bezpłatne, jeśli jesteś Pro Doradcą; jesteś rozliczany tylko za każde utworzone konto klienta. Program partnerski Receipt Bank ma inne ceny.
2. Po zalogowaniu możesz kliknąć na «Zarządzanie Klientami», gdzie zobaczysz swoją listę klientów i możesz zakładać nowych klientów, lub kliknąć na «Zarządzanie Praktyką», gdzie używasz tego narzędzia dla własnej firmy.
3.Po utworzeniu nowego klienta, otrzymuje on powiadomienie e-mail, a Ty otrzymujesz niestandardowy adres e-mail RB, który należy mu dostarczyć (więcej na ten temat poniżej).
4.Konfigurujesz konto RB klienta w celu synchronizacji z jego oprogramowaniem księgowym. Obecnie RB integruje się z QuickBooks Online, Xero, KashFlow, Bill.com, Gusto, SageOne, FreshBooks, ClearBooks, WorkFlowMax i kilkoma innymi. Zobacz pełną listę tutaj.
5. Klient rozpoczyna przesyłanie swoich paragonów do RB. Istnieje kilka sposobów na wgranie pokwitowań do RB, na przykład aplikacja w telefonie, która wykorzystuje aparat fotograficzny telefonu; przeciągnij i upuść dokumenty do aplikacji internetowej; dokumenty e-mail do prywatnej skrzynki odbiorczej, korzystając z niestandardowych wiadomości e-mail. Używam aplikacji na iPhone’a i działa ona świetnie; mój mąż korzysta z aplikacji na Androida, co również mu się podoba.
6.6. Następnie paragony pojawiają się w kolejce do skrzynki odbiorczej na stronie internetowej RB i są gotowe do wysłania. Wyślesz swoje rachunki do RB, a następnie zostaną one automatycznie zsynchronizowane z Twoim oprogramowaniem księgowym. Na przykład w QBO, pojawią się one w Porcie Bankowym jako Mecz, z kopią paragonu dołączoną do transakcji – miły akcent!RB wykorzystuje optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) do wstępnego wypełnienia większości szczegółów paragonu, takich jak nazwa sprzedawcy, data, kwota w dolarach oraz sposób płatności (karta kredytowa, gotówka). Wszystko, co musisz zrobić, to oko, że informacje te są dokładne, porównując je z obrazem paragonu na tym samym ekranie, w którym pracujesz. Następnie dodajesz Klienta (Klient:Praca w salonie QuickBooks), jeśli dotyczy, oraz Projekt (Klasa w QuickBooks), jeśli dotyczy, oraz Opis lub Notatkę, jeśli dotyczy. Można również dodać podziały. Kliknij «Publikuj», a RB natychmiast wyśle transakcję do QBO, gdzie dopasuje ją do Twoich kanałów bankowych. Teraz jest to prawie zerowe wprowadzanie danych.
RB też może stać się mądra. Jeśli posiadasz sprzedawcę, którego wydatki zawsze będą księgowane na tym samym koncie, np. Chevron zawsze będzie auto-wydatkiem na paliwo, możesz ustawić regułę automatycznego publikowania wszystkich rachunków Chevron, bez względu na to, jaką metodę płatności stosujesz (karta debetowa, kredytowa, gotówka). Pokwitowanie Chevrona nigdy nie pojawi się w Twojej skrzynce odbiorczej, ale pojawi się jako Mecz w kanale bankowym QBO, a Ty nigdy go nie «dotknąłeś», poza zrobieniem oryginalnego zdjęcia telefonem komórkowym. Teraz to naprawdę jest zerowe wprowadzanie danych!
Należy pamiętać, że OCR zajmuje trochę czasu, aby zrobić jego magię, więc po wysłaniu paragonu nie jest od razu dostępny do wysłania – trwa to kilka godzin. Organizuję swoją pracę tak, aby przed zaśnięciem pstrykać całodzienne paragony. Następnego dnia są one w mojej skrzynce odbiorczej RB, gotowe do przetworzenia.
Rachunki można też przetwarzać w RB. Powiedzmy, że chcesz złożyć rachunek telefoniczny. Jeśli posiadasz dokument w formacie .pdf ze strony internetowej swojej firmy telefonicznej, możesz go pobrać, a następnie wysłać e-mailem na swój własny adres e-mail RB lub przeciągnąć i upuścić na stronę RB. Możesz również zrobić sobie zdjęcie za pomocą aplikacji telefonicznej, ale te pierwsze opcje dają lepszy rezultat. Jeśli chcesz opublikować dokument w skrzynce odbiorczej, opublikuj go jako fakturę (QuickBooks: Bill) zamiast jako rachunek, a trafi on do twojej kolejki QB A/P. Ładnie.
Masz więcej pytań, prawda? Czytaj dalej.
Pytania
Czy więc RB naprawdę ogranicza ręczne wprowadzanie danych?
Tak, to prawda, ale jest kilka wstępnych prac przygotowawczych. Kiedy zaczynasz, musisz zsynchronizować RB z Twoim QB Chart of Accounts, Vendors and Clients. Po rozpoczęciu przetwarzania dokumentów, Twoim najlepszym posunięciem jest poświęcenie czasu na ustawienie reguł dostawcy, aby dostać się do «Auto Publish» nirwany dla odpowiednich dostawców.
Jak bezpieczne jest RB?
RB wykorzystuje 256-bitowy SSL. Stwórz silne hasło i nie udostępniaj go innym użytkownikom. Wielu użytkowników może mieć dostęp do jednej subskrypcji RB, co oznacza, że jeśli masz pracowników, każdy z nich może umieścić aplikację na swoim telefonie i przesłać rachunki na jedno konto rodzicielskie.
Gdzie są przechowywane moje dokumenty?
Są w chmurze. Ponadto, każda transakcja RB wysyłana do QBO zawiera obraz dokumentu jako załącznik. Możesz je również zobaczyć na swoim koncie RB, gdzie znajduje się silna wyszukiwarka pozwalająca znaleźć paragony w archiwum konta RB.
Czy mogę zabrać swoje dokumenty z banku odbioru?
Tak, dostępna jest funkcja pobierania i można ją wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego lub do pliku .pdf. Możesz wybrać kilka paragonów do pobrania na raz, oszczędzając czas.
Co zrobić, jeśli anuluję mój abonament ReceiptBank lub klient anuluje swój abonament?
Prenumeraty odbywają się z miesiąca na miesiąc; nie ma umowy.
Ile to kosztuje?
Dla małych firm: Koszt wynosi 14,99 dolarów miesięcznie dla jednego użytkownika, a plany zaczynają się od 25 dolarów miesięcznie dla wielu użytkowników. Cena wzrasta w zależności od liczby elementów przetwarzanych miesięcznie, a nie liczby użytkowników. Dowiedz się więcej o cenach w banku odbioru tutaj.
Dla firm: RB posiada Program Partnerski dla firm, z wyceną partnerską. Porozmawiaj z przedstawicielem handlowym, aby uzyskać najbardziej aktualne informacje.
Uwaga, można zacząć od 14-dniowej bezpłatnej próby. Nie ma też żadnych umów – w każdej chwili możesz zrezygnować z abonamentu.
Czy klienci naprawdę go używają?
Klienci są tym początkowo podekscytowani i zaczynają robić zdjęcia i publikować wszystkie paragony, które znajdą na swoim biurku. Uwaga – zazwyczaj zaczynają dodawać do skrzynki odbiorczej paragony sprzed dwóch i trzech miesięcy, które prawdopodobnie już umieściłeś w QB. Dla tych paragonów możesz wybrać opcję «Archiwum» zamiast «Publikuj». W ten sposób elektroniczny zapis paragonu pozostanie dostępny bez przesuwania transakcji do QB.
Jeśli chodzi o utrzymanie zainteresowania klienta, to chodzi o szkolenie. Najlepiej jest, jeśli na początku wdrażania RB dostaniesz ich solidne buy-in, że będą pstrykać i publikować wszystkie swoje rachunki na bieżąco, i pchać rachunki do RB za pośrednictwem poczty elektronicznej lub drag-and-drop. Ideą jest, aby ich książki były aktualne, więc powinni oni składać swoje rachunki w odpowiednim czasie. Kiedy to staje się nawykiem, są one zaczepiane, a bałagan na paragonach znika z ich portfeli i biurek. RB pomaga w tworzeniu i utrzymywaniu przepływu pracy, udostępniając Dashboard, na którym można zobaczyć statystyki dotyczące wydajności klienta, pokazujące datę ostatniego złożonego pokwitowania, opóźnienie klienta (ile dni od daty otrzymania pokwitowania jest zazwyczaj dodawane do RB) oraz Brakujące dokumenty. Skorzystaj z tego narzędzia, aby pracować z klientami i korzystać z RB regularnie i stabilnie.
Myślę, że RB jest świetnym narzędziem do wykorzystania z klientami Millenium, którzy wydają się kupować dużo rzeczy, ale nigdy nie wysyłają nam swoich paragonów. Lubią używać swoich urządzeń mobilnych, więc w szczególności uważają, że korzystanie z RB jest intuicyjne i łatwe. Jeśli możesz ich przeszkolić, aby napisali na twarzy paragonu kilka komentarzy, jeszcze lepiej, bo to pomoże Ci wiedzieć, jak zamieścić wydatek. Po prostu upewnij się, że również je przeszkolić, aby pstryknąć wszystkie te paragony restauracji po dodali napiwek!
Czy naprawdę go używasz?
Absolutnie tak! Ponieważ mam więcej transakcji w moim życiu osobistym niż w biznesie, używam RB do księgowości domowej. Mój mąż jest codziennie szkolony, by pstrykać i składać swoje rachunki, a następnie wrzucać je do kosza na śmieci. Możesz skonfigurować RB tak, aby codziennie wysyłał ci e-maila, gdy transakcje są publikowane lub przetwarzane, dzięki czemu będziesz wiedział, że kolejka do skrzynki odbiorczej rośnie.
Jak wygląda wsparcie techniczne?
Po zarejestrowaniu się jako firma księgowa, przydzielany jest Account Manager, z którym można zaplanować 30-minutowe rozmowy z demonstracją dzielenia się ekranem, aby zadawać pytania, otrzymywać porady, itp. Uważam, że jest to miły, osobisty akcent i użyteczne narzędzie, którego używałem dwukrotnie. Mam teraz także adres e-mail Account Manager’a i w każdej chwili mogę wysyłać do niego pytania bezpośrednio. Na stronie znajduje się Baza Wiedzy i artykuły FAQ. Znajduje się tam również bezpłatny numer do biura RB Washington D.C. W zeszłym tygodniu, kiedy zadzwoniłem pod numer pomocy technicznej, aby go sprawdzić, wiceprezes ds. operacji w Ameryce Północnej, Damien Greathead, odebrał telefon! Wielu z Państwa może znać Damiena z Grupy 2020, a także jako prelegenta na wielu konferencjach branżowych.
Things I Love About Receipt Bank
- Uwielbiam aplikację mobilną na iPhone’a. Jest bezpłatna, prosta w obsłudze i zajmuje tylko kilka sekund na jedno zdjęcie. Uruchamiam aplikację, pstrykam zdjęcie z paragonu i dotykam «Prześlij do przetworzenia», i gotowe. To trwa mniej niż 10 sekund. Pstrykam paragonami w restauracji, zanim opuszczę stół; na stacji benzynowej, zanim odciągnę się od pompy, lub w domu, wysyłając dwa lub trzy razy z rzędu. Następnie gnieciem paragon i wyrzucam go. Wyobraźcie sobie, że wszyscy wasi klienci to zrobili!
- Wszystkie nowo przesłane paragony pojawiają się w Dashboardzie, gdzie można zobaczyć podsumowanie danych i szybko je wysłać z tego ekranu. Jeśli chcesz zobaczyć więcej szczegółów, możesz kliknąć na pojedynczy paragon i zobaczyć go obok pól do wysyłania. Praca ta również porusza się szybko, ale ekran podsumowania naprawdę usprawnia pracę.
- Jeśli posiadasz jedno konto karty kredytowej z dwoma posiadaczami kart, a każdy z nich ma indywidualny numer karty, możesz łatwo opublikować ich transakcje w tym samym rejestrze kart kredytowych w QBO. To faktycznie działa lepiej niż sposób, w jaki QBO sam sobie radzi z tym scenariuszem (QBO nie radzi sobie z tym).
- Wpływy publikują się szybko; nie ma prawie żadnego opóźnienia pomiędzy kliknięciem w Publish a przejściem do QBO.
- Aplikacja na iPada jest taka sama jak aplikacja na iPhone’a.
- OCR jest poprawny przez większość czasu; rzadko muszę wprowadzać poprawki do danych. Jeśli widzisz błąd, jest przycisk do zgłoszenia go do RB, dzięki czemu mogą poprawić proces.
- RB uczy się i dobrze pamięta konto, na którym ostatnio zaksięgowałem transakcję, dzięki czemu mniej pracuje dla mnie.
- Wszystkie dokumenty wysyłane do RB są zapisywane w chmurze, tworząc prawdziwie papierowy zapis wydatków Twojej firmy lub Twojego klienta.
Things I’m Not Crazy About in Receipt Bank
- Kiedy RB początkowo pociąga za sobą Plan Kont, wymienia konta w kolejności alfabetycznej, a nie w kolejności Plan Kont (CoA), w tym dla Subkont. Jako specjaliści od księgowości i rachunkowości jesteśmy przyzwyczajeni do oglądania CoA w standardowej kolejności, która prawie nigdy nie jest uporządkowana alfabetycznie. Powoduje to zamieszanie, jeśli Twój CoA ma podobnie nazwane konta, takie jak Building:Repairs & Maintenance oraz Equipment:Repairs & Maintenance. Będziesz widział dwa «Naprawy i konserwacja» na liście kont i nie będziesz wiedział, czy są one przeznaczone dla Budynku czy dla Sprzętu; musisz losowo wybrać jedno, a jeśli wybrałeś źle, poprawić je w QB później. Rozumiem, że jest to mniejszy problem dla użytkowników Xero, ponieważ Xero nie zezwala na korzystanie z subkont, ale nadal obowiązuje reklamacja kolejności alfabetycznej.
- Kiedy RB wciąga listy z QB, przynosi wszystkie pozycje z listy, w tym te nieaktywne. Widzę konta lub nazwiska sprzedawców, z którymi nie pracowałem od lat. Chciałbym, aby RB zaoferowało opcję «Wykluczyć Nieaktywnych» przy importowaniu list.
Uwagi końcowe
Naprawdę lubię używać RB i używam go regularnie do własnej księgowości. Klienci początkowo są tym podekscytowani, ale trzeba z nimi pracować, aby utrzymać te emocje. Receipt Bank ma jeszcze więcej dzwoneczków i gwizdków, których nie eksplorowałem ani nie opisałem, łącznie z dodaniem paragonów do raportu wydatków. Jeśli rozważasz możliwość spróbowania, gorąco polecam tę aplikację. Bawcie się dobrze!
Jody Linick jest certyfikowanym księgowym AIPB i doradcą QuickBooks® Certified Pro. Jej firma, Linick Consulting, specjalizuje się w usługach zdalnej księgowości z wykorzystaniem hostowanych QuickBooks i QuickBooks Online. Prowadzi (głównie) biuro bez papieru i pomaga innym firmom w tym samym zakresie.
Wiesz co?
To jest wpis na blogu członka społeczności AccountingWEB. Aby podzielić się własnymi spostrzeżeniami i opiniami na temat zawodu, odwiedź stronę bloga społecznościowego AccountingWEB.
