Myśli o Venmo do użytku biznesowego

Dla każdego nieznanego, Venmo jest platformą płatniczą, nazywaną także cyfrowym portfelem, nazywaną także aplikacją płatniczą P2P (Person to Person), która “pozwala na płacenie i żądanie pieniędzy od znajomych”. Jest ona przeznaczona do sytuacji, w których na przykład wychodzisz z przyjaciółmi na kolację i płacisz 100 procent rachunku, a następnie Twoi przyjaciele korzystają z Venmo, aby później zwrócić Ci ich część. Venmo jest spółką zależną PayPal i zostało uznane przez Time Magazine za jedną z najlepszych aplikacji roku 2016.

W artykule z 2017 roku opublikowanym na stronie internetowej The Motley Fool czytamy: “Rozwój Venmo gwałtownie rośnie, a jedna szczególna cecha sprawiła, że aplikacja płatnicza stała się ucieczką od sukcesów studentów uczelni i młodych pracowników”. Ta jakość to cecha mediów społecznościowych; więcej na ten temat poniżej.

Więc co się stanie, gdy nasi klienci zaczną używać Venmo do przyjmowania płatności od swoich klientów lub klientów? Spójrzmy.

Dlaczego nasi klienci to lubią

Venmo jest oparty na aplikacji , dlatego tak łatwo został przyjęty przez Tysiąclecia w szczególności, zwłaszcza na kampusach uczelni.

Venmo posiada znany aspekt social media , pozwalający użytkownikom na wybór z biblioteki emojis przy wysyłaniu płatności do znajomych i/lub dodawanie komentarzy w polu opisu płatności.

Transfer środków w stylu ACH . Nadawca ma odpowiednik polecenia zapłaty z wyznaczonego przez siebie rachunku czekowego, a odbiorca otrzymuje środki jako depozyt bezpośredni.

Venmo jest wolny w użyciu. Nie ma opłat za usługę za transakcję lub za miesiąc, zarówno dla nadawcy jak i odbiorcy.

Venmo rozszerza swoje usługi. Niektórzy sprzedawcy akceptują teraz kartę Venmo do zakupów, a na ich stronie internetowej czytamy: “Możesz teraz używać [Venmo] do płacenia w wielu aplikacjach za jedzenie, ubrania, bilety i wiele innych”.

Dlaczego księgowi tego nie lubią

Venmo nie jest zaprojektowany jako narzędzie małej firmy . Nie jest dostępne zasilanie bankowe QBO. Tak więc wszystkie transakcje Venmo muszą być wprowadzane ręcznie do QuickBooks. Wystarczy powiedzieć.

Większość moich klientów używa Venmo do osobistych transakcji oraz do otrzymywania płatności od swoich klientów. Transakcje te są więc połączeniem transakcji biznesowych i osobistych, o co zawsze prosimy naszych klientów, aby nie mieszali się do swoich kont czekowych lub kart kredytowych.

Venmo jest trudny do pogodzenia . Kiedy moi klienci zaczynają używać Venmo do przyjmowania płatności od swoich klientów, zakładam konto bankowe Venmo w Planie Kont. Szybko dowiedziałem się, że jeśli konto Venmo ma saldo, płatności dla Sprzedawców, takich jak Uber, mogą zostać odjęte od salda Venmo, więc transakcja nigdy nie pojawia się na połączonym koncie czekowym. Jeśli nie ma salda na koncie Venmo, środki są odejmowane z połączonego konta czekowego. Po obejrzeniu kanału Venmo nie można stwierdzić, która z metod płatności została użyta. Zamiast tego należy pobrać transakcje Venmo, aby sprawdzić, czy transakcja została zapłacona z salda konta Venmo, czy też z połączonego konta Czekowego. Ugh.

Kiepskie zestawienia miesięczne. Po zalogowaniu się na stronie internetowej Venmo przy użyciu komputera (nie aplikacji mobilnej) znajduje się link do wyciągu. Łącze to otwiera stronę o nazwie “Wyciąg z konta”, na której można ręcznie wybrać zakres dat i kliknąć przycisk “Pobierz CSV”. Zadziwiające jest to, że pobrany plik nazywa się “Download”, a nie “Download.csv”, a ponieważ brakuje rozszerzenia .csv, pobrany plik nie otworzy się, jeśli nie dodasz ręcznie rozszerzenia .csv do nazwy pliku.

Po zmianie nazwy i otwarciu pliku .csv, jest bałagan. Pole “Datetime” pokazuje datę i godzinę transakcji w jednym długim łańcuchu (przykład: 2019-08-02T14:54:52), który jest trudny do odczytania. Spędzam czas na usuwaniu danych o czasie, dzięki czemu mogę lepiej odczytać Datę.

Pole “Uwaga” nie może pobierać emojis, więc każdy użyty emoji jest tłumaczony na jibber (przykład: 💪ªª). Jeśli emoji jest jedyną notatką, muszę wrócić do ekranu aktywności Venmo, aby zobaczyć aktualny emoji i dowiedzieć się do czego służyła transakcja.

Pola “Od” i “Do” są użyteczne i odpowiednie, podobnie jak pole “Kwota”, które jest czarne dla płatności otrzymanych i czerwone dla płatności wysłanych. Jednak wszystkie obciążenia i kredyty znajdują się w tej samej kolumnie, więc nie można sumować obciążeń i kredytów za dany miesiąc, co jest użyteczną informacją przy próbie uzgodnienia wyciągu bankowego.

Kolumna “Źródło finansowania” jest kluczowa – tutaj można sprawdzić, czy płatność została dokonana z salda Venmo, czy z połączonego konta czekowego. Można połączyć wiele kont czekowych, dzięki czemu płatności mogą pochodzić z jednego konta czekowego, a w razie potrzeby wpłaty mogą przejść na inne konto czekowe. Dlatego należy uważnie przeczytać każdy wiersz transakcji, aby ustalić, z którego z połączonych kont bankowych zostały pobrane lub uznane środki.

Ponieważ możesz przenieść swoje saldo Venmo na swoje połączone konto czekowe, możesz zobaczyć transakcję wpłaty Venmo w banku QBO z głównego czeku. Najlepszą praktyką jest wypisanie czeku z banku Venmo do Banku Czekowego, dzięki czemu wpłata będzie widoczna jako “Mecz” w zasilaniu konta czekowego.

Jeśli na Twoim koncie Venmo nie ma salda, ale korzystasz z Venmo, aby zapłacić Sprzedawcy, płatność pojawi się jako transakcja na “wyciągu” Venmo, ale żadne środki nie zostały faktycznie przeniesione z konta Venmo. Zamiast tego pojawi się obciążenie z połączonego konta czekowego. Kiedy jednak zobaczysz tę płatność w zasilaniu konta czekowego, nie masz pojęcia, komu została ona zapłacona – aby się tego dowiedzieć, musisz zajrzeć do transakcji Venmo lub pobrać plik .csv. Musisz więc stale przechodzić między kanałem banku czekowego, rejestrem lub ekranem z informacją o banku, a kanałem Venmo lub .csv. To 3-pierścieniowy cyrk.

Wreszcie, plik .csv pokazuje bilans początkowy i końcowy, ale moim zdaniem, ponieważ pobieranie plików .csv nie jest prawdziwym miesięcznym wyciągiem z konta. Podsumowując: pogodzenie miesięcznego wyciągu z konta Venmo z miesięcznym wyciągiem bankowym zajmuje mi od dwóch do trzech razy więcej czasu niż w przypadku wyciągów miesięcznych. Ugh!

Social media feed . Domyślne ustawienia prywatności to “Publiczne”, co oznacza, że wszyscy inni “przyjaciele” Venmo mogą zobaczyć w swoim kanale, że “Maria zapłaciła Joe” łącznie z emojis. Musisz ręcznie zrezygnować z tego ustawienia. Istnieje kilka historii związanych z tą funkcją, w tym historia NPR (National Public Radio) z lutego 2019 (“As Payments Go Social With Venmo, They’re Changing Personal Relationships”) oraz artykuł MarketWatch z lipca 2018 (“People use Venmo to spypy on cheating spouse-it’s proveing more effective than Facebook”).

Wniosek

Nie uważam, aby Venmo było dobrym narzędziem dla klientów do otrzymywania płatności od swoich klientów – nie do tego jest przeznaczone Venmo. Jako księgowy, “bank” Venmo jest trudny i czasochłonny do śledzenia i pogodzenia. Jednak nasi klienci lubią go, ponieważ płatności są szybkie, łatwe i bezpłatne.

Venmo nie odchodzi, więc tak jak wiele innych nowych technologii, społeczność księgowych i rachunkowych będzie musiała nauczyć się je przyjmować, pomimo naszego niesmaku do produktu jako narzędzia biznesowego. W związku z tym, nasza rola obejmuje doradzanie klientom w zakresie nowych technologii i najlepszych praktyk. Tak więc, polecam wyjaśnienie naszym klientom, dlaczego Venmo nie jest idealnym wyborem, oraz polecenie innych opcji jako alternatywy.

Uwaga redaktora: Powyższa recenzja stanowi punkt widzenia i doświadczenia autora i niekoniecznie odzwierciedla poglądy i doświadczenia AccountingWEB, jego jednostki dominującej Sift Media lub którejkolwiek z jego cenionych jednostek stowarzyszonych.

Jody Linick jest certyfikowanym księgowym AIPB, doradcą QuickBooks® Certified Pro i członkiem sieci Intuit Trainer/Writer. Jej firma, FitBooks Pro (wcześniej Linick Consulting), specjalizuje się w usługach zdalnej księgowości dla firm usługowych korzystających z QuickBooks Online. Cykl postów na jej blogu można znaleźć tutaj.