W ciągu ostatnich dwóch tygodni, zostaliśmy wepchnięci w odważny – a przynajmniej dziwny – nowy świat. Zdystansowanie społeczne oznaczało, że musieliśmy zmienić wszystko z tego, jak pracujemy na to, jak spędzamy wolny czas praktycznie przez całą noc.
Jednocześnie, nasi klienci potrzebują nas teraz bardziej niż kiedykolwiek. Niezależnie od tego, czy potrzebują natychmiastowej aktualizacji swoich ksiąg rachunkowych w celu ubiegania się o pożyczkę, czy też prognozy przepływów pieniężnych w celu określenia, jak długo ich firmy mogą przetrwać przy zmniejszonych dochodach, właściciele firm zwracają się do swoich księgowych i księgowych po natychmiastową poradę.
Oznacza to, że podczas gdy duża część kraju niestety ma trochę za dużo wolnego czasu, my – i nasi pracownicy – stoimy przed wyzwaniami związanymi nie tylko z obsługą zwiększonego zapotrzebowania na nasze usługi, ale także z zarządzaniem środowiskami pracy zdalnej.
Dwa główne problemy, z którymi borykają się obecnie księgowi i księgowi, dotyczą tego, jak utrzymać odpowiedzialność pracowników podczas pracy w domu i jak zapewnić bezpieczeństwo danych swoich klientów – i firmy.
Odpowiedzialność pracowników
W różnych okolicznościach Twoi pracownicy mogą być zachwyceni możliwością uniknięcia codziennych dojazdów i pracy w piżamie. Obecnie jednak mogą być przytłoczeni perspektywą przekształcenia części swoich domów w powierzchnie biurowe, zarządzania dziećmi, które nagle zdobywają wykształcenie na odległość, oraz rozpraszaniem uwagi niemalże ciągłych informacji o stanie naszego systemu opieki zdrowotnej i gospodarki.
Nawet najbardziej skoncentrowani i zaangażowani pracownicy docenią pewną odpowiedzialność, która pomoże im poruszać się po tych zmianach. Wdrożenie tych sugestii pomoże Ci również poczuć się pewniej, że praca z klientem jest wykonywana skutecznie i efektywnie.
Codzienne spotkanie
Krótkie (15-20 minutowe) codzienne spotkanie «stand-up» pomaga utrzymać wszystkich w kontakcie i odpowiedzialności, nawet gdy wszyscy pracują w biurze. Daje to również pracownikom poczucie normalnego czasu rozpoczęcia dnia pracy, kiedy pracują zdalnie.
Zaplanuj spotkanie poprzez Zoom lub inną wirtualną platformę spotkań na początku każdego dnia, w tym samym czasie Twoi pracownicy będą zgłaszać się do biura. Przyjmij zasadę, że wszyscy będą zgłaszać się na czas – tak jak zgłaszali się do biura – i że kamery będą włączane. Dzięki temu wszyscy są zaangażowani i mają zapewniony «czas twarzą w twarz» ze współpracownikami.
Zacznij od przekazania aktualnych informacji na temat twojego biznesu. Mogą to być zbliżające się terminy, nowe inicjatywy, które chcesz uruchomić, lub cokolwiek innego, czym chciałbyś dzielić się z zespołem na co dzień.
Następnie, daj każdemu z członków zespołu do trzech minut na podzielenie się:
To, czego dokonali wczoraj.
Co oni dzisiaj osiągną.
Co się z nimi dzieje osobiście.
To codzienne spotkanie (nazywamy je «Huddle» w Profit First Professionals) pomoże Twoim pracownikom poczuć się połączonymi z innymi członkami Twojego zespołu. Pomoże Ci również obserwować, którzy pracownicy mogą mieć problemy z nową sytuacją w pracy zdalnej, abyś mógł wyciągnąć do nich rękę.
Dołącz do naszej listy mailingowej
Wpisz swój adres e-mail, aby zapisać się do naszego newslettera i otrzymywać co tydzień najlepsze informacje o AccountingWEB.Wpisz adres e-mail *Enter adres e-mailSign up
Stwórz tablicę rozdzielczą
Najpierw rzeczy pierwsze: NIE WYCHYLAĆ SIĘ ZA BURTĘ. Twoja deska rozdzielcza nie musi być fantazyjna. Wystarczy zwykła tablica Trello – lub nawet Google Sheet.
Celem pulpitu nawigacyjnego jest zapewnienie pracownikom miejsca, w którym będą mogli na bieżąco informować Cię o statusie każdego projektu, nad którym pracują, bez zalewania Cię dziesiątkami e-maili każdego dnia. Kiedy wszyscy pracownicy widzą tablicę rozdzielczą – i kiedy wiedzą, że Ty też na nią patrzysz – może pojawić się trochę przyjaznej konkurencji. Pomaga to utrzymać produktywność i odpowiedzialność każdego pracownika.
Tworzenie środowiska pracy
Niektórzy pracownicy dobrze pracują w izolacji, inni świetnie radzą sobie z pracą wokół innych. Otwórz wirtualne spotkanie za pomocą programu Zoom, Skype, GoToMeeting lub innego oprogramowania do prowadzenia wideokonferencji i zachęcaj pracowników do zalogowania się do pracy z członkami zespołu. Pozwoli to wszystkim na dalszą współpracę i utrzymanie koleżeństwa w biurze w nienaruszonym stanie, nawet gdy wszyscy pracują osobno.
Bądź elastyczny
Może wydawać się to sprzeczne z intuicją, ale bycie elastycznym wobec pracowników może pomóc im być bardziej odpowiedzialnym. Kiedy dowiedzą się, że ufasz im w wykonanie ich pracy, zrobią dodatkowy krok, aby nie zawieść Ciebie (lub Twoich klientów).
Bezpieczeństwo danych
Jednym z obszarów, w którym nie chcesz być elastyczny z nowymi pracownikami zdalnymi jest bezpieczeństwo danych. Niestety, jest kilku złych operatorów, którzy uważają ten wzrost zdalnej pracy za doskonałą okazję do kradzieży danych na własny użytek.
Chciałem wyjść poza typowe «upewnienie się, że oprogramowanie antywirusowe każdego z nas jest aktualizowane i że korzysta z bezpiecznego połączenia internetowego», więc poprosiłem Chrisa Burnsa, właściciela Techie Gurus w Sterling Heights, MI, o kilka wskazówek dotyczących bezpiecznego przechowywania danych podczas pracy zdalnej. «Najtrudniejszą częścią obecnego klimatu jest próba zniwelowania luki między produktywnością a bezpieczeństwem», mówi Chris.»Ten wybuch zmieni zasadniczo sposób myślenia firm o informatyce i bezpieczeństwie».
Oto, jak Chris zaleca wypełnianie luki pomiędzy produktywnością a bezpieczeństwem – zarówno teraz, jak i w przyszłości.
Posiadanie właściwej ochrony
Rzeczy takie jak zapory ogniowe i programy antywirusowe są niezbędne, ale nie są one wystarczającą ochroną dla większości firm.Najlepszym zabezpieczeniem, jakie firma może wprowadzić, jest wieloczynnikowa autoryzacja (Multi-factor Authentication, MFA).Microsoft twierdzi, że 99% większości ataków na konta można powstrzymać, mając po prostu MFA (Multi-factor Authentication). Prawie każdy dostawca oprogramowania w chmurze zapewnia sposób na włączenie funkcji MFA za pośrednictwem wiadomości tekstowej lub aplikacji w telefonie, a ja nie mogę wystarczająco podkreślić, jak szybko należy egzekwować to od wszystkich użytkowników w firmie.Ponieważ hakerzy próbują nakłonić ludzi do klikania na linki w wiadomościach e-mail zawierających informacje o phishingu, powinieneś mieć to przynajmniej włączone na wszystkich kontach e-mail.Zarówno Google G Suite, jak i Microsoft Office 365 oferują oprogramowanie MFA, które jest proste w implementacji i obsłudze.
Wirtualne komputery stacjonarne
Powszechnym błędem jest zdalny dostęp przez wirtualną sieć prywatną (VPN), który rozwiązuje wszystko. VPN są świetne, gdy są poprawnie zaimplementowane, ale stwarzają też różne problemy. Błędnie skonfigurowana sieć VPN może prowadzić do poważnych problemów z bezpieczeństwem, które mogą narażać prywatne dane na kontakt z nieautoryzowanymi osobami. Ponadto, sieci VPN nie są tak wydajne jak inne technologie, więc obciążają pasmo, które jest teraz tak krytyczne dla wszystkich pracujących w domu.
Lepszym rozwiązaniem dla pracowników zdalnych jest przejście na infrastrukturę wirtualnego pulpitu (VDI) lub przynajmniej posiadanie narzędzia zdalnego dostępu do łączenia się z komputerami, które znajdują się w siedzibie firmy. VDI hostuje wirtualne pulpity na serwerach w bezpiecznej lokalizacji, takiej jak centrum danych lub publicznej chmurze, takiej jak Amazon AWS lub Microsoft Azure. Pozwala to użytkownikom na łączenie się z dowolnego miejsca i pracę, dzięki czemu mogą być w biurze lub w domu podczas wyłączenia. Zarówno VDI jak i oprogramowanie zdalnego dostępu są znacznie bardziej przyjazne dla przepustowości, ponieważ przekazują tylko takie rzeczy jak ruchy myszy i naciśnięcia klawiszy. Oba oferują większe bezpieczeństwo, ponieważ luki w danych, takie jak mapowanie schowka i drukowanie, mogą zostać wyłączone. VDI wymaga większego planowania i oferuje lepsze bezpieczeństwo, ponieważ dane będą znajdowały się w centrum danych, a nie na miejscu. Oprogramowanie zdalnego dostępu jest o wiele łatwiejsze do wdrożenia i preferowane, gdy czas wdrożenia jest krytyczny… jak podczas przymusowego zamknięcia przez rząd!
Poszukaj porady eksperta
Chris ma jeszcze jedną radę: «Nie mogę wystarczająco mocno podkreślić, jak bardzo należy szukać wykwalifikowanego informatyka, aby omówić któryś z tych wyborów w tym czasie. Większość z nich może zostać wdrożona zdalnie, aby utrzymać ryzyko na niskim poziomie dla Twoich pracowników, Ciebie i Twojego dostawcy usług IT. Gdy pył opadnie i wszyscy przez to przejdziemy, każdy powinien naprawdę przyjrzeć się swojemu działowi IT i opracować lepszy plan działania w sytuacjach takich jak COVID-19 czy nawet klęski żywiołowe. Im lepiej firma jest przygotowana do radzenia sobie z takimi sytuacjami, tym lepiej na dłuższą metę».
Jako specjaliści w dziedzinie usług finansowych jesteśmy «pierwszymi respondentami» dla firm naszych klientów. Podobnie jak pierwsi respondenci w dziedzinie medycyny, my – i nasi pracownicy – musimy działać jak najskuteczniej i jak najefektywniej, aby w tym czasie dbać o naszych klientów. Zadbanie o to, aby Twoi pracownicy byli odpowiedzialni i zadbani, a dane, którymi klienci Ci zaufali, były bezpieczne, pomoże Ci bardziej skupić się na potrzebach Twoich klientów.
Trudne czasy to często czasy największych szans. Mimo, że w ciągu ostatnich kilku tygodni sprawy potoczyły się nieco inaczej, przebrniemy przez to silniejsi niż kiedykolwiek wcześniej.
